Ordens de Trabalho: Definição, Exemplos, e Como Completar o Seu Mais Rapidamente

Manutenção, embora uma das partes mais importantes de qualquer negócio, tem sido lenta a evoluir. Para a maioria das empresas, as ordens de trabalho são tratadas da mesma forma que eram há cinquenta anos.

75% das empresas ainda usam papel, folhas de cálculo, ou nada para gerir as tarefas de manutenção e ordens de trabalho. Num cenário empresarial digital, isto pode criar um gargalo que leva a clientes insatisfeitos e a dispendiosas paragens de produção.

Com as soluções de software certas, pode optimizar o seu processo de ordens de trabalho e remover obstáculos à manutenção essencial que poderiam estar a impedir o seu negócio de funcionar da melhor forma.

Neste artigo, vamos cobrir o que são ordens de trabalho, mostrar exemplos reais e mostrar-lhe como transformar os seus processos para melhorar a eficiência do seu negócio.

Para navegar até a seção que mais lhe interessa, clique abaixo:

• O que é uma Ordem de Trabalho?
• Quem Utiliza Ordens de Trabalho?
• Como a Southern Star lida com 2.500 Ordens de Trabalho a cada semana

O que é uma Ordem de Trabalho?

Uma ordem de trabalho é uma solicitação para que uma determinada tarefa seja concluída, que é formalmente submetida a uma empresa ou serviço por um cliente, ou criada dentro de uma organização para que um trabalho seja feito. Ordens de trabalho são normalmente criadas para técnicos de serviço, manutenção ou inspeção, mas podem se aplicar a qualquer tarefa que deva ser concluída por ou dentro de uma organização.

Uma ordem de trabalho deve ser revista e aceita pelo fornecedor para que um cliente receba uma ETA (ETA vs ETD) e uma estimativa de custo ou tempo.

Muitas indústrias usam ordens de trabalho para gerenciar a manutenção e os reparos. Uma ordem de trabalho é freqüentemente o resultado de uma inspeção de rotina onde o inspetor encontra problemas. Isto é separado de uma ordem de compra, que detalha o custo exato a ser pago pelos serviços prestados.

A solução ultrapassada: almofadas de ordens de trabalho

Antes da revolução digital, muitas empresas lidavam com suas ordens de trabalho usando uma almofada de ordens de trabalho de snap-off (rasgável).

Algo assim:

O inspector ou o trabalhador da manutenção traria um bloco como este para as inspecções e escreveria um pedido de trabalho no local. Os gestores obteriam uma cópia para fins de contabilidade.

Mas esses dias já passaram.

A solução moderna: software de gestão de ordens de trabalho

Em vez de um bloco físico, as empresas modernas usam um software de gestão de ordens de trabalho para lidar com os seus fluxos de trabalho de manutenção.

Com ele, a sua empresa pode partilhar formulários de pedidos privados com clientes externos ou trabalhadores internos, bem como criar facilmente novas ordens de trabalho digitalmente.

(Image Source)

Pode então manusear a ordem de trabalho online e acompanhar todos os projectos num único painel, facilitando o seguimento de qualquer projecto.

Quem Usa Ordens de Trabalho?

As ordens de trabalho são usadas em muitas indústrias nas quais a manutenção em curso ou pequenos trabalhos são parte do relacionamento com o cliente. Elas são usadas para simplificar a acessibilidade a esses serviços e agilizar a conclusão de tarefas.

Em uma empresa, as ordens de trabalho podem vir externamente de clientes ou internamente de técnicos durante uma inspeção.

Por exemplo, um cliente de uma empresa de gerenciamento de edifícios pode usar uma ordem de trabalho para pedidos de manutenção de uma pia quebrada ou AC.

Na fabricação, um gerente de fábrica pode encontrar um braço robô defeituoso e enviar uma ordem de trabalho para garantir que a fábrica continue funcionando sem problemas.

Como a Southern Star lida com 2.500 ordens de trabalho a cada semana.

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Southern Star é um dos principais transportadores de gás natural nos EUA. Seu gasoduto e instalações se estendem por sete estados e mais de 5.800 milhas.

Quando se lida com gás natural, mesmo um único ponto de erro pode significar centenas de milhares (se não milhões) de dólares em perda de receita e danos.

Então, naturalmente, a Southern Star leva a manutenção preventiva muito a sério.

Tão seriamente que eles têm uma equipe de mais de 250 técnicos trabalhando na manutenção 24 horas por dia.

Como você poderia esperar, agendar e despachar a equipe Southern Star para lidar com as ordens de trabalho de manutenção foi um grande obstáculo operacional. Os gerentes estavam olhando manualmente as tarefas de manutenção preventiva e tentando combiná-las com os técnicos disponíveis.

Verificando a localização de cada técnico, seu conjunto de habilidades, e a prioridade das tarefas manualmente diminuíram a empresa inteira, e o custo dessa diminuição foi alto.

Foi por isso que eles escolheram o OptimoRoute. Com o OptimoRoute, é um processo completamente diferente. Com qualificações, horários e áreas de serviço definidos a nível técnico, a OptimoRoute eliminou a maior parte do trabalho manual de programação.

Os técnicos podem simplesmente importar as ordens de trabalho e o OptimoRoute encontra o melhor tempo para um técnico qualificado fazer o trabalho.

OptimoRoute considera mesmo a prioridade das ordens, e com funcionalidades de planeamento semanal, a equipa pode facilmente planear com até cinco semanas de antecedência.

Isto ajudou a equipa de técnicos e despachantes da Southern Star a lidar com 100% mais ordens de trabalho por dia.

Com uma sobreposição de mapas personalizada (uma vez que grande parte da área de gasodutos da Southern Star é deserto remoto), os recursos de otimização de rotas da OptimoRoute também ajudaram os técnicos a chegar mais rapidamente aos seus locais de manutenção.

OptimoRoute tem uma API robusta que você pode usar para se integrar ao seu sistema de gerenciamento de ordens de trabalho atual. Você pode importar automaticamente milhares de ordens com todas as informações necessárias (localização, tipo de reparo, ferramentas necessárias ou experiência, etc.

Você pode até mesmo buscar dados em tempo real sobre as tarefas executadas se você usar o aplicativo OptimoRoute para acompanhar o progresso.

Saiba mais sobre como o OptimoRoute ajudou a Southern Star a melhorar o gerenciamento de ordens de trabalho e as eficiências logísticas em nossa avaria completa.

Pensamentos Finais

Para uma pequena empresa com poucos clientes, arquivar e gerenciar ordens de trabalho pode não ser o seu maior problema a resolver.

Mas uma vez que você atinge uma certa escala, qualquer empresa de serviços de campo vai ter dificuldades.

Maximizar o número de ordens de trabalho que sua equipe existente pode lidar irá ajudá-lo a manter margens de lucro saudáveis, manter os clientes satisfeitos, e impulsionar mais receitas.

OptimoRoute foi projetado para ajudar a maximizar a produtividade de sua força de trabalho, eliminando gargalos e otimizando o despacho e roteamento.

Para ver como podemos ajudar seu negócio, inicie hoje mesmo seu teste gratuito.

FAQs sobre ordens de trabalho

Para que são usadas as ordens de trabalho?

As ordens de trabalho são usadas para detalhar os serviços requeridos por um cliente ou organização e atribuir responsabilidade pela conclusão das tarefas.

Como se escreve uma ordem de trabalho?

Para escrever uma ordem de trabalho, é necessário comunicar uma série de informações específicas sobre a tarefa, quando ela será concluída e quem a está a concluir. As ordens de trabalho normalmente contêm as seguintes informações:

• Nome da empresa
• Endereço da empresa
• Número da ordem de trabalho
• Descrição do trabalho a ser feito
• Data a ser completada
• Trabalhador atribuído à tarefa

Como você deve gerenciar uma ordem de trabalho?

A forma mais eficiente de gerir ordens de trabalho é com algum tipo de software de gestão de ordens de trabalho. Este software irá automatizar a geração de ordens de trabalho usando um modelo e permitir-lhe-á visualizar e gerir todas as suas ordens de trabalho pendentes e futuras a partir de uma única vista no seu dashboard.