Procurement 101Requisição de Compra vs Ordem de Compra

Para alguém novo ou não familiarizado com compras e pedidos comerciais, os termos “pedidos de compra” e “requisições” (também às vezes chamados de “requisições de compra” ou “requisições de compra”) podem parecer um pouco confusos no início. Ambos são termos que podem significar que bens ou serviços precisam ser comprados por uma empresa. São também parte integrante do processo de compra a pagar (também chamado de P2P), que trata da identificação de requisitos, aprovação e colocação de pedidos de compra e, finalmente, a reconciliação das entregas recebidas e faturas faturadas através de uma correspondência de 3 vias.

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Se as requisições e pedidos de compra têm tanto em comum, então qual é a diferença?

Simplesmente colocado, as requisições eventualmente se tornam pedidos de compra uma vez que essas requisições são aprovadas. As ordens de compra são enviadas aos fornecedores – não às requisições.

Requisições são uma indicação de que certos bens ou serviços precisam ser comprados dentro de uma empresa. Elas são usadas pelos funcionários da empresa para comunicar as coisas que precisam ser compradas àqueles que estão encarregados das compras. As requisições são ordens internas, o que significa que nunca saem da empresa.

As ordens de compra são enviadas a fornecedores ou vendedores para indicar a intenção de compra de bens ou serviços. Independentemente do tamanho ou especialização de uma empresa, os pedidos de compra geralmente requerem verificação por parte de um gerente antes de serem enviados a um fornecedor, semelhante às requisições. A principal diferença é que as requisições, quando recebidas dos funcionários, são utilizadas internamente pelos departamentos de compras para rastrear os bens e serviços que eles precisam comprar, enquanto as ordens de compra são ferramentas para agir sobre essas necessidades, fazendo essas compras de fornecedores designados.

Como exemplo de uma cadeia básica de eventos que levam ao envio de um pedido de compra, digamos que uma fábrica está com pouco componente necessário para fazer seus produtos, como parafusos metálicos:

1. Um funcionário percebe isso e, não sendo o responsável por fazer pedidos de compra, indica que mais parafusos metálicos precisam ser comprados ao submeter uma requisição de compra ao gerente do depósito.
2. Após ser aprovado, o gerente do depósito então submete a requisição de compra ao departamento de compras para o segundo ciclo de aprovações.
3. Após verificar as despesas, o gerente de compras preenche o pedido de compra aprovado com a quantidade necessária de parafusos metálicos especificada no pedido de requisição. (Às vezes esta etapa é substituída pela apresentação de uma RFQ ou RFP se o comprador pretende negociar com o fornecedor.)
4. Em empresas maiores, o pedido de compra pode até ser revisto e aprovado uma ou mais vezes antes de ter o pedido de compra finalizado enviado a um fornecedor.

Mas qual a importância das requisições ao criar um processo de compra?

Por que são necessárias requisições de compra?

Por que não criar ordens de compra imediatamente quando são necessários bens e serviços?

Estas são boas questões, e as respostas podem variar de empresa para empresa.

Uma das razões universais é que as ordens de requisição podem ser um factor importante na optimização da redução dos custos globais de compra. No caso de algumas empresas e agências governamentais, múltiplas cotações de compra de diferentes fornecedores são uma exigência nas ordens de requisição, antes da criação de uma ordem de compra, para garantir que os produtos e preços de melhor qualidade sejam atingidos a partir de cada ordem.

No entanto, nem sempre foi este o caso. Algumas empresas costumavam evitar o uso de requisições e pedidos de compra por completo. Mas porque?

No passado, quando os pedidos envolviam quantias menores de dinheiro, renunciar tanto aos pedidos de requisição como aos pedidos de compra em favor de fazer uma compra diretamente com um cartão de crédito da empresa era um método popular utilizado no interesse de poupar tempo.

No entanto, com a introdução do e-procurement e do software de ordens de compra online, juntamente com a capacidade de registar retroactivamente as despesas, mesmo as pequenas encomendas e compras podem agora ser documentadas com facilidade.

“Os dias de gastos com maverick estão contados, à medida que as empresas adoptam novas e mais fáceis formas de rastrear e centralizar as compras feitas por todos os funcionários da sua empresa”. – Majdi Sleimen

As quantidades monetárias das ordens de compra aumentam, tendo um sistema para filtrar as ordens de requisição iniciais e aprovar as ordens de compra finalizadas antes que o envio comece a tornar-se essencial para a documentação, especialmente para gastos maiores. Para as empresas que fazem um grande número de pedidos de compra a cada mês, poder controlar os gastos sem dificultar o fluxo de trabalho também é uma necessidade.

Para continuar economizando tempo mantendo as vantagens destes sistemas, os sistemas de e-procurement e de pedidos de compra on-line tornaram-se uma abordagem popular para lidar com todas as etapas do processo de pedidos de compra, especialmente em empresas maiores.

Outra grande interacção entre requisições e pedidos de compra num ambiente de software é a capacidade de preencher pedidos de compra únicos a partir de múltiplas requisições – uma característica extremamente útil para empresas que lidam com volumes maiores de pedidos de requisição.

Quer o máximo de pedidos de compra e requisições? Tente mover-se online.

Estes dias, a maioria dos negócios são feitos online. Porque é que o seu processo de compra não é?

Cansado de estar amarrado à sua secretária, de ter os detalhes de compra alterados sem registo, de tentar acompanhar dezenas de pedidos de requisição, de enviar folhas de papel pelo escritório para assinaturas físicas, e de tentar acompanhar o estado de cada pedido de compra manualmente? Porque não agilizar o processo com uma plataforma de compras online? Quando tratadas digitalmente, as requisições e pedidos de compra podem ser tão rápidos e rápidos como uma simples passagem de um cartão de crédito da empresa, ao mesmo tempo em que permitem colher os benefícios de cadeias de aprovação estruturadas, documentação e a flexibilidade de acessá-las em qualquer lugar.

Antes de entrar no processo de compra a pagar, compensa saber a diferença:

Requisições são pedidos internos, utilizados pelos membros da empresa para indicar a necessidade de produtos ou serviços dentro dessa empresa.

As ordens de compra são ordens externas enviadas a fornecedores ou vendedores para expressar ou confirmar um compromisso de compra desses produtos e serviços.

Embora os termos semelhantes desempenhem um papel crucial no processo de compra a pagar utilizado pela maioria dos departamentos de compras, e ambos são características essenciais nas modernas plataformas de compras e gestão de pedidos online.

A redução média do custo de compra após a implementação de uma solução de compras é de cerca de 15%, e o tempo necessário para obter pedidos de requisição preenchidos em até 75%.

Agora você saiba a diferença entre pedidos de compra e requisições, tente tratar ambos com conforto com uma plataforma de compras online!

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