Project Quality Management – Um Guia Rápido

Quando está a gerir um projecto, a Tripla Restrição está sempre em primeiro lugar na sua cabeça. Como você pode controlar o escopo, cronograma e custo do projeto?

Mas há uma quarta preocupação que é igualmente importante e às vezes esquecida no turbilhão do gerenciamento de projetos, que é a qualidade.

Não importa se você obteve as melhores ferramentas de gerenciamento de projetos, se cumpriu todos os marcos e se completou o projeto abaixo do orçamento, se o produto a ser entregue não atendeu aos padrões de qualidade. É por isso que a gestão da qualidade do projecto é tão importante.

O que é a gestão da qualidade do projecto?

A gestão da qualidade do projecto engloba os processos e actividades que são usados para descobrir e alcançar a qualidade dos resultados de um projecto. Entretanto, qualidade pode ser uma palavra elusiva.

O que é qualidade? Enquanto nós poderíamos continuar para sempre sobre o significado “verdadeiro” da qualidade e usar o método Socratic para dialogar sobre seus muitos significados possíveis, para a gestão de projetos a resposta é mais definida.

Qualidade é simplesmente o que o cliente ou parte interessada precisa dos resultados do projeto. Ao manter a definição vinculada ao cliente ou parte interessada, a gestão da qualidade pode ter um foco mais restrito, o que significa que é mais provável que ela atinja seus objetivos.

Conceitos de Gestão da Qualidade do Projeto

Gerentes de projeto supervisionam a implementação de um plano de gestão da qualidade do projeto. A idéia principal, mais uma vez, é entregar um produto ou serviço de acordo com as especificações do cliente ou parte interessada. Fazê-lo requer conhecer conceitos de gestão da qualidade.

Suficiência do cliente

Sem a satisfação do cliente não pode haver qualidade. Mesmo que um produto entregue satisfaça todos os aspectos do que o cliente ou parte interessada exigiu, mas é feito onde o processo em si não foi satisfatório, então há um problema.

Obviamente, o produto entregue deve atender aos requisitos acordados ou então o projeto falhou porque o produto do projeto e a gestão do projeto não atenderam às expectativas do cliente ou parte interessada.

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É por isso que implementar o controle de qualidade significa gerenciar tanto o processo quanto as pessoas. Reúna-se regularmente com seu cliente ou parte interessada para mantê-los informados sobre o progresso do projeto. Obtenha seu feedback e certifique-se de que você está sendo totalmente transparente com eles para evitar problemas que surjam mais tarde.

Prevenção sobre Inspeção

Qualidade não vem de graça. O Custo da Qualidade (COQ) é o dinheiro gasto para lidar com problemas durante o projeto, e depois do projeto, para corrigir eventuais falhas. Estes são divididos em duas categorias: custo da conformidade e custo da não conformidade.

O custo da conformidade pode ser considerado um custo preventivo. Estes custos estão relacionados principalmente ao treinamento, ao processo de documentação, ao equipamento necessário e ao tempo necessário para obter a qualidade correta. Outros custos relacionados a isso podem incluir testes, perda de testes destrutivos e inspeções.

O custo da não-conformidade refere-se a custos de falhas internas. Estes consistem em ter que retrabalhar algo ou até mesmo raspá-lo completamente. Outros custos podem vir de responsabilidades, trabalhos de garantia e negócios perdidos.

Aprimoramento contínuo

Este conceito de gerenciamento de projetos de qualidade pode ser encontrado em Seis Sigma e Gerenciamento da Qualidade Total (TQM) e é caracterizado predominantemente no conceito de Prevenção Sobre Inspeção.

Este conceito é, como explicado em seu título, um esforço contínuo para abordar melhorias dos resultados ao longo do tempo. Seja através de pequenas mudanças incrementais ou através de grandes mudanças, a oportunidade de identificar e abordar as mudanças está sempre presente.

Aplicar este conceito também significa monitorar e documentar constantemente quaisquer problemas que surjam, para que você possa então usar as lições aprendidas ao gerenciar projetos futuros. Desta forma, você executa um projeto mais eficiente e provavelmente não vai repetir erros.

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Como Implementar um Gerenciamento de Projetos de Qualidade

Embora você tenha uma idéia dos diferentes conceitos, o próximo passo é implementar um plano de gerenciamento da qualidade do projeto. Para isso, siga estes três passos.

Qualidade do Plano

Primeiro identificar os requisitos para a qualidade do deliverable e como o projeto precisa ser gerenciado. Chegue a um acordo sobre como este processo será documentado e como essa informação será entregue. Você terá reuniões regulares, e-mails, etc.?

O plano incluirá estas especificações, bem como métricas para medir a qualidade enquanto estiver gerenciando o projeto. Isto deve incluir uma checklist de qualidade para coletar e organizar as marcas que você precisa atingir durante o projeto.

Quality Assurance

Quality assurance, de acordo com a American Society for Quality (ASQ) é “as atividades planejadas e sistêmicas implementadas em um sistema de qualidade para que os requisitos de qualidade de um produto ou serviço sejam cumpridos”.

Utilizar a garantia da qualidade para garantir que seus processos estejam de fato trabalhando para fazer com que os resultados do projeto cumpram os requisitos de qualidade. Duas maneiras de conseguir isso é usando uma lista de verificação de processo e uma auditoria de projeto.

Controle de qualidade

Todos os processos precisam de um policial, por assim dizer, para garantir que as regras estão sendo seguidas e que a qualidade esperada está sendo cumprida. Algumas formas de garantir que a qualidade requerida dos produtos a serem entregues está sendo alcançada é através de revisões e testes entre pares.

É essencial verificar a qualidade dos produtos a serem entregues durante o processo de gerenciamento do projeto, a fim de ajustar os produtos a serem entregues se eles não estiverem atendendo aos padrões que foram estabelecidos. Isto pode ser feito no final do projeto, mas não é tão eficiente refazer ao invés de reajustar.

O Processo de Gerenciamento da Qualidade do Projeto

Gerenciar o processo de qualidade do projeto envolve muitas coisas, como estabelecer metas de qualidade para sua equipe cumprir, definir como medir essas metas de qualidade e relatar sobre elas. Ferramentas de gerenciamento de projeto podem ser úteis com isto.

Usando o ProjectManager.com para Gerenciar Qualidade

ProjectManager.com vem com um painel de controle, que é uma tela onde você pode visualizar as métricas de cada aspecto do projeto. Os dados são normalmente mostrados em gráficos e gráficos de fácil leitura, que podem então ser compartilhados ou impressos para apresentações.

Os dados para o nosso dashboard são atualizados em tempo real e fornecem a medida mais precisa para o progresso do projeto. Isto torna a resposta aos problemas de qualidade mais atempada, e torna-se menos provável que tais problemas se desenvolvam ainda mais em problemas que possam desviar o projecto.

Gráficos de Gantt em linha para Planos de Gestão da Qualidade

Gráficos de Gantt em linha tornam simples as tarefas de agendamento e monitorização relacionadas com a gestão da qualidade. Com o ProjectManager.com, você pode carregar uma lista de tarefas ou planilha, que é instantaneamente preenchida em uma linha de tempo.

Tudo o que você precisa fazer é adicionar a duração de cada tarefa e atribuí-la. Claro que também pode usar o nosso software de gráficos Gantt para construir rapidamente o seu projecto do zero.

O nosso gráfico Gantt online também pode fornecer uma excelente plataforma colaborativa para a sua equipa. Cada tarefa é normalmente capaz de se ligar a documentos de apoio, imagens e outros arquivos, bem como oferecer um diálogo onde os membros da equipe podem falar sobre a tarefa e resolver quaisquer problemas que surjam.

Em vez de ter que microgerir tudo, dando às equipes a autonomia para colaborar, eles vão pegar o problema primeiro. São eles que estão na linha de frente do projeto, afinal. Eles podem então responder, ou reportar a você. Além disso, com listas de tarefas e quadros Kanban, a sua equipa pode trabalhar nas suas tarefas da forma que achar melhor.

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Graças ao conjunto diversificado de funcionalidades do ProjectManager.com, a qualidade do produto a entregar pode ser abordada antes de se afastar demasiado do alvo pretendido. A qualidade está sempre à beira de se deteriorar, portanto ter ferramentas online que se atualizam imediatamente pode ser a diferença entre um projeto bem sucedido e um falhado.

Qualidade é importante em qualquer projeto, e para garantir a qualidade, as ferramentas certas são necessárias para monitorar o gerenciamento da qualidade. O ProjectManager.com é um software baseado em nuvem com um painel de controle em tempo real e um gráfico de Gantt online que facilita o monitoramento e a geração de relatórios sobre qualidade. Veja por si mesmo tomando este teste gratuito por 30 dias.