O preenchimento do Formulário I-9, Verificação de Elegibilidade de Emprego, requer a coleta de informações pessoais sobre os funcionários. Os empregadores devem ter isso em mente ao determinar como reter e armazenar o Formulário I-9 preenchido e qualquer documentação correspondente para que as informações pessoais não cheguem às mãos erradas. Você deve armazenar o Formulário I-9 preenchido e qualquer documentação correspondente, como cópias de documentos de uma maneira que se adapte às suas necessidades comerciais e a exigência de tornar o Formulário I-9 disponível para inspeção. Não envie os Formulários I-9 para a USCIS ou U.S. Immigration and Customs Enforcement.
Como guardar o Formulário I-9:
- Em local ou num local de armazenamento externo
- Num único formato ou numa combinação de formatos, como por exemplo:
- paper
- microfilme ou microficha
- electrónico
Funcionários do Departamento de Segurança Interna, funcionários da Secção de Direitos dos Imigrantes e Empregados (IER) do Departamento de Justiça, e funcionários do Departamento do Trabalho podem pedir para inspeccionar estes formulários.
Não importa como você escolha armazenar seu formulário I-9, você deve ser capaz de apresentá-los aos funcionários do governo para inspeção dentro de 3 dias úteis da data em que os formulários foram solicitados.
O formulário I-9 contém informações pessoais sobre os funcionários. Ao armazenar esses formulários (independentemente do formato escolhido), a USCIS recomenda que os empregadores forneçam salvaguardas adequadas para proteger as informações dos funcionários.
Armazenamento do Formulário I-9 original em papel
Os empregadores que optarem por manter cópias em papel dos documentos que seus funcionários apresentam podem armazená-los com o Formulário I-9 do funcionário ou com os registros dos funcionários. Entretanto, a USCIS recomenda que os empregadores mantenham o Formulário I-9 separado dos registros pessoais para facilitar uma solicitação de inspeção.
Armazenamento do Formulário I-9 em Microfilme ou Microficha
Os empregadores podem manter cópias do Formulário I-9 original, assinado em microfilme ou microficha. Selecione o estoque de filmes que irá preservar a imagem e permitir seu acesso e uso por todo o período de retenção.
Microfilme ou microficha deve:
- Exponha um alto grau de legibilidade e legibilidade quando exibido em um leitor (visualizador) ou reproduzido em papel; e
- Inclua um índice detalhado de todos os dados para que qualquer registro em particular possa ser acessado imediatamente.
Se um funcionário notificar um empregador de uma inspeção, o empregador deve fornecer o microfilme ou microficha e um leitor-impressor que:
- Forneça recursos de segurança;
- Está em condições limpas, com manutenção adequada e em bom estado de funcionamento; e
- É capaz de exibir e imprimir uma página completa de informações.
Após os empregadores terem preservado um Formulário I-9 em microfilme ou microficha, eles podem destruir os originais em papel.
Armazenando o Formulário I-9 eletronicamente
Os empregadores podem usar um sistema de papel, um sistema eletrônico ou uma combinação de papel e sistemas eletrônicos para armazenar o Formulário I-9. Um sistema de armazenamento eletrônico deve:
- Incluir controles para garantir a integridade, precisão e confiabilidade do sistema de armazenamento de geração eletrônica.
- Incluir controles para detectar e prevenir a criação não autorizada ou acidental de, adição, alteração, exclusão ou deterioração de um Formulário I-9 armazenado eletronicamente preenchido, incluindo a assinatura eletrônica, se utilizada.
- Inclua controles para garantir uma trilha de auditoria para que qualquer alteração ou alteração no formulário desde a sua criação seja armazenada eletronicamente e possa ser acessada por um órgão governamental apropriado que inspecione os formulários.
- Inclua um programa de inspeção e garantia de qualidade que avalie regularmente o sistema de geração ou armazenamento eletrônico e inclua verificações periódicas do Formulário I-9 armazenado eletronicamente, incluindo a assinatura eletrônica, se utilizado.
- Inclua um índice detalhado de todos os dados para que qualquer registro em particular possa ser acessado imediatamente.
- Produza um alto grau de legibilidade e legibilidade quando exibido em um terminal de exibição de vídeo ou reproduzido em papel.
