În studiul său din 2015 privind frauda și controlul plăților, JP Morgan a raportat că cecurile simple de hârtie cu tehnologie redusă au fost cea mai utilizată metodă de fraudă la plată în 2014.
În ciuda faptului că utilizarea generală a cecurilor pe hârtie continuă să scadă în fiecare an, frauda cu cecuri rămâne ridicată. Cecurile pe hârtie sunt o țintă ușoară pentru infractori. Deoarece sunt transmise de la mână la mână în drumul lor spre plată, acestea pot fi ușor furate, duplicate, modificate sau încasate ilegal.
Risc organizațional & cecuri frauduloase
De parcă acest lucru nu ar fi fost suficient, organizațiile își asumă un risc mai mare pentru cecurile frauduloase. În 2016, răspunderea pentru un cec fără acoperire se poate transfera rapid către emitentul cecului și nu către banca care acceptă un depozit alterat. Există mai multe situații în care organizațiile pot fi împiedicate să ceară despăgubiri de la o bancă care plătește un cec fraudulos, mai ales dacă organizația nu a exercitat „atenția obișnuită” în emiterea cecurilor (a se vedea această pagină de la National Check Fraud Center pentru câteva exemple în care o organizație poate fi răspunzătoare pentru un cec fraudulos). Acest lucru înseamnă că o organizație nu poate conta pe faptul că o bancă o va despăgubi după ce a acceptat un cec fraudulos.
Toate acestea necesită o soluție mai bună pentru a prinde cecurile frauduloase pe măsură ce acestea apar.
Unul dintre cele mai bune moduri de a vă proteja organizația împotriva cecurilor alterate este implementarea tehnologiei Positive Pay, care este disponibilă în multe pachete de tipărire a cecurilor IBM i, inclusiv în propriul meu software SecureChex.
Ce este Positive Pay?
Positive Pay este un sistem de prevenire a fraudelor oferit de majoritatea băncilor comerciale pentru a proteja împotriva cecurilor alterate, falsificate și contrafăcute. Acesta verifică acuratețea numărului de cont, a datei și a sumei în dolari a unui cec atunci când cecul este prezentat pentru plată. Conceptul este la fel de simplu ca și cum ai închide o ușă și implică următorii pași.
- Clienții băncilor trimit băncii lor un fișier de registru de cecuri care conține numerele de cecuri, datele și sumele pentru cecurile pe care clientul le-a scris.
- Când un cec este prezentat pentru plată, banca compară cecul prezentat cu informațiile despre cecuri transmise anterior de client pentru acel cont.
- Dacă există o discrepanță între un cec prezentat și informațiile din dosarul de cecuri, banca își notifică clientul prin intermediul unui raport de excepții și reține plata până când clientul îi spune băncii să accepte sau să respingă cecul.
Punerea în plată este o modalitate simplă, dar eficientă de a preveni frauda cu cecuri. Acesta împiedică infractorii să încaseze cecuri frauduloase folosind numere de cont furate. De asemenea, prinde cecurile fără acoperire în cazul în care suma cecului a fost modificată sau cecul are o dată invalidă.
Când Positive Pay nu este suficient
Iată câteva lucruri la care trebuie să fiți atenți atunci când folosiți Positive Pay.
Fraudă la ghișeu – Unele bănci nu oferă verificare la ghișeu, unde casierii de la o locație bancară de retail pot verifica cecurile primite la ghișeu, folosind fișierul dvs. de cecuri. Atunci când instituiți Positive Pay, asigurați-vă că banca dumneavoastră verifică informațiile despre cecuri în toate scenariile de încasare a cecurilor, nu doar atunci când cecurile sunt transmise sau scanate.
Verificarea beneficiarului – Positive Pay oferă un nivel mai ridicat de protecție împotriva fraudei decât Positive Pay tradițional. Plata pozitivă tradițională include doar compararea numerelor de cec, a datelor și a sumelor. Nu include verificarea beneficiarului plății, pentru a se asigura că numele beneficiarului plății nu a fost modificat. Multe bănci oferă Payee Positive Pay ca o funcție suplimentară la Positive Pay, care poate include comisioane suplimentare. Dacă aveți nevoie de verificarea beneficiarului plății, asigurați-vă că atât softul dumneavoastră, cât și banca dumneavoastră o acceptă.
Forate de fișier – Există mai multe formate de transmisie diferite în care datele cecurilor pot fi transmise unei bănci. Nu toate băncile folosesc același format de transmisie. Iar unele bănci folosesc formate diferite în divizii diferite. Dacă organizația dumneavoastră programează Positive Pay ca un proiect IBM i DIY, este posibil să trebuiască să țineți cont de mai multe formate diferite de fișiere de cecuri. Este mai ușor să țineți pasul dacă implementați Positive Pay prin intermediul unui pachet de emitere a cecurilor de la o terță parte care produce registre de cecuri în formatul corect pentru băncile dumneavoastră.
Positive Pay nu detectează toate fraudele cu cecuri
În timp ce Positive Pay detectează neconcordanțele în datele cecurilor, nu identifică momentul în care cineva falsifică o semnătură pe un cec furat. Dacă folosiți Positive Pay standard fără verificarea beneficiarului plății, cecurile pot scăpa pentru că banca nu verifică numele beneficiarului plății.
Positive Pay este o modalitate excelentă de a institui protecția împotriva fraudei cu cecuri, oprind plățile necuvenite și reducând răspunderea atunci când aveți de-a face cu cecuri frauduloase. Dar, deși Positive Pay este o modalitate eficientă de a prinde fraudele cu cecuri, nu este infailibilă.
Lecturi conexe
2015 Payment Fraud and Control Survey, JP Morgan
Check Fraud – Who is Liable, National Check Fraud Center
.
