7 moduri de a vă îmbunătăți sistemul telefonic cu ajutorul automatizării

Automatizarea sistemelor telefonice a fost unul dintre cele mai importante lucruri care au fost create vreodată pentru întreprinderi. Sincer, este un fel de nebunie să nu profitați de automatizare pentru gestionarea apelurilor de afaceri, deoarece nu face altceva decât să vă adauge valoare, pe toate planurile.

Este o economie de timp, economisește forță de muncă, oferă apelantului o experiență mai bună și vă împiedică să pierdeți vânzări din cauza apelanților confuzi sau frustrați. Există o varietate de moduri în care automatizarea poate permite sistemului dvs. telefonic să funcționeze mai bine, iar aici sunt câteva dintre aceste beneficii.

Crearea unui director al companiei

Inclusiv dacă aveți doar un număr mic de angajați, adăugarea unui director al companiei vă permite să direcționați în mod profesionist apelanții către persoana potrivită, imediat. Cu un director, nu este nevoie ca aceștia să vorbească cu un reprezentant înainte de a putea fi transferați la persoana potrivită, deoarece puteți elimina acest pas, permițându-le să se conecteze singuri la persoana respectivă.

Când cineva sună, poate forma pur și simplu extensia care corespunde persoanei sau departamentului corect, fără a vorbi vreodată cu un agent în direct. Așadar, ceea ce trebuie să faceți este să adăugați extensii pentru fiecare dintre angajații sau departamentele dvs. care sunt legate de telefoanele de redirecționare corecte pentru fiecare dintre ele.

Apoi, creați un mesaj audio care să conțină lista completă și atașați acel mesaj audio la opțiunea de meniu aleasă de dvs. Atunci când apelantul selectează, de exemplu, „#1” (sau orice număr pe care îl desemnați, va auzi imediat mesajul audio cu directorul companiei pe care l-ați creat. De îndată ce aude extensia care corespunde persoanei de care are nevoie, o poate forma în orice moment.

Acest lucru este deosebit de eficient și foarte util pentru cei care vă sună atunci când aveți mai mulți angajați, caz în care puteți crea chiar și un director de apelare după nume pentru ca cei care vă sună să găsească mai ușor persoana pe care o caută.

Oferiți apelanților opțiuni prin utilizarea unui meniu de apelare

Un meniu de apelare (de ex, operator automat, arbore telefonic) este unul dintre cele mai utile instrumente de automatizare și a fost de ceva vreme. Dacă nu ați folosit această tehnologie pentru afacerea dvs. până acum, atunci pierdeți una dintre cele mai bune modalități de a vă gestiona și direcționa eficient apelurile.

Există o concepție greșită conform căreia un meniu de apeluri este doar pentru afacerile mari, cu un volum mare, dar nicio afacere nu este prea mică pentru a folosi acest lucru. Indiferent de mărimea afacerii pe care o aveți, un meniu de apeluri vă poate scuti de multe bătăi de cap și, dacă nu altceva, vă face să păreți instantaneu mai profesionist atunci când clienții vă sună.

În esență, este o recepționeră virtuală; deci, puteți folosi de fapt meniul pentru a înlocui o persoană în direct care să vă răspundă la toate apelurile, deoarece acesta va face automat majoritatea lucrurilor pe care le-ar face acea recepționeră.

Meniul automatizat poate saluta apelantul, îl poate direcționa către persoana sau departamentul de care are nevoie sau chiar îl poate lăsa să selecteze o opțiune doar pentru a auzi informații, cum ar fi indicații de deplasare, orele de funcționare sau alte informații rapide. Cel mai bun lucru este că meniul filtrează apelurile în locul dumneavoastră, în multe cazuri fără a fi nevoie să vorbiți cu o persoană în direct.

Crearea unei opțiuni de meniu doar pentru căsuța vocală

Când folosiți un meniu de apelare, puteți crea o opțiune de meniu individuală pe care apelantul o poate selecta pentru a fi trimis direct la o căsuță vocală. Bineînțeles, opțiunile de meniu sunt versatile și pot fi utilizate pentru a direcționa apelanții către orice destinație doriți, iar acest lucru include direcționarea către căsuța vocală.

Acest lucru funcționează ca o completare plăcută a meniului dvs. deoarece elimină necesitatea de a răspunde la un apel de la cineva care are nevoie doar să ajungă la căsuța poștală a unei anumite persoane. De asemenea, din moment ce aceștia pot doar să apese un număr și să se conecteze imediat la căsuța vocală, asta înseamnă că apelantul nu trebuie să aștepte să sune o vreme înainte de a fi transferat la căsuța vocală.

Dacă este necesar, puteți crea, de asemenea, mai multe opțiuni de meniu care trimit fiecare la diferite căsuțe poștale care corespund unor angajați diferiți, individuali.

Opțiuni de meniu care direcționează către telefoane specifice de redirecționare

O caracteristică standard a unui meniu de apeluri este posibilitatea de a redirecționa apelurile, atunci când cineva selectează o anumită opțiune, către orice telefon (telefoane) pe care îl (le) doriți. Puteți decide care dintre opțiunile din meniul dvs. trimite către ce telefoane, iar toate opțiunile nu trebuie să sune la toate telefoanele dvs. atunci când un apelant le selectează.

Dacă aveți opțiunile de la 1 la 3 în meniul dvs. de apelare, de exemplu, pur și simplu alegeți ce telefoane vor suna atunci când un apelant apasă unul dintre aceste numere pe tastatura sa de apelare. Apoi vor suna doar telefoanele pe care le-ați setat pentru fiecare opțiune. Așadar, ar putea arăta cam așa:

„Apăsați nr. 1 pentru vânzări”: Sună telefoanele de redirecționare ale reprezentanților de vânzări.

„Apăsați #2 pentru vânzări”: Sună doar telefoanele de redirecționare ale persoanelor din domeniul tehnic.

„Apăsați #3 pentru a plasa o comandă”: Sună numai pe telefoanele persoanelor corespunzătoare.

Transmitere programată

Transmiterea programată este o metodă extrem de utilă pentru ca întreprinderile să organizeze programări personalizate pentru gestionarea apelurilor. Această funcție este exclusivă pentru serviciul de telefonie virtuală Talkroute și nu veți găsi o automatizare atât de funcțională ca aceasta la niciun alt furnizor virtual. Practic, puteți crea programe personalizate de redirecționare a apelurilor pentru fiecare dintre telefoanele dvs. pentru a vă asigura că persoanele potrivite se află în programul de apeluri la momentul potrivit și pentru a evita orice suprapunere.

Acest lucru este excelent pentru automatizarea schimbărilor de tură în cadrul companiei dvs. sau pentru a acomoda diverși angajați care lucrează în zile diferite ale săptămânii. Odată ce programul de redirecționare este setat pentru un telefon, acel telefon va suna doar în orele și zilele săptămânii pentru care l-ați programat.

Notificări prin e-mail pentru mesaje

S-ar putea să vă gândiți: „Am deja destule notificări în viața mea…”, dar acestea sunt notificări pentru afacerea dvs. pe care le veți dori. Notificările prin e-mail pentru mesajele de afaceri sunt importante pentru că s-ar putea să nu aveți un moment la un moment dat pentru a vă verifica mesajele, sau se întâmplă să pierdeți un mesaj venit pe telefon.

Utilizarea principală a acestor notificări prin e-mail este pentru mesageria vocală. Configurați-vă contul pentru a trimite mesajele vocale noi la o anumită adresă de e-mail, selectați orice adresă de e-mail pe care o doriți (nu doar titularul contului) și primiți un ping de pe e-mailul dvs. în momentul în care un client vă lasă un mesaj vocal.

Puteți chiar configura mai multe căsuțe poștale pe contul dvs. pentru diferiți angajați și apoi configurați fiecare căsuță poștală pentru a fi direcționată către e-mailul acelei persoane. În plus față de căsuța vocală, puteți, de asemenea, să primiți notificări de fiecare dată când un nou mesaj text vine de la un client (dacă folosiți mesageria text de afaceri).

Setați o singură adresă de e-mail pentru a primi notificări de mesaje text noi, sau puteți seta mai multe adrese de e-mail, dacă este necesar, pentru a vă asigura că cineva din echipa dvs. este sigur că va răspunde.

Ora de funcționare

Când folosiți un sistem de telefonie virtuală, este bine să aveți setate orele de funcționare pentru a vă asigura că telefoanele dvs. nu pot suna în orice moment al zilei. Dacă vă setați orele de lucru de la 8am la 6pm, de exemplu, atunci apelurile vor suna doar la telefoanele de redirecționare în timpul acelor ore.

Aceasta va asigura că niciun telefon de redirecționare nu va suna la orice oră din noapte, cu excepția cazului în care, desigur, doriți să fiți deschis 24 de ore pe zi. Pentru a ilustra modul în care orele de funcționare ar funcționa cu un sistem telefonic virtual, comparați-le cu orele de funcționare pentru orice magazin dintr-o clădire de cărămidă și mortar.

În același mod în care un magazin obișnuit își încuie ușile la o anumită oră și nu mai răspunde la telefoane, exact așa funcționează funcția orelor de funcționare cu sistemul dumneavoastră virtual. Atunci când oamenii vă sună după orele normale de lucru, puteți seta un mesaj audio după orele de program și le puteți oferi opțiunea de a lăsa un mesaj vocal.

Poate că v-ați descurcat doar cu un telefon mobil, o linie fixă sau câteva telefoane de birou pentru a vă conduce afacerea și, chiar dacă acest lucru poate funcționa atunci când sunteți o afacere nouă, adăugarea unei anumite automatizări cu un sistem telefonic virtual vă poate aduce la un nivel mai profesionist.

S-ar putea să nu fie necesar să adăugați toate aceste caracteristici la sistemul dvs. de telefonie, dar cel puțin, pentru a automatiza chiar și puțin gestionarea apelurilor dvs. va crea o experiență mult mai bună pentru apelanții dvs. Și acesta este întregul scop al acestor automatizări, de a îmbunătăți experiența clienților care încearcă să vă contacteze, precum și experiența dvs. de gestionare a acestor apeluri.

.