Achiziții 101Cerere de achiziție vs. comandă de achiziție

Pentru cineva nou sau care nu este familiarizat cu achizițiile și comenzile de afaceri, termenii „comenzi de achiziție” și „cereri de achiziție” (uneori numite și „cereri de cumpărare” sau „cereri de comandă”) pot fi puțin confuze la început. Amândoi sunt termeni care pot însemna că o companie trebuie să achiziționeze bunuri sau servicii. De asemenea, amândouă sunt o parte integrantă a procesului Purchase to Pay (denumit și P2P), care se ocupă cu identificarea cerințelor, aprobarea și plasarea comenzilor de achiziție și, în cele din urmă, reconcilierea livrărilor primite și a facturilor facturate prin intermediul unei corespondențe în trei direcții.

Download our free purchase requisition process quick-start guide

Dacă rechizitele și comenzile de achiziție au atât de multe în comun, atunci care este diferența?

Simplu spus, rechizitele devin în cele din urmă comenzi de achiziție odată ce aceste rechizite sunt aprobate. Comenzile de achiziție sunt trimise furnizorilor – nu rechizițiile.

Rechizițiile sunt o indicație că anumite bunuri sau servicii trebuie să fie achiziționate în cadrul unei companii. Ele sunt folosite de angajații companiei pentru a comunica lucrurile pe care trebuie să le cumpere celor care se ocupă de achiziții. Rechizițiile sunt comenzi interne, ceea ce înseamnă că nu ies niciodată în afara companiei.

Ordinele de cumpărare sunt trimise furnizorilor sau vânzătorilor pentru a indica intenția de a achiziționa bunuri sau servicii. Indiferent de mărimea sau specializarea unei companii, comenzile de achiziție necesită în mod obișnuit o verificare din partea unui manager pentru a avea loc înainte de a fi trimise unui furnizor, similar cu rechizițiile. Principala diferență este că rechizitele, atunci când sunt primite de la angajați, sunt utilizate la nivel intern de către departamentele de achiziții pentru a urmări bunurile și serviciile pe care trebuie să le achiziționeze, în timp ce comenzile de achiziție sunt instrumente pentru a acționa în funcție de aceste nevoi prin efectuarea acestor achiziții de la furnizorii desemnați.

Ca exemplu de lanț de bază al evenimentelor care duc la trimiterea unei comenzi de achiziție, să spunem că o uzină de producție rămâne fără o anumită componentă necesară pentru fabricarea produselor sale, cum ar fi șuruburile metalice:

1. Un angajat observă acest lucru și, nefiind cel responsabil cu efectuarea comenzilor de achiziție, indică faptul că trebuie achiziționate mai multe șuruburi metalice prin trimiterea unei cereri de achiziție către managerul depozitului.
2. După ce este aprobată, managerul de depozit înaintează cererea de cumpărare către departamentul de achiziții pentru a doua rundă de aprobări.
3. După ce verifică cheltuielile, managerul de achiziții alimentează comanda de cumpărare aprobată cu cantitatea necesară de șuruburi metalice specificată în cererea de comandă. (Uneori, această etapă este înlocuită cu trimiterea unei cereri de ofertă sau a unei cereri de ofertă, dacă cumpărătorul intenționează să negocieze cu furnizorul.)
4. În companiile mai mari, comanda de achiziție poate fi chiar revizuită și aprobată de una sau mai multe ori înainte ca comanda de achiziție finalizată să fie trimisă unui furnizor.

Dar cât de importante sunt rechizitele atunci când se creează un proces de achiziție?

De ce sunt necesare comenzile de achiziție?

De ce să nu se creeze imediat comenzi de achiziție atunci când sunt necesare bunuri și servicii?

Acestea sunt întrebări bune, iar răspunsurile pot varia de la o companie la alta.

Unul dintre motivele universale este că comenzile de rechiziție pot fi un factor important în optimizarea reducerii costurilor globale de achiziție. În cazul unor companii și agenții guvernamentale, ofertele multiple de cumpărare de la diferiți furnizori sunt o cerință pe ordinele de rechiziție, înainte de crearea unei comenzi de achiziție, pentru a se asigura că se obțin produse de cea mai bună calitate și cele mai bune prețuri de la fiecare comandă.

Cu toate acestea, acest lucru nu a fost întotdeauna așa. Unele companii obișnuiau să evite complet utilizarea rechizitelor și a comenzilor de achiziție. Dar de ce?

În trecut, când comenzile implicau sume mai mici de bani, renunțarea atât la ordinele de rechiziție, cât și la comenzile de achiziție în favoarea efectuării unei achiziții direct cu un card de credit al companiei era o metodă populară folosită în interesul economisirii timpului.

Cu toate acestea, odată cu introducerea achizițiilor electronice și a software-ului online pentru comenzi de achiziție, împreună cu posibilitatea de a înregistra retroactiv cheltuielile, chiar și comenzile și achizițiile mici pot fi acum documentate cu ușurință.

„Zilele cheltuielilor nonconformiste sunt numărate, pe măsură ce companiile adoptă metode noi și mai ușoare de urmărire și centralizare a achizițiilor făcute de toți angajații companiei lor.” – Majdi Sleimen

Pe măsură ce sumele monetare de pe comenzile de achiziție cresc, existența unui sistem care să filtreze comenzile inițiale de rechiziție și să aprobe comenzile de achiziție finalizate înainte de a le trimite începe să devină esențială pentru documentare, în special pentru cheltuielile mai mari. Pentru companiile care fac un număr mare de comenzi de achiziție în fiecare lună, posibilitatea de a controla cheltuielile fără a împiedica fluxul de lucru este, de asemenea, o necesitate.

Pentru a continua să economisească timp, păstrând în același timp avantajele acestor sisteme, sistemele de achiziții electronice și de comenzi de achiziție online au devenit o abordare populară pentru a gestiona toate etapele procesului de comandă de achiziție, în special în companiile mari.

O altă interacțiune grozavă între rechizite și comenzi de achiziție într-un mediu software este abilitatea de a alimenta comenzi de achiziție unice din mai multe rechizite – o caracteristică extrem de utilă pentru companiile care se ocupă de volume mai mari de comenzi de rechizite.

Vreți să profitați la maximum de comenzile de achiziție și de rechizite? Încercați să vă mutați online.

În zilele noastre, majoritatea afacerilor se fac online. De ce nu și procesul dvs. de achiziție?

Sătul de a fi legat la birou, de a avea detalii de achiziție modificate fără înregistrare, de a încerca să țineți evidența a zeci de ordine de rechiziție, de a trimite foi de hârtie în jurul biroului pentru semnături fizice și de a încerca să urmăriți manual starea fiecărei comenzi de achiziție? De ce să nu simplificați procesul cu o platformă de achiziții online? Atunci când sunt gestionate digital, rechizitele și comenzile de achiziție pot fi la fel de rapide ca o singură trecere rapidă de pe cardul de credit al companiei, permițându-vă în același timp să profitați de avantajele lanțurilor de aprobare structurate, de documentație și de flexibilitatea de a le accesa de oriunde.

Înainte de a sări în procesul de achiziție la plată, merită să cunoașteți diferența:

Rechizitele sunt comenzi interne, folosite de membrii companiei pentru a indica o nevoie de produse sau servicii în cadrul companiei respective.

Comenzile de cumpărare sunt comenzi externe trimise furnizorilor sau vânzătorilor pentru a exprima sau a confirma un angajament de a achiziționa acele produse și servicii.

Deși sunt asemănători, ambii termeni joacă un rol crucial în procesul purchase to pay folosit de majoritatea departamentelor de achiziții și amândoi sunt caracteristici esențiale în platformele moderne de achiziții online și de gestionare a comenzilor.

Reducerea medie a costurilor de achiziție după implementarea unei soluții de achiziții este de aproximativ 15%, iar timpul necesar pentru a obține comenzi de rechiziție cu până la 75%.

Acum că știți diferența dintre ordinele de cumpărare și rechiziții, încercați să le gestionați pe ambele în confort cu o platformă de achiziții online!

Vreți să citiți mai multe despre diferența dintre ordinele de cumpărare și rechiziții?

Diferența dintre o rechizitoriu & și o comandă de achiziție (de Forest Time)

Diferența dintre o comandă de achiziție și o rechizitoriu de achiziție (de Ahmed Ashfaque)