Bazele absolute ale istoriei versiunilor

Chiar unul dintre cele mai utile instrumente din cadrul SharePoint este istoricul versiunilor. Acesta vă oferă o listă curentă a modificărilor care au avut loc în fișierele dvs. de-a lungul duratei lor de viață. Mai exact, istoricul versiunilor vă oferă acces la copii vechi ale fișierelor dvs. și vă arată numărul fiecărei versiuni, dimensiunea fiecărei versiuni, precum și cine a creat fiecare versiune și când.

Poate credeți că instrumentul de backup pe care organizația dvs. îl folosește pe unitățile partajate este deja suficient de bun? Că nu veți avea niciodată nevoie de ceva diferit? Gândiți-vă din nou. Mai jos voi intra în exemple foarte reale de situații în care multe dintre copiile de rezervă ale unităților partajate nu vor reuși să vă satisfacă nevoile, putând provoca ore de retușuri pe care altfel nu ar trebui să le faceți niciodată dacă – ați ghicit – ați folosit SharePoint de la început.

Historia versiunilor este, în general, utilizată în două moduri:

1. Historia versiunilor vechi: Obținerea bucuriei pure de a avea versiuni vechi ale fișierelor dvs. salvate și stocate în SharePoint, astfel încât să puteți compara versiunea curentă cu copii mai vechi (excelent pentru a obține contextul modificărilor sau starea actuală), să țineți evidența cine a făcut ce modificări (sau cine a fost în fișierul dvs.) și/sau să restaurați versiunile vechi dacă cea curentă este proastă, stricată sau pur și simplu prea regretabilă. Practic, este un sistem de backup și audit frumos, simplu și ușor de utilizat. Și nu necesită ajutorul celor de la IT pentru a fi folosit.
2. Un sistem de eliberare robust: Istoricul versiunilor vă permite să vă publicați documentele într-un mod nu foarte diferit de modul în care se lansează software-ul. Numărul versiunii înseamnă ceva, accesul la diferite tipuri de versiuni este limitat, iar documentele dvs. sunt puternic controlate. Acest sistem este extrem de util într-o atmosferă corporatistă, dar și mai complex de configurat și întreținut.

În această postare voi vorbi doar despre utilizările obișnuite ale istoricului versiunilor – punctul 1 de mai sus -. Într-o postare viitoare, voi discuta despre modul de utilizare a sistemului de lansare a versiunilor în organizația dumneavoastră. Iar dacă doriți să înțelegeți aceste concepte în format video (știți voi, calea viitorului), aruncați o privire mai jos.

Dacă organizația dvs. utilizează unități partajate ca principală metodă de stocare și partajare a fișierelor, este posibil să fi observat – potențial într-un acces de panică pură – că nu există o modalitate cu adevărat ușoară de a intra în posesia unei versiuni vechi a fișierului dvs. dacă ceva nu merge bine. Sunteți la mila cronometrului de backup, care probabil că face o treabă zilnică la, să zicem, miezul nopții, pentru a stoca și a face o copie de rezervă a fișierelor dumneavoastră.

Dacă sunteți foarte norocos, departamentul dumneavoastră IT face backup mai frecvent. Un fost angajator de-al meu a făcut de fapt un backup al unităților partajate în fiecare oră la fiecare oră și a salvat acele fișiere pentru o zi. Apoi a salvat o copie de rezervă zilnică (să zicem, în fiecare seară la miezul nopții) timp de o săptămână și o copie de rezervă săptămânală (să zicem, de duminică seara) timp de o lună. Dar cele mai multe locuri nu fac acest lucru. Este un consum imens de resurse, atât de oameni cât și de spațiu.

De asemenea, nu este atât de util pe cât pare. Dacă aveți o opțiune de backup din oră în oră și lucrați mult la un fișier în acea oră, apoi salvați din greșeală peste fișier, rămâneți blocat cu ceea ce a fost salvat la ultima oră de backup, indiferent de câte ori ați salvat fișierul în timpul acelei ore. Ați putea pierde o tonă de productivitate cu un singur clic greșit.

Așadar, în timp ce copiile de rezervă de pe unitatea partajată oferă valoare, aceasta este arbitrară și se bazează pe momentul în care departamentul dvs. IT și-a configurat sistemele pentru copierea automată a datelor. Nu știți cât durează aceste copii de rezervă, este posibil să nu fie documentat când au loc efectiv – la oră, la jumătate de oră, la miezul nopții, când? – și este posibil să trebuiască să depuneți un bilet de deranjament pentru a obține acces. Sună nesigur.

SharePoint oferă istoricul versiunilor, care creează o nouă versiune a unui fișier 1) de fiecare dată când vă salvați fișierul, 2) de fiecare dată când verificați un fișier, 3) suprascrieți un fișier existent sau 4) dacă sunteți coautor, la fiecare jumătate de oră după ce cineva începe să editeze un fișier.

De ce este mai bine? Versiunile sunt create atunci când credeți că ar trebui să fie. Nu mai depindeți de sistem să facă copii de rezervă pentru dumneavoastră. Și puteți sări înapoi și să vizualizați orice versiune istorică pe care o doriți. Puteți chiar să restaurați o versiune veche, suprascriind-o complet pe cea curentă. (Și, dacă regretați că ați luat această decizie, restaurați ultima versiune peste restaurare! Deci meta!)

Historia versiunilor vă oferă control asupra duratei de viață a fișierelor dumneavoastră, vă permite să vedeți cine a fost în ele și vă oferă posibilitatea de a repara greșelile.

Asigurați-vă că este activat mai întâi

Asigurați-vă că istoricul versiunilor este activat în biblioteca dumneavoastră de documente. Din păcate, istoricul versiunilor este dezactivat în mod implicit într-o bibliotecă de documente complet nouă în SharePoint 2013. De la sfârșitul anului 2015, o bibliotecă de documente nouă în SharePoint Online, din fericire, are istoricul versiunilor activat.

Acesta fiind spus, este responsabilitatea dvs. să verificați pentru a vă asigura că istoricul versiunilor este activat în biblioteca dvs. de documente. Nu presupuneți pur și simplu! Iată cum: dacă vedeți opțiunile Version History (Istoricul versiunilor) afișate mai jos, înseamnă că este activat.

Când sunt create versiunile

Versiunile vor fi create ori de câte ori efectuați una dintre următoarele acțiuni:

1. Salvați fișierul (aplicație client): Când deschideți un fișier în aplicația client – deci, nu în Office Web Apps (OWA) sau Office Online (OO), care sunt în browser – și faceți clic pe butonul „Salvare” în aplicația respectivă, se va crea o nouă versiune.
2. Ca exemplu, dacă deschideți un document Word în aplicația Word completă, se creează o nouă versiune de fiecare dată când apăsați butonul „Salvare” în Word.
3. Editare timp de treizeci de minute (aplicația browser): La fiecare treizeci de minute după ce începeți să editați un fișier Office în OWA/OO, va fi creată o nouă versiune. Deoarece nu există un buton „Salvare” în OWA/OO, nu există o modalitate intuitivă de a forța crearea unei versiuni. Dacă doriți să creați forțat o versiune, va trebui să închideți OWA/OO (nu vă faceți griji, modificările dvs. sunt salvate automat, doar că nu sunt încă într-o versiune nouă), să verificați fișierul, apoi să îl verificați din nou imediat.
4. Suprascrieți un fișier: Atunci când încărcați un fișier cu același nume ca un fișier deja existent în biblioteca de documente. În loc să suprascrieți complet fișierul, se creează o nouă versiune a acestuia.
5. De exemplu, dacă încărcați un fișier numit „Movie1.mp4” și biblioteca dvs. are deja un fișier cu acest nume, SharePoint vă va întreba dacă doriți să înlocuiți fișierul. Dacă indicați că da, va crea o nouă versiune a acelui fișier, chiar dacă este un fișier complet diferit.
6. Înregistrați un fișier: Verificarea unui fișier după ce l-ați verificat va crea o nouă versiune; chiar dacă nu faceți nicio modificare, tot vi se oferă opțiunea de a crea o nouă versiune.

Câte versiuni sunt salvate

Numărul de versiuni care vor fi salvate depinde de sistemul pe care îl utilizați și de setările bibliotecii în care salvați.

Potrivit Microsoft, SharePoint 2013 și SharePoint Online (Office 365) au următoarele limite:

• Versiuni majore: Microsoft sugerează să nu salvați mai mult de 400.000 de versiuni. După aceea, este posibil ca deschiderea, salvarea, ștergerea sau vizualizarea istoricului versiunilor să nu funcționeze. (Citiți: „Încercați pe propriul risc.”) Dumnezeu să vă ajute dacă vă veți găsi vreodată în situația de a avea nevoie să păstrați 400.000. Dacă va fi cazul, voi fi implicat cumva un avocat.
• Versiuni minore: Sunt permise până la 511 versiuni minore. Aceasta este o limită dură și nu puteți merge dincolo de ea.

Acesta a spus, atunci când activați istoricul versiunilor într-o bibliotecă on-premise (deci, SharePoint 2013), nu introduce o limită numerică, deci este practic infinită. O bibliotecă în SharePoint Online, pe de altă parte, introduce automat o limită de 500 de versiuni majore pentru început. În ambele sisteme, această valoare poate fi schimbată de către proprietarul site-ului.

Sunt sigur că motivul pentru care nu există limite în on-prem este că Microsoft nu-i pasă cât de mult spațiu folosești pe propriul sistem; dar nu vor ca tu să o iei absolut razna pe sistemul lor, „irosindu-le” spațiul. Cel puțin asta este ceea ce mi se pare logic. Și având în vedere că limita de versiuni era de 100 pe vremea când foloseam SharePoint 2007, faptul că ei încep de la 500 este de fapt destul de drăguț.

(SharePoint 2010 suportă și 400.000 de versiuni majore; nu se știe nimic despre limitele versiunilor minore. O sursă similară pentru SharePoint 2007 nu indică limite în ceea ce privește istoricul versiunilor.)

Acum, doar pentru că toate aceste numere sunt atât de mari nu înseamnă că ar trebui să începeți să faceți versiuni aiurea. Proprietarul site-ului dvs. ar putea – din motive foarte legitime sau, uneori, din motive complet arbitrare, inclusiv pentru că nu știe mai bine – să schimbe numărul maxim de versiuni la o valoare oarecum scăzută. Așadar, ar trebui să întrebați întotdeauna proprietarul site-ului care este politica privind istoricul versiunilor în biblioteca dvs. de documente, pentru a nu vă trezi neplăcut surprins cu cele mai vechi versiuni ale fișierelor dvs. lipsă.

Accesarea versiunilor unui fișier

Cele mai comune trei modalități de accesare a istoricului versiunilor unui fișier sunt:

1. Click dreapta pe numele fișierului și click pe „Version history” (Istoric versiuni).
   Acest lucru funcționează numai în SharePoint Online și SharePoint 2016.
2. Blocați caseta de lângă numele fișierului, faceți clic pe fila „Fișier” din panglică și faceți clic pe „Istoric versiune”.
   Acest lucru funcționează în SharePoint 2013, 2016 și SharePoint Online.
3. Click pe elipsele (…) din dreapta numelui fișierului, apoi click pe elipsele (…) care apare în panoul hover, apoi click pe „Version history”.
   Acest lucru funcționează în SharePoint 2010, 2013, 2016 și SharePoint Online.

Panoul cu istoricul versiunilor

După ce urmați pașii de mai sus, va apărea panoul cu istoricul versiunilor, arătându-vă versiunile curente și trecute ale fișierului dvs. Veți vedea informațiile afișate într-un format tabelar care enumeră 1) numărul versiunii (în ordine descrescătoare), 2) o dată și o oră legate care afișează data și ora la care a fost creată versiunea, 3) cine a făcut modificarea, 4) dimensiunea fișierului în momentul în care a fost făcută modificarea și 5) orice comentariu făcut de editor.

Toate metadatele care sunt modificate vor fi, de asemenea, indicate în listă. Puteți sorta coloanele în ordine alfanumerică făcând clic pe antetul coloanei (de exemplu, „No.”, „Modified”, „Modified By”, etc.). Acest lucru este util dacă căutați toate modificările efectuate de o anumită persoană sau atunci când dimensiunea fișierului a rămas aproximativ aceeași, indicând modificări minime între versiuni.

Ca exemplu, consultați captura de ecran de mai jos. Aceasta este o foaie de calcul Excel care are opt versiuni. Toate au fost create de mine și puteți vedea modificările de dimensiune care implică faptul că a fost adăugat sau eliminat conținut cu aceste versiuni. Am schimbat câmpul Titlu al fișierului când am creat versiunea 4.0, astfel încât fișierul să aibă un nume mai descriptiv (și va apărea mai sus în rezultatele căutărilor). SharePoint arată această modificare cu versiunea 4.0.

Nu am folosit încă câmpul de comentarii. Câmpul de comentarii este util pentru a oferi un scurt rezumat al modificărilor care au fost efectuate, dar este ușor să uiți să incluzi informații aici, deoarece ești întrebat dacă dorești să incluzi un comentariu doar dacă verifici fișierul în afara și apoi înăuntru.

Pentru că folosesc rareori check in/out, aproape niciodată nu las comentarii. Dar poate fi foarte util pentru dumneavoastră și pentru colegii dumneavoastră. Dacă nu aveți nevoie de check in/out în biblioteca dvs., puteți totuși să verificați fișierul, să îl editați, apoi să îl verificați. Vi se va cere un comentariu la check-in-ul fișierului.

Panoul versiunilor vă oferă, de asemenea, opțiunea de a șterge toate versiunile. Dacă după ștergerea tuturor versiunilor decideți că regretați această decizie, puteți restabili unele sau toate versiunile mergând la coșul de gunoi al site-ului și restaurând versiunile de acolo. (Mai multe detalii despre restaurarea versiunilor șterse mai jos.)

Acțiuni asupra unei versiuni vechi

Din panoul cu istoricul versiunilor, puteți vizualiza, restaura sau șterge versiunile vechi ale fișierelor dumneavoastră. Faceți clic pe meniul derulant care apare atunci când treceți deasupra ștampilei temporale a versiunii care vă interesează.

• Faceți clic pe ștampila temporală: Acest lucru va descărca fișierul așa cum exista atunci când aceasta era cea mai recentă versiune. Acest lucru vă oferă posibilitatea de a deschide versiunea curentă și versiunea descărcată și de a le compara pe cele două, dacă este necesar. Sau dacă aveți nevoie să obțineți informații/date vechi de la o versiune veche, așa veți face acest lucru.
• View: Aceasta va deschide metadatele la fișier. Nu deschide fișierul în stare de numai citire, chiar dacă asta ați putea presupune că face. Aceasta afișează numele fișierului, titlul și orice alte metadate pe care le-ați fi putut asocia cu biblioteca de documente.
• Restore (Restaurare): Prin alegerea acestei opțiuni, luați acea versiune și o transformați în „noua” versiune curentă. Vechea versiune curentă devine următoarea cea mai recentă versiune. Acest lucru este util dacă doriți să ignorați complet modificările efectuate de un coleg sau dacă versiunea cea mai recentă a fișierului a devenit coruptă.
• Delete (Ștergere): Dacă faceți clic pe ștergere, această versiune a fișierului va fi mutată în coșul de gunoi al site-ului dumneavoastră. Acest lucru ar putea fi util în cazul în care există informații depășite care ar putea fi în detrimentul muncii altora dacă dau peste această versiune a fișierului. De asemenea, poate fi utilă în cazul în care o versiune coruptă a fișierului vă creează probleme. Pur și simplu scăpați de ea. Notă: Puteți restabili o versiune ștearsă accesând coșul de gunoi, bifând căsuța de lângă numele fișierului (cu numărul versiunii între paranteze lângă el) și făcând clic pe „Restore selection”. Versiunea va fi restaurată ca număr de versiune corect, cu metadatele exacte păstrate.
• Legătură directă către orice versiune: Puteți crea un link către o versiune făcând clic cu butonul drept al mouse-ului peste marca de timp a versiunii în cauză și făcând clic pe „copy link address”. Atunci când introduceți adresa URL copiată într-o bară de adrese, aceasta va descărca fișierul imediat, ca și cum ați fi făcut clic pe ștampila de timp, așa cum este descris în primul punct din această listă.

Cumpărătorul are grijă

Historia versiunilor are limitările sale. Și ar trebui să fiți conștienți de care sunt acestea. Familiarizați-vă cu postarea mea „Buyer Beware” despre istoricul versiunilor. S-ar putea să vă regretați dacă nu o faceți.

SharePoint 2013, 2016 și Online

• Cum funcționează versionarea într-o listă sau bibliotecă?
• Activați și configurați versionarea pentru o listă sau bibliotecă (proprietari de site-uri)

SharePoint 2010

• Vizualizați istoricul versiunilor unui element sau fișier dintr-o listă sau bibliotecă
• Activați și configurați versionarea pentru o bibliotecă (proprietari de site-uri)

SharePoint 2007

• Vezi istoricul versiunilor unui element sau fișier
• Activați și configurați versionarea (proprietari de site-uri)

Nota: Istoricul versiunilor este un aspect foarte valoros al listelor și al elementelor din liste, dar pentru utilizatorul mediu, istoricul versiunilor din bibliotecile de documente este semnificativ mai util și mai relevant. Istoricul versiunilor în liste va fi discutat într-o postare viitoare.

Mai multe despre istoricul versiunilor

Aceasta este o serie despre istoricul versiunilor. Consultați și celelalte postări pe această temă.
Bazele | Buyer Beware | Voi rămâne fără spațiu? | Istoricul versiunilor vs. Urmărirea modificărilor