Ce este managementul evenimentelor?

În toate domeniile de afaceri, există unii termeni despre care nu ești niciodată cu adevărat sigur că știi definiția. Cu toate acestea, când vine vorba de managementul evenimentelor, definiția este ușoară. În esența sa, managementul evenimentelor este procesul de planificare a unui eveniment. Acesta este orice tip de eveniment, fie că este găzduit în persoană, virtual sau hibrid. Este sinonim cu planificarea evenimentelor și planificarea reuniunilor. La fel ca acești alți termeni, domeniul de aplicare al fiecărui proiect și detaliile de detaliu variază în funcție de industrie, dimensiunea companiei și multe altele. Deci, ce este managementul evenimentelor?

Managementul evenimentelor este planificarea evenimentelor

Planificarea evenimentelor poartă mai multe nume diferite. Unii planificatori de evenimente sunt numiți asistenți administrativi, unii sunt numiți coordonatori de evenimente, iar alții sunt numiți tehnologi de evenimente. Ce au în comun toate aceste denumiri? Indivizii au o anumită mână în planificarea unui eveniment. Indiferent dacă evenimentele sunt interne sau externe, mari sau mici, în persoană sau virtuale, toate trebuie să fie planificate.

Managementul evenimentelor virtuale

În noul mediu de astăzi, a trebuit să învățăm cum să gestionăm nu numai evenimentele în persoană, ci și programele noastre virtuale. Gestionarea evenimentelor virtuale necesită aceiași pași ca și gestionarea evenimentului în persoană, dar cu provocarea suplimentară de a vă asigura că conținutul dvs. este de două ori mai captivant. În timp ce evenimentele în persoană au ca bonus suplimentar călătoria, crearea de rețele și mâncarea gratuită, un eveniment virtual se bazează în mare măsură pe conținutul său pentru a menține participanții implicați. Atunci când gestionați un eveniment virtual, asigurați-vă că vorbitorii dvs. sunt pregătiți să își prezinte conținutul în mod virtual și că acesta este interesant și succint.

Diferite aspecte ale managementului evenimentelor

Construirea unui eveniment perfect

Începe simplu. O temă. Un plan. Un obiectiv. Evenimentul dvs. are un scop încă de la început, care va conduce conținutul, vorbitorii și locul de desfășurare. Apoi, este timpul să stabiliți elementele de bază. Trebuie să construiți un site web de eveniment de marcă care să atragă vizitatorii să participe la evenimentul dumneavoastră. În zilele noastre, este mai ușor ca niciodată să construiești un site web frumos conceput, doar înțelegând elementele de bază ale site-ului web pentru evenimente. Apoi, veți avea nevoie de o procesare securizată a plăților, astfel încât participanții să poată plăti cu ușurință pentru evenimente.

Promovare pe toate canalele cu ajutorul automatizării

Dacă nimeni nu știe despre evenimentul dvs., cum se vor înregistra? Acesta este motivul pentru care promovarea este atât de importantă. Consultați Cele mai bune moduri de a vă promova evenimentul pentru inspirație. Marketingul prin e-mail targetat este o modalitate excelentă de a vă promova evenimentele atunci când aveți o bază de date vastă. Alte modalități de promovare? Social media continuă să fie unul dintre cele mai bune canale gratuite de promovare.

Managementul informațiilor și comunicării participanților

Scopul evenimentului este întotdeauna acela de a face conexiuni. Managementul evenimentului nu implică doar alegerea lenjeriei de masă sau a furnizorului de tehnologie virtuală potrivit, ci și gestionarea contactelor cât mai bine posibil. În timpul evenimentului, veți aduna lead-uri care vor ajunge la vânzări. Aceste lead-uri vor fi esențiale atunci când vine vorba de a dovedi ROI-ul evenimentului dvs.

Măsurarea succesului dvs. pentru a dovedi ROI-ul evenimentului

Managementul evenimentului nu se termină atunci când se termină evenimentul. Pe parcursul întregului eveniment, este important să dovediți succesul și să identificați zonele de îmbunătățire. Datele obținute pe parcursul întregului proces vă vor ajuta să faceți acest lucru. Sondajele în direct sunt o modalitate excelentă de a afla ce părere au avut participanții despre eveniment.

Există tehnologie pentru asta

Managementul evenimentelor constă în a pune laolaltă o experiență incredibilă, în a facilita conexiunile, în a adăuga lead-uri la conducta de vânzări și în a dovedi succesul. Este o muncă dificilă, care implică învârtirea unui număr nesfârșit de plăci și lucrul non-stop pentru a crea un moment de neuitat pentru participanți. Și, este una care poate fi făcută puțin mai ușoară dacă profitați de tehnologie, în special atunci când căutați să planificați un eveniment virtual sau un eveniment hibrid. În timp ce mulți planificatori se bazează pe notițe lipicioase și foi de calcul, există tehnologie care va economisi ore și va duce evenimentele la următorul nivel. Aflați ce tehnologie pentru evenimente vă poate ajuta să reușiți în How to Select the Right Event Management Technology.