Comenzi de lucru: Definiție, exemple și cum să le finalizați pe ale dumneavoastră mai repede

Mentenanța, deși este una dintre cele mai importante părți ale oricărei afaceri, a evoluat lent. Pentru majoritatea companiilor, ordinele de lucru sunt gestionate în același mod în care erau gestionate în urmă cu cincizeci de ani.

75% dintre companii încă folosesc hârtie, foi de calcul sau nu folosesc nimic pentru a gestiona sarcinile de întreținere și ordinele de lucru. Într-un peisaj de afaceri digital, acest lucru poate crea un blocaj care duce la clienți nemulțumiți și la întreruperi costisitoare ale producției.

Cu soluțiile software potrivite, vă puteți optimiza procesul de comenzi de lucru și puteți elimina obstacolele din calea întreținerii esențiale care ar putea să vă împiedice afacerea să funcționeze în mod optim.

În acest articol, vom acoperi ce sunt comenzile de lucru, vom prezenta exemple reale și vă vom arăta cum să vă transformați procesele pentru a vă îmbunătăți eficiența afacerii.

Pentru a naviga la secțiunea care vă interesează cel mai mult, faceți clic mai jos:

• Ce este o comandă de lucru?
• Cine folosește comenzi de lucru?
• Cum gestionează Southern Star 2.500 de comenzi de lucru în fiecare săptămână

Ce este o comandă de lucru?

O comandă de lucru este o solicitare de finalizare a unei anumite sarcini care este înaintată în mod oficial unei întreprinderi sau unui serviciu de către un client, sau creată în interiorul unei organizații pentru o lucrare care urmează să fie efectuată. Ordinele de lucru sunt de obicei create pentru tehnicienii de service, întreținere sau inspecție, dar se pot aplica oricărei sarcini care trebuie finalizată de către sau în cadrul unei organizații.

Un ordin de lucru trebuie să fie revizuit și acceptat de către furnizor pentru ca un client să primească o estimare a timpului estimat de sosire (ETA vs. ETD) și o estimare a costurilor sau a timpului.

Multe industrii utilizează ordine de lucru pentru a gestiona întreținerea și reparațiile. Un ordin de lucru este adesea rezultatul unei inspecții de rutină în care inspectorul găsește probleme. Aceasta este separată de o comandă de achiziție, care detaliază costul exact care urmează să fie plătit pentru serviciile prestate.

Soluția învechită: blocurile de comenzi de lucru

Înainte de revoluția digitală, multe companii își gestionau comenzile de lucru folosind un bloc de comenzi de lucru detașabil (care se rupe).

Ca ceva de genul acesta:

Inspectorul sau lucrătorul de întreținere aducea un carnețel ca acesta la inspecții și scria o cerere de lucru la fața locului. Managerii primeau o copie pentru evidența contabilă.

Dar acele zile au apus.

Soluția modernă: software-ul de gestionare a comenzilor de lucru

În loc de un blocnotes fizic, companiile moderne folosesc software-ul de gestionare a comenzilor de lucru pentru a gestiona fluxurile de lucru de întreținere.

Cu acesta, afacerea dvs. poate partaja formulare de cereri private cu clienții externi sau cu lucrătorii interni, precum și crea cu ușurință noi comenzi de lucru în mod digital.

(Sursa imaginii)

Puteți apoi să vă ocupați de ordinul de lucru online și să țineți evidența tuturor proiectelor într-un singur tablou de bord, facilitând urmărirea oricărui proiect.

Cine folosește ordinele de lucru?

Ordinele de lucru sunt folosite într-o mulțime de industrii în care întreținerea continuă sau lucrările mici fac parte din relația cu clienții. Ele sunt folosite pentru a simplifica accesibilitatea la aceste servicii și pentru a raționaliza finalizarea sarcinilor.

În cadrul unei companii, comenzile de lucru pot veni din exterior de la clienți sau din interior de la tehnicieni în timpul unei inspecții.

De exemplu, un client al unei companii de administrare a clădirilor ar putea folosi un ordin de lucru pentru solicitări de întreținere pentru o chiuvetă sau un aparat de aer condiționat defect.

În domeniul producției, un director de uzină ar putea găsi un braț robotizat defect și să trimită un ordin de lucru pentru a se asigura că uzina continuă să funcționeze fără probleme.

Cum gestionează Southern Star 2.500 de ordine de lucru în fiecare săptămână

Southern Star este unul dintre principalii transportatori de gaze naturale din SUA. Conductele și instalațiile sale se întind de-a lungul a șapte state și peste 8.800 de kilometri.

Când este vorba de gaze naturale, chiar și un singur punct de eroare poate însemna sute de mii (dacă nu milioane) de dolari în pierderi de venituri și daune.

Așa că, în mod natural, Southern Star ia foarte în serios întreținerea preventivă.

Atât de serios încât au o echipă de peste 250 de tehnicieni care lucrează la întreținere 24 de ore din 24.

Așa cum v-ați putea aștepta, programarea și dispecerizarea echipei Southern Star pentru a se ocupa de ordinele de lucru pentru întreținere a fost un obstacol operațional major. Managerii se uitau manual la sarcinile de întreținere preventivă și încercau să le potrivească cu tehnicienii disponibili.

Verificarea locației fiecărui tehnician, a setului lor de competențe și a priorității sarcinilor manual a încetinit întreaga companie, iar costul acestei încetiniri a fost ridicat.

De aceea au ales OptimoRoute. Cu OptimoRoute, este un proces complet diferit. Cu calificări, programe și zone de service stabilite la nivel de tehnician, OptimoRoute a eliminat cea mai mare parte a muncii manuale de programare.

Programatorii pot pur și simplu importa comenzile de lucru, iar OptimoRoute găsește cel mai bun moment pentru ca un tehnician calificat să facă treaba respectivă.

OptimoRoute ia în considerare chiar și prioritatea comenzilor, iar cu ajutorul funcțiilor de planificare săptămânală, echipa poate planifica cu ușurință cu până la cinci săptămâni în avans.

Acest lucru a ajutat echipa de tehnicieni și dispeceri de la Southern Star să gestioneze cu 100% mai multe comenzi de lucru pe zi.

Cu o suprapunere de hartă personalizată (deoarece o mare parte din zona conductei Southern Star este un deșert îndepărtat), capacitățile de optimizare a traseului de la OptimoRoute au ajutat, de asemenea, tehnicienii să ajungă mai repede la locațiile lor de întreținere.

OptimoRoute are un API robust pe care îl puteți utiliza pentru a vă integra cu sistemul dvs. actual de gestionare a comenzilor de lucru. Puteți importa automat mii de comenzi cu toate informațiile necesare (locația, tipul de reparație, uneltele sau expertiza necesară, etc.

Puteți chiar să preluați date în timp real despre sarcinile efectuate dacă utilizați aplicația OptimoRoute pentru a urmări progresul.

Aflați mai multe despre modul în care OptimoRoute a ajutat Southern Star să își îmbunătățească managementul comenzilor de lucru și eficiența logistică în defalcarea noastră completă.

Gânduri finale

Pentru o afacere mică, cu doar câțiva clienți, depunerea și gestionarea comenzilor de lucru s-ar putea să nu fie cea mai mare problemă pe care trebuie să o rezolvați.

Dar odată ce ajungeți la o anumită scară, orice companie de servicii pe teren se va lupta.

Majorarea numărului de comenzi de lucru pe care echipa dvs. existentă le poate gestiona vă va ajuta să mențineți marje de profit sănătoase, să păstrați clienții mulțumiți și să obțineți mai multe venituri.

OptimoRoute este conceput pentru a ajuta la maximizarea productivității forței dvs. de muncă prin eliminarea blocajelor și optimizarea dispecerizării și a rutelor.

Pentru a vedea cum vă putem ajuta afacerea dvs., începeți astăzi proba gratuită.

Întrebări despre ordinele de lucru

La ce se folosesc ordinele de lucru?

Ordinele de lucru sunt utilizate pentru a detalia serviciile solicitate de un client sau de o organizație și pentru a atribui responsabilitatea pentru îndeplinirea sarcinilor.

Cum se redactează un ordin de lucru?

Pentru a redacta un ordin de lucru, trebuie să comunicați o serie de informații specifice despre sarcină, când va fi finalizată și cine o realizează. Ordinele de lucru conțin, de obicei, următoarele informații:

• Numele companiei
• Adresa companiei
• Numărul comenzii de lucru
• Descrierea lucrării care urmează să fie efectuată
• Data la care urmează să fie finalizată
• Lucrătorul desemnat pentru sarcină

Cum trebuie să gestionați o comandă de lucru?

Cel mai eficient mod de a gestiona ordinele de lucru este cu un fel de software de gestionare a ordinelor de lucru. Acest software va automatiza generarea de comenzi de lucru folosind un șablon și vă va permite să vizualizați și să gestionați toate comenzile de lucru restante și viitoare dintr-o singură vizualizare în tabloul de bord.

.