Cele patru situații financiare de bază sunt contul de profit și pierdere, situația rezultatului reportat, bilanțul și situația fluxurilor de numerar. Din cauza complexității situației fluxurilor de trezorerie, puteți găsi informații despre această situație într-un post separat. Scopul nostru aici este de a ne face o idee de bază despre ceea ce se regăsește în fiecare declarație și despre scopul fiecărei declarații.
Primul lucru pe care trebuie să-l faceți atunci când începeți orice declarație este titlul. Titlul îi spune cititorului la ce se uită. Titlul pentru toate declarațiile este următorul:
Numele companiei
Numele declarației
Data
Data poate fi un pic mai complicată, dar vom discuta despre aceasta în contextul fiecărei declarații.
Trebuie să întocmiți situațiile financiare într-o anumită ordine:
- Situația veniturilor
- Situația profiturilor reținute
- Bilanțul contabil
- Fluxul de numerar
Motivul pentru aceasta este că veți avea nevoie de informații din declarația anterioară pentru a o completa pe următoarea. Veți vedea fluxul de informații pe măsură ce vom completa un exemplu. Este important să rețineți că veți utiliza fiecare număr din balanța de verificare o singură dată. Odată ce un număr a fost utilizat, acesta nu va mai fi folosit din nou. Observați că nu am scris că, odată ce ați folosit un cont, nu îl veți mai folosi din nou. Există un cont care va fi folosit în două situații diferite. Puteți ghici care dintre ele?
Situația veniturilor
După nume, ar trebui să vă puteți da seama că declarația are legătură cu veniturile. Venitul mă face să mă gândesc la venituri, dar atunci când lucrăm cu întreprinderi, majoritatea dintre noi ne gândim la venit în termeni de profit. Veniturile sunt frumoase, dar, la sfârșitul zilei, cei dintre noi care suntem proprietari de afaceri mici nu ajungem să ne luăm veniturile acasă, deoarece trebuie să plătim cheltuieli. Un alt nume pentru declarația de venituri este declarația de profit și pierdere. Formatul de bază pentru contul de profit și pierdere este: venituri – cheltuieli = venit net.
Contul de profit și pierdere este ca un film care ne spune tot ce s-a întâmplat în afacere pe parcursul anului. Acesta include toate veniturile generate și toate cheltuielile suportate. Ne putem da seama dacă afacerea a împrumutat bani la un moment dat în cursul anului, căutând cheltuielile cu dobânzile. Ne putem da seama dacă întreprinderea deține sau închiriază spațiul pe care îl ocupă, căutând cheltuielile cu chiria. Compania are angajați? Căutați cheltuielile salariale. Contul de profit și pierdere acoperă întreaga perioadă, fie că este vorba de o lună, un trimestru sau un an. Prin urmare, atunci când completați situația veniturilor, data din titlu trebuie să fie Pentru (luna/trimestrul/anul) încheiat la (data). Pentru situațiile financiare generate pentru o perioadă de timp de un an care se încheie la 31 decembrie 2013, data din contul de profit și pierdere ar trebui să fie Pentru anul încheiat la 31 decembrie 2013.
De unde obținem informațiile pentru contul de profit și pierdere? Din balanța de verificare! Îmi place să mă gândesc că balanța de verificare a fost abecedarul pentru pregătirea situațiilor financiare. Iată balanța de verificare utilizată în postul în care se discută despre acestea.
Balanța de verificare este organizată pentru a ne ajuta să pregătim situațiile financiare. Observați că veniturile și cheltuielile sunt enumerate împreună pentru a face pregătirea declarației de venit destul de ușoară.
Observați că în declarația noastră, am enumerat veniturile în partea de sus. Dacă ar exista mai multe conturi de venituri, le-am lista pe toate și apoi am obține veniturile totale, așa cum am făcut pentru cheltuieli. Apoi am folosit formula noastră, venituri – cheltuieli = venit net pentru a completa declarația.
Rețineți că aceasta este o declarație de venit de bază. Există formate mai complicate pentru situația veniturilor, dar aceasta este baza tuturor situațiilor veniturilor.
Situația profiturilor nerepartizate
Situația profiturilor nerepartizate ne ajută să actualizăm soldul din contul de profituri nerepartizate. Veți observa că, prin acest proces, nu am completat nici măcar o singură intrare de jurnal în Rezultatul reportat. Vom folosi rezultatul reportat în intrări atunci când vom discuta despre intrările de închidere. Deoarece nu am introdus nicio intrare în conturile de câștiguri reținute, soldul curent al contului este soldul de anul trecut. Acesta nu a fost încă actualizat pentru a reflecta modificarea din acest an. Situația profiturilor nerepartizate este primul pas în actualizarea acelui sold.
Beneficiile nerepartizate reprezintă suma câștigurilor pe care compania le-a păstrat (reținut) de-a lungul anilor în care compania a fost în afaceri. În fiecare an, compania generează câștiguri, numite și venituri nete. O parte din aceste câștiguri poate fi plătită proprietarilor sub formă de dividende sau distribuiri. Diferența dintre venitul net și distribuțiile către proprietari reprezintă suma care se adaugă la soldul anterior al câștigurilor reținute. Prin urmare, formatul pentru situația câștigurilor reținute este:
Soldul inițial, câștiguri reținute (din balanța de verificare ajustată)
Plus: Venit net
Mai puțin: Venit net: Dividende sau distribuții
Egal la: Soldul final, Rezultatul reportat
Rezultatul net se ia din contul de profit și pierdere, iar dividendele sau distribuțiile se iau din balanța de verificare.
Observați că pe balanța noastră de verificare, elementele de care avem nevoie sunt evidențiate cu albastru. Ne uităm la contul de profit și pierdere care ne spune că venitul nostru net este de 29.800 $. Avem tot ceea ce ne trebuie pentru a completa situația.
Nota: Pentru data din situația rezultatului reportat, folosim „Pentru anul încheiat la 31 decembrie 2013”, deoarece situația veniturilor este implicată în declarație. Situația profiturilor nerepartizate acoperă toate modificările profiturilor nerepartizate pe parcursul anului, la fel ca și contul de profit și pierdere.
Bilanțul
Dacă vă uitați la balanța de verificare, veți observa că singurele conturi pe care nu le-am folosit sunt activele, pasivele și capitalurile proprii. Sperăm că acest lucru vă face să vă gândiți la ecuația contabilă, care spune că Activul = Pasivul + Capitalul propriu. Știm că această ecuație trebuie să se echilibreze întotdeauna. Bilanțul este, în esență, reprezentarea ecuației contabile. Arătăm pe o declarație că activele sunt într-adevăr egale cu pasivele și capitalurile proprii.
În mod diferit de contul de profit și pierdere și de situația profitului nerepartizat, care ne spun povestea anului, bilanțul este o imagine instantanee a soldurilor din ultima zi a anului. Este mai degrabă ca o fotografie decât ca un film. Bilanțul nu ne arată toate fluctuațiile soldurilor pe parcursul anului. Acesta nu ne arată nici măcar soldurile maxime și minime ale anului. Acesta ne arată literalmente doar soldul din ultima zi. Prin urmare, atunci când scriem data pentru titlu, punem doar ultima zi. Pentru exemplul pe care l-am folosit, vom scrie „31 decembrie 2013”. Asta este tot. Nu există „Pentru anul încheiat” aici, deoarece nu este pentru întregul an, ci doar pentru 31 decembrie.
La începutul postării, am afirmat că fiecare extras va necesita ceva din extrasul anterior. De ce avem nevoie din situația câștigurilor nerepartizate? Ce tip de cont este rezultatul reportat? Este un cont de capitaluri proprii, ceea ce înseamnă că trebuie să meargă în bilanț. Am întrebat în prima secțiune dacă ați putea ghici ce cont este folosit în mai multe situații. Răspunsul este Rezultatul reportat, care apare în situația profiturilor reținute și în bilanț. Nu luați soldul profiturilor nerepartizate din balanța de verificare. Folosiți soldul final din situația câștigurilor reținute.
Iată bilanțul nostru de bază:
Observați că ecuația se echilibrează. Suma din Rezultatul reportat este suma din situația rezultatului reportat și nu din balanța de verificare. Acesta este un bilanț de bază, neclasificat. Există unele bilanțuri care prezintă activele pe termen scurt și pe termen lung, datoriile pe termen scurt și pe termen lung și o secțiune separată de capitaluri proprii. Formele mai complexe ale situațiilor vor fi discutate în postările viitoare.
Nota: Dacă bilanțul dumneavoastră nu se echilibrează, iată câteva lucruri pe care trebuie să le verificați:
- Ați folosit doar venituri și cheltuieli în contul de profit și pierdere? Amintiți-vă că puteți trasa o linie deasupra primului dvs. cont de venituri și tot ceea ce se află sub acea linie ar trebui să meargă în contul de profit și pierdere. Numai elementele de sub linie ar trebui să meargă în contul de profit și pierdere.
- Ați scăzut Dividendele/Distribuțiile în situația profiturilor reținute?
- Ați folosit soldul final al profiturilor reținute din bilanțul dumneavoastră?
Câteva alte sfaturi rapide de care să țineți cont atunci când vă pregătiți situațiile.
- Celelalte cheltuieli plătite în avans sunt un activ, nu o cheltuială. Se trec în bilanț!
- Deprecierea cumulată este un contra activ, nu un pasiv. Se scade din activ!
- Câștigul nerealizat este un pasiv, nu un venit. Se trece în bilanț!
Utilizați balanța de verificare ca un ghid. Știți unde să separați conturile și va fi mult mai puțin probabil să faceți o greșeală.
