Cum să-ți faci un program zilnic care să nu-ți ruineze ziua în 5 pași

Când vine vorba de a face un program zilnic, majoritatea oamenilor se încadrează într-una din cele două tabere:

• The Overscheduler: Calendarele lor arată ca o pictură cu degetul a unui copil de grădiniță. Întâlnirile se suprapun peste întâlniri, în timp ce memento-urile pentru evenimente, pauze, sarcini și mai multe întâlniri se declanșează de parcă ar fi ajunul Anului Nou. Zilele lor sunt determinate din momentul în care se trezesc până la rutina de seară.
• Minimalistul: Cunoscut și sub numele de „Visătorul”. Ei au unul sau două evenimente recurente, dar o mulțime de spațiu alb, astfel încât sunt „liberi” (cel puțin pe hârtie) pentru perioade lungi de lucru.

Problema este că ambele abordări sunt teribile din propriile motive.

A fi supraprogramat nu lasă timp pentru inevitabilele sarcini „urgente” care apar. O sarcină durează mai mult decât ați presupus (datorită greșelii planificării) și întreaga dvs. zi este aruncată în haos.

Și minimalistul? Ei pur și simplu și-au descărcat programul într-un alt format – cel mai probabil o listă de lucruri de făcut, o aplicație de programare sau o serie de e-mailuri furioase care întreabă „Unde este asta?”

Adevărul este că un program zilnic bun este un plan pentru o viață de succes. Faptul că știi ce ar trebui să faci (și când) creează un sentiment de scop, sens și concentrare. Vă ajută să evitați amânarea, să rămâneți motivați și să vă gestionați corect timpul.

Din păcate, puțini dintre noi au un control total asupra zilelor noastre. În schimb, aveți nevoie de ceva flexibil. Aveți nevoie de un șablon de program zilnic.

În acest ghid, vom acoperi modul în care cei mai de succes fondatori, creativi și gânditori profunzi folosesc o abordare cu șablon a zilei lor pentru a rămâne concentrați, organizați și productivi (și cum puteți face același lucru cu ziua dumneavoastră!)

Cum să-ți faci un program zilnic eficient în 5 pași

1. Începeți ziua cu cea mai importantă muncă
2. Hașează-ți programul zilnic perfect în funcție de „curba productivității” tale personale

.

3. Utilizați „blocarea timpului” pentru a trece de la a fi reactiv la a fi în controlul timpului dumneavoastră
4. Setați-vă disponibilitatea la minimul pe care îl puteți (10-15 minute)
5. Să vă urmați fluxul (atât al sarcinilor cât și al energiei)
6. BONUS: Faceți un audit regulat al calendarului pentru a elimina timpul mort

Sunteți gata să preluați cu adevărat controlul asupra timpului dumneavoastră? RescueTime este cel mai puternic instrument de urmărire a timpului și de productivitate din lume. Aflați cum vă poate ajuta și înregistrați-vă gratuit astăzi!

Începeți-vă ziua cu cea mai importantă muncă

Cei mai de succes oameni își fac în mod constant munca cea mai importantă mai întâi.

Acest lucru ar putea însemna să „înghită o broască” (adică să elimine cea mai dificilă sarcină din calea ta) sau să își rezerve timp pentru munca semnificativă înainte de orice altceva. Ceea ce nu fac, este să înceapă ziua cu distrageri, declanșatori emoționali și stres (de exemplu, e-mail, social media și Slack).

Cum explică fondatorul Farnam Street, Shane Parrish:

„Dacă m-aș trezi dimineața și primul lucru pe care l-aș face ar fi să verific e-mailul, le-aș permite altora să îmi dicteze prioritățile zilei.”

Există o tonă de exemple grozave ale acestui lucru în practică, dar unul dintre preferatele mele vine de la fondatorul și academicianul Kevin Taylor, care stabilește zilnic, în mod recurent, blocuri de timp pentru a scrie dimineața:

Așa cum explică Taylor:

„Dacă sunteți ca majoritatea, vă programați mai întâi ceea ce alții cer de la voi și abia mai târziu căutați spații libere în calendar în care ați putea „încadra” ceea ce este important pentru voi. (Noroc să găsești timp de concentrare în acest tip de calendar ‘proiectat reactiv’.)

„În schimb, întoarceți paradigma programând mai întâi ceea ce este important pentru dvs.”

Stabilirea unui angajament recurent față de dvs. la prima oră a dimineții vă începe ziua cu intenția corectă și vă asigură că, indiferent de ce se întâmplă în continuare, ați făcut ceva semnificativ.

Dar poate chiar mai important, acesta este, de obicei, cel mai eficient moment al zilei tale. Pentru cei mai mulți oameni, energia lor este în mod natural mai mare dimineața și există mai puține distrageri, ceea ce înseamnă că puteți săpa cu adevărat în munca importantă.

Potrivit lui Alex Pang, autorul cărții Rest: Why You Get More Done When You Work Less:

„Două ore în care puteți intra cu adevărat în problemă generează soluții care vor fi mai bune decât dacă ați petrece 10 ore întrerupte de întâlniri și sărituri pe canalele Slack.”

Realizarea unui astfel de progres are un efect de domino al motivației și productivității care vă poartă pe tot restul zilei.

Dacă doriți un instrument care să vă ajute să vă angajați în acest timp, încercați integrarea RescueTime Calendar. Pur și simplu adăugați #focustime la titlul blocului dvs. de dimineață din șablonul de program zilnic și toate site-urile care vă distrag atenția (cum ar fi social media, știri și divertisment) vor fi blocate pe durata acestuia.

În sfârșit, nu trebuie să știți întotdeauna exact ce veți face în acest timp. Este suficient doar să vă dedicați cele mai bune ore unei munci semnificative.

Cartează-ți programul zilnic perfect în funcție de „curba productivității” tale personale

Motivul pentru care cei mai mulți oameni de succes își dedică primele ore ale zilei muncii semnificative este acela că acela este momentul în care nivelul lor de energie este cel mai ridicat. Cu toate acestea, cu puțină muncă, puteți folosi aceeași abordare pentru a potrivi restul șablonului de program zilnic cu nivelurile dvs. de energie.

Toți trecem prin fluxuri și refluxuri de energie pe parcursul zilei datorită a ceva numit Ritmul nostru circadian. Acesta este un ceas intern care ne trimite mintea și corpul prin momente de vigilență și somnolență.

Cheia pentru un șablon de succes al programului zilnic este să vă potriviți nivelurile de energie cu tipul de muncă pe care îl faceți.

Când energia noastră este scăzută, suntem mai puțin creativi, ne este mai greu să luăm decizii și ne lăsăm mai ușor stresați și copleșiți. Pe de altă parte, studiile arată că suntem cu până la 500% mai productivi atunci când energia noastră este ridicată și putem intra într-o stare de flux.

Atunci, cum descoperiți când nivelurile dvs. de energie sunt în mod natural mai ridicate și mai scăzute pe parcursul zilei?

Experimentați cu ritmul dvs. circadian

Majoritatea oamenilor urmează un ritm circadian similar pe parcursul zilei.

După ce ne trezim și ieșim din inerția somnului, nivelul nostru de energie începe să crească în mod natural. În jurul orei 10 dimineața am atins nivelul maxim de concentrare, care merge până la o scădere naturală de energie de după prânz, între orele 1-3 pm.

După-amiaza, nivelul nostru de energie crește din nou până când scade din nou undeva între orele 9-11 pm, când majoritatea dintre noi mergem la culcare.

Așa că, de exemplu, ați putea crea un model de program zilnic care să urmeze acest model:

• Lucru cu energie ridicată până în jurul prânzului
• Convorbiri, întâlniri și e-mailuri de la 1-3
• Timp liber pentru sarcini urgente sau mai multe întâlniri până la sfârșitul zilei

Este un început destul de bun, dar ce se întâmplă dacă nu funcționează pentru dvs. sau dacă doriți să fiți mai precis?

Utilizați datele dvs. personale de productivitate pentru a vă trasa „Curba productivității”

În loc să vă bazați pe auto-raportare sau pe urmărirea stării de spirit, este mult mai ușor (și mai precis) să folosiți un instrument de urmărire a timpului, cum ar fi RescueTime, pentru a colecta automat datele pentru dvs.

După ce ați adunat câteva date, tabloul de bord RescueTime vă va arăta pe ce aplicații, instrumente, site-uri web și proiecte vă petreceți timpul, când sunteți productiv (sau distras), precum și tendințele în activitățile dvs. și multe altele.

Pentru cazul nostru de utilizare, raportul privind tendințele productivității pe o săptămână va arăta când este cel mai probabil să fiți productiv vs. distras într-o anumită zi. Acesta se află la Reports > Productivity > Time of Day.

Urmărind acest raport, obținem o tendință zilnică clară de productivitate și distragere a atenției, astfel încât să putem crea un șablon de program zilnic care să se potrivească:

• Timp concentrat, cu capul în jos în timpul orelor de vârf
• Întâlniri, convorbiri și e-mailuri atunci când nivelul de energie este scăzut
• Răgazuri atunci când este cel mai probabil să vă loviți de o criză

În esență, treceți de la programarea zilei în funcție de timp la programarea ei în funcție de energie.

(Consultați aici ghidul nostru complet despre cum să vă găsiți orele cele mai productive!)

Utilizați „blocarea timpului” pentru a trece de la a fi reactiv la a deține controlul asupra timpului dvs.

Aceasta nu este același lucru cu programul zilnic al The Overscheduler, care își umple zilele cu prioritățile altora. În schimb, acesta este un șablon al momentului în care sunteți cel mai potrivit pentru a face anumite tipuri de muncă.

Un exemplu de acest tip de șablon de program zilnic în practică este ceea ce designerul Jessica Hische numește „Ultraschedule”:

Acest șablon de program zilnic este ca un schelet pe care vă construiți săptămâna. Și dacă îl potrivești cu curba productivității tale zilnice, știi că ești cât se poate de productiv cu timpul tău.

Pentru Hische, acest lucru a însemnat să păstreze ziua de luni ca „Ziua Administrației” pentru apeluri și întâlniri obișnuite, în timp ce își rezervă timp miercurea și vinerea pentru „Muncă analogică”:

„Există momente programate în care mă pot cufunda complet în e-mail, iar pentru restul zilei mă forțez să îl ignor. Mai presus de toate, există blocuri de timp programate în care wifi-ul meu va fi oprit.”

Una dintre cele mai bune părți ale acestei abordări este că vă ajută să vă vizualizați ziua de lucru ideală – o abilitate importantă pe care puțini dintre noi o practică, potrivit autorului Ryan Holiday:

„Atât de mulți oameni au obiective mari pentru viitor. Cred că este mai bine să știi cum arată ziua ta perfectă. Apoi poți să te întrebi cu fiecare oportunitate și alegere: Asta mă apropie sau mă îndepărtează?”

Impactul nu este doar faptul că știi ce ar trebui să faci, ci că te ajută să spui nu lucrurilor care te îndepărtează de ziua ta ideală. După cum explică designerul Brad Frost:

„Acceptarea unei invitații la o întâlnire necesită să îmi iau timp de la altceva, iar acum acest lucru este de fapt vizualizat.”

Puteți folosi o tehnică numită Time Blocking pentru a vă crea propriul șablon de program zilnic ca acesta. Consultați ghidul nostru pas cu pas aici.

Stabilește-ți disponibilitatea la minimul pe care îl poți (10-15 minute)

Cu șablonul tău semnificativ de dimineață și de program zilnic setat și adaptat la curba ta de productivitate, următoarea întrebare este: Cum te încadrezi în inevitabilele sarcini, programări, întâlniri și responsabilități care se strecoară și îți dau peste cap programul zilnic?

Un program zilnic ideal îți protejează timpul. Pentru vicepreședintele de produs al Facebook, Fidji Simo, acest lucru înseamnă schimbarea orei implicite pentru întâlniri la minimul posibil:

„Mulți oameni nu verifică pentru a-și da seama cât timp ar trebui alocat în mod realist pentru ceva. Ei pur și simplu aleg implicit 30 de minute pentru o conversație mică și 60 de minute pentru o conversație mai mare. Acest lucru contribuie la faptul că calendarele arată ca brânza elvețiană.”

În schimb, Simo stabilește timpul minim pentru întâlniri la 10-15 minute (Elon Musk este celebru pentru faptul că își împarte întreaga zi în bucăți de 5 minute). În acest fel, depinde de persoana care programează întâlnirea să solicite mai mult timp dacă simte că are nevoie de el.

Aceasta vă face atât pe dumneavoastră, cât și pe organizatorul întâlnirii responsabili pentru a decide de cât timp aveți cu adevărat nevoie. (Ceea ce este un loc minunat de unde să începem atunci când rezolvăm obsesia noastră pentru întâlniri).

Simo recomandă, de asemenea, stabilirea unor tampoane în jurul orelor de întâlnire, precum și rezervarea de sloturi deschise intenționat în ziua dumneavoastră pentru surprize de ultim moment. În acest fel, nu sunteți naiv în ceea ce privește distragerile cu care vă veți confrunta.

În Google Calendar (precum și în multe alte aplicații Calendar) puteți chiar să modificați durata implicită a întâlnirilor și să adăugați tampoane automate.

O zi eficientă nu este guvernată de tirania ședinței de 60 de minute. După cum explică Simo:

„Sunt cel mai concentrat atunci când îmi stabilesc singur agenda față de atunci când îi las pe alții să-mi stabilească agenda.”

Să-ți urmezi fluxul (atât de sarcini, cât și de energie)

Când este făcut corect, programul tău zilnic ar trebui să-ți dea avânt, nu să ți-l ia.

Cu toate acestea, uităm adesea să ne gândim la starea noastră de spirit atunci când programăm întâlniri, evenimente sau sarcini. Cu toate acestea, gândiți-vă la saltul cognitiv de care este nevoie pentru a trece de la un exercițiu de gândire profundă, cum ar fi codificarea unei noi caracteristici, la convorbiri zilnice de recuperare.

Potrivit Asociației Americane de Psihologie, recuperarea de la schimbarea sarcinilor de acest fel poate ocupa aproape 40% din timpul nostru productiv.

În timp ce am vorbit deja despre importanța protejării fluxului dvs. de energie (și a potrivirii sarcinilor potrivite cu nivelurile dvs. de energie), trebuie, de asemenea, să fiți conștient de fluxul de sarcini.

Creierul nostru are nevoie de timp pentru a intra în fluxul unei sarcini. Dar, odată ce sunt încălzite, este mai ușor să continui și să rămâi motivat.

Pentru autorul Paul Jarvis, acest lucru înseamnă să își „împartă” ziua pe activități. O după-amiază ar putea fi dedicată doar scrisului, în timp ce o dimineață ar putea fi dedicată asistenței pentru clienți.

„Cu cât vă puteți concentra mai mult timp pe un singur tip de sarcină, cu atât mai repede o puteți duce la bun sfârșit. Așadar, gruparea tuturor scrierilor pe care trebuie să le fac într-o dimineață înseamnă că pot scrie 5-6 articole dintr-o singură lovitură.”

Acesta este, de asemenea, ceea ce Paul Graham de la Y Combinator numește „Maker Time” – întinderile lungi de timp necesare pentru a lucra la sarcini solicitante din punct de vedere cognitiv, cum ar fi scrierea sau codificarea (față de Manager Time, care este fragmentat în segmente scurte).

În timp ce vă completați șablonul de program zilnic cu sarcinile și to-dos, încercați să grupați sarcinile similare. Iar când vine momentul să faceți efectiv munca, asigurați-vă că sunteți concentrat și fără distrageri.

Există o mulțime de instrumente care vă pot ajuta să vă sprijiniți fluxul de sarcini. Autorul Săptămânii de lucru de patru ore, Tim Ferriss, își are telefonul în modul avion 80% din timp. În timp ce funcția FocusTime de la RescueTime poate bloca site-urile și notificările care vă distrag atenția pentru a nu vă deraia.

Personal, îmi place să folosesc FocusTime pentru sesiunile Pomodoro, în care lucrez intens timp de 25-30 de minute și apoi iau o scurtă pauză.

BONUS: Faceți un audit regulat al calendarului pentru a elimina timpul mort

În cele din urmă, acest șablon de program zilnic nu înseamnă nimic dacă calendarul dvs. este deja plin de întâlniri și sarcini recurente.

Majoritatea oamenilor își folosesc calendarul ca un instrument orientat spre viitor pentru a planifica ceea ce urmează. Dar este, de asemenea, un instrument excelent pentru reflecție. Un audit al calendarului este un exercițiu simplu prin care treceți în revistă și verificați obligațiile din trecut.

La fiecare trei luni, Fidji Simo, vicepreședintele de produs al Facebook, face un audit al calendarului pentru a afla:

• Timpurile pe care le-a petrecut pentru fiecare proiect
• Cum a fost împărțit timpul petrecut la întâlniri cu lideri individuali față de întâlniri mari
• Procentul de timp pe care l-a petrecut la recrutare față de cel petrecut la management și construcție

Cu aceste date în mână, ea poate vedea dacă timpul petrecut se potrivește cu intențiile sale. Iar dacă nu, ea se ajustează.

„Toate celelalte lucruri din calendarul meu erau mai puțin importante, dar îmi luau mai mult timp din motive moștenite.”

„Erau întâlniri recurente care nu mai necesitau prezența mea, întâlniri pentru a lua decizii pe subiecte mai puțin importante, etc.”

Integrarea RescueTime Calendar vă oferă informații rapide despre timpul pe care îl petreceți lucrând în fiecare zi, timpul total al întâlnirilor, productivitatea dvs. medie și dacă v-ați atins sau nu obiectivele zilnice.

Uitați-vă chiar acum la programul dvs. săptămânal sau lunar. Câte dintre acele întâlniri recurente ar putea fi scurtate sau desființate?

Ajustați angajamentele dvs. de timp cu obiectivele dvs.?

Dacă nu, este timpul să luați acele ore înapoi.

În cele din urmă, păstrați toate angajamentele de timp într-un singur loc

Ar putea părea o idee bună să vă separați calendarul personal de cel profesional, dar acest lucru nu face decât să vă creeze probleme atunci când angajamentele se suprapun. În schimb, folosiți coduri de culori pentru a diferenția activitățile sau creați un calendar „șablon” diferit pentru a păstra lucrurile curate.

Vă puteți gândi la calendarul dvs. ca la un borcan mare și gol. Fiecare sarcină pe care o adăugați – fie ea personală sau profesională – umple spațiul. Și, deși s-ar putea să atribuiți diferite niveluri de importanță sarcinilor, calendarul dvs. nu o face.

O oră este o oră, indiferent pe ce o cheltuiți.

Sunteți gata să preluați cu adevărat controlul asupra timpului dumneavoastră? RescueTime este cel mai puternic instrument de urmărire a timpului și de productivitate din lume. Aflați cum vă poate ajuta și înregistrați-vă gratuit astăzi!