Când două sau mai multe persoane se întâlnesc cu scopul de a ajunge la un consens, există șanse ca acestea să își asume diferite roluri în acest proces. Această interacțiune între indivizi și grup constituie o bază importantă pentru dinamica grupului.
În cadrul reuniunilor, terenul de joc nu este egal. Participanții la reuniuni sunt adesea influențați de alte persoane din grup. Liderii puternici, participanții cu prejudecăți personale (inclusiv diferențele culturale) , și personalitățile persuasive pot constrânge individul sau grupul și pot afecta rezultatul reuniunii.
Rolurile jucate în cadrul reuniunilor
Dacă membrii grupului sunt coezivi în gândire, concentrați pe promovarea obiectivelor reuniunii, atunci totul este bine. Cu toate acestea, nu toată lumea joacă după reguli. În calitate de conducător de ședință, este util să cunoașteți gama de roluri întâlnite în ședințe și să recunoașteți actorii care le îndeplinesc.
Roluri de menținere
Acțiunile participanților la ședință cu roluri de menținere au rolul de a crea o atmosferă de susținere, deseori necesară dacă apar tensiuni – posibil din cauza unui dezacord nerezolvat.
- Susținător, adesea exprimat prin comentarii de susținere, cum ar fi „Mary, este o idee excelentă” sau „Văd că Marketingul și Vânzările sunt de acord cu cel puțin trei din cele patru puncte aflate în discuție”, care pot atenua tensiunea.
- Portar, cineva care poate interveni dacă cineva monopolizează conversația sau dacă cineva este prea timid pentru a vorbi și are nevoie de un imbold. S-ar putea ca regulile de bază ale ședinței, sau cel puțin cele pertinente pentru problema în cauză, să trebuiască să fie reafirmate.
Roluri de sarcină
Acțiunile participanților la ședință cu roluri de sarcină ajută la desfășurarea ședinței.
- Inițiator, care sugerează o acțiune – o sarcină sau un obiectiv – pe măsură ce începe ședința sau atunci când ședința se află într-o perioadă de acalmie și are nevoie de un impuls.
- Căutător de informații / opinii, care se concentrează pe solicitarea de fapte, idei sau opinii de la participanți.
- Verificator de consens, verificând dacă grupul are nevoie de mai multe discuții înainte de a trece la etapa următoare.
- Clarificator, verificând dacă participanții au nevoie de o mai bună înțelegere a unei anumite chestiuni sau prezentări.
- Rezumator, rezumând dezbaterile de până atunci, pentru a se asigura că toată lumea este pe aceeași lungime de undă.
- Dominator, punând prea multe întrebări (în dezechilibru cu fluxul general al reuniunii) și/sau pur și simplu se lungesc la microfon.
- Necentrat, împiedicând procesul prin faptul că nu sunt pe deplin prezenți, neparticipând (asemănător cu faptul că doar jumătate din populația unui stat votează asupra unei probleme – ceea ce duce la o reprezentare distorsionată).
- Degradator, atacând alți participanți sau punctul lor de vedere. Creând tensiune, dizolvând încrederea și dorința de a lucra împreună.
- Încăpățânat, necooperant, blochează mersul înainte.
- Distractor, purtând conversații secundare care nu numai că perturbă ședința pentru ceilalți, dar îi îndepărtează pe cei care distrag atenția de la participarea activă cu grupul.
Roluri care împiedică
Acțiunile participanților la reuniune cu roluri care împiedică sunt în detrimentul progresului reuniunii. Tuturor le-ar fi mai bine fără ei.
Identificați rolurile pentru a echilibra grupul
O modalitate excelentă de a vă face o idee despre dinamica grupului este să asistați la o ședință la care nu participați activ. Va deveni clar cine face cu ușurință un pas în față, cine stă în spate, cine întrerupe. Anumite trăsături de personalitate vor ieși la iveală, cum ar fi încrederea și nerăbdarea, încă de la început.
Prin observarea tipurilor de participanți, precum și a traiectoriei generale a discuției, se va descoperi rapid modul în care o reuniune de grup poate fi influențată de factori de personalitate care ar trebui recunoscuți și abordați ca parte a celor mai bune practici în materie de reuniuni.
.
