Aceasta a fost o întrebare atunci când Office 365 Groups a apărut în lume în urmă cu câțiva ani și rămâne în continuare MAREA întrebare până în prezent. Când aveți nevoie să creați doar un site SharePoint și când trebuie să optați pentru un site de grup Office 365 Group Site cu toate facilitățile care îl însoțesc?
În primul rând, permiteți-mi să explic diferența dintre un site SharePoint obișnuit și un grup Office 365 Group. Apoi voi oferi câteva orientări/argumente pentru fiecare opțiune. Sperăm că acest lucru vă va ajuta să rezolvați dezbaterea „Grupuri Office 365 sau Site-uri SharePoint Team”.
Am avut acest lucru pentru totdeauna în SharePoint. Până când a apărut Office 365 Groups, acesta a fost singurul loc pe care îl puteam crea și avea pentru colaborare. Site-urile au fost folosite pentru gestionarea documentelor, dar puteai să le condimentezi și cu alte părți web (listă de sarcini, calendar, etc.). În ultimul an, un site SharePoint clasic a primit un plus de dragoste și o renaștere cu o experiență modernă a paginilor. Așadar, chiar dacă Intranet-ul dumneavoastră este plin de aceste site-uri clasice, le puteți converti cu ușurință la experiența paginilor moderne.
Exemplu de pagină SharePoint clasică
Exemplu de pagină SharePoint modernă
Office 365 Group
Office 365 Group, așa cum am documentat anterior, este în esență un grup de securitate/apartenență legat de diverse instrumente și aplicații Office 365.
Iată ce obțineți ca parte a unui Office 365 Group atunci când creați unul:
- Email Distribution List (Outlook)
- Group Calendar (Outlook)
- Notă…taking tool (OneNote)
- Instrument de gestionare a sarcinilor (Planner)
- Instrument de chat (MS Teams) – a se vedea o notă mai jos
- SharePoint Site Collection (SharePoint)
NOTA: O echipă MS Team (aplicație/instrument de chat) nu este creată automat atunci când creați un grup Office 365. Trebuie să îl conectați/creați manual după ce este creat un Grup Office 365. Este creat automat doar atunci când creați o nouă echipă din MS Teams.
Acum, cu un grup Office 365, site-ul SharePoint este doar o mică piesă din puzzle. Toate aceste instrumente lucrează mână în mână și sunt bine integrate. De exemplu, atunci când faceți schimb de fișiere în MS Teams, acestea sunt stocate într-o bibliotecă de documente localizată în SharePoint (cu un dosar creat automat pentru fiecare canal din cadrul unei echipe).
Acum, revenind la întrebare, când folosiți un site SharePoint și când folosiți un Grup Office 365? Uite, depinde de persoana cu care vorbești – nu există un răspuns corect sau greșit aici. Am unii clienți care creează doar grupuri Office 365 (pentru fiecare departament sau proiect). Cred în continuare că și site-urile „obișnuite” (cele care nu sunt conectate la Grupurile Office 365) își au locul lor. De exemplu, să spunem că departamentul de resurse umane trebuie să creeze un site pentru angajați pentru a stoca politici, formulare etc. Aici chiar nu este nevoie de o componentă socială, cum ar fi Planner sau Teams, așa că un site vechi și bun ar fi suficient.
Pe de altă parte, dacă aveți nevoie să gestionați un proiect, un Grup Office 365 s-ar putea dovedi a fi o alternativă mai bună, deoarece pe lângă stocarea fișierelor primiți o listă de distribuție a e-mailurilor, un instrument de sarcini etc. – în cazul în care proiectul dvs. va avea nevoie de acestea.
Utilizați Office 365 Groups dacă….
- Vreți o colaborare rapidă și ușoară
- Vreți să aveți posibilitatea de a avea spații de întâlnire informale
- Aveți mini-proiecte scurte
- Nu doriți să fiți împovărat de gestionarea site-urilor de echipă SharePoint
- Aveți nevoie doar de un loc unde să partajați documente, link-uri, imagini și nu aveți nevoie de instrumente de colaborare socială
Iată un videoclip pe care l-am creat și eu pe această temă.
