Funcții și audiență
Scurtă de la „memorandum”, o notă este un tip de document folosit pentru a comunica cu alte persoane din aceeași organizație. Memos (sau memorandumuri) sunt utilizate de obicei pentru mesaje destul de scurte, de o pagină sau mai puțin, dar rapoartele informale de mai multe pagini pot, de asemenea, să utilizeze formatul memo.
Format
Memo-urile se disting printr-un antet care include liniile DATE, TO, FROM și SUBJECT. Alte linii, cum ar fi CC sau BCC, pot fi adăugate după cum este necesar. O linie RE („Reference”) poate fi folosită în loc de SUBJECT, dar această utilizare este din ce în ce mai rară, deoarece „RE” este adesea confundat cu „Reply” (răspuns) din cauza utilizării sale în e-mail.
- DATE: Enumeră data la care este distribuit memo-ul.
- TO: Enumerați numele destinatarilor memo-ului. În cazul în care există mai mulți destinatari, este acceptabil să se folosească un nume de grup, cum ar fi „Toți angajații” sau „Membrii Comitetului de personal.”
- FROM: Enumerați numele și funcția autorului (autorilor).
- SUBiect: Gândiți-vă la linia SUBJECT ca la un titlu pentru memo. Asigurați-vă că este specific, astfel încât cititorii să poată identifica imediat subiectul.
Aceste rubrici pot fi scrise cu spațiere dublă sau simplă, iar linia SUBIECT este adesea scrisă cu majuscule. În plus, ordinea articolelor poate varia. Multe organizații au propriile preferințe de stil cu privire la aceste aspecte. În caz contrar, ordinea enumerată mai sus, cu spațiere dublă, este cea mai frecventă.
Textul notelor de serviciu folosește de obicei formatul bloc, cu linii cu spațiere simplă, un spațiu suplimentar între paragrafe și fără liniuțe pentru paragrafele noi. Cu toate acestea, dacă un raport care folosește formatul memo se întinde pe câteva pagini, se poate folosi spațierea dublă pentru a-i îmbunătăți lizibilitatea.
Organizare
Formele de comunicare profesională sunt organizate în conformitate cu una dintre cele două strategii: Directă și indirectă.
- Strategia de organizare directă prezintă scopul documentului în primul paragraf (uneori prima propoziție) și oferă detalii de susținere în corpul documentului.
- Strategia de organizare indirectă se deschide cu detalii relevante, care atrag atenția și care nu enunță direct scopul documentului. Scopul este dezvăluit în corpul mesajului, de obicei intercalat între detaliile de susținere.
Abordarea directă este folosită pentru știri bune sau comunicare de rutină; abordarea indirectă este folosită pentru mesaje persuasive, de vânzări sau de știri proaste.
Un scop declarat direct este binevenit în mesajele de știri bune sau de rutină, dar ar putea fi privit ca fiind abrupt sau insensibil într-un mesaj de știri proaste sau persuasiv. Atunci când audiența nu este receptivă la mesaj, cel mai bine este să se ajungă treptat la scop.
În ambele tipuri de organizare, informațiile de acțiune (cum ar fi termenele limită sau informațiile de contact) sau o declarație de încheiere curtenitoare se plasează în ultimul paragraf.
| Strategie de organizare | Definiție | Tip de document |
Contenit |
|||
| Introducere | Corp | Concluzie | ||||
| Direct | Scriitorul ajunge rapid la scop, uneori în prima propoziție. | Utilizat pentru vești bune sau comunicare de rutină (publicul este receptiv sau neutru) | Scopul | Detalii | Informații de acțiune sau încheiere curtenitoare | |
| Indirectă | Scriitorul ajunge treptat la scop, care este enunțat în corp. | Utilizat pentru mesaje negative, persuasive sau de vânzare (publicul nu este receptiv) | Declarații relevante, care atrag atenția | Declarația scopului este intercalată de detalii. | Informații de acțiune sau încheiere curtenitoare | |
Eșantion de memo direct
Eșantion de memo indirect
Stil și ton
În timp ce rapoartele memo și memo-urile politice sunt exemple de documente care au un ton mai formal, majoritatea memo-urilor vor avea un stil conversațional – ușor informal, dar totuși profesional. Audiența memo-urilor sunt cei cu care lucrează scriitorul, astfel încât stilul de redactare presupune, de obicei, o relație cu aceștia (și, prin urmare, o anumită lipsă de formalitate); țineți cont doar de faptul că relația este una profesională, astfel încât redactarea trebuie să reflecte acest lucru. În plus, la fel ca în cazul tuturor documentelor de la locul de muncă, publicul poate conține o varietate de cititori, iar stilul și tonul trebuie să fie adecvate pentru toate nivelurile lor tehnice și de autoritate.
| Prea informal | Prea formal, cu un sunet stufos, plin de cuvinte | Echilibru adecvat |
| Bună ziua, tuturor. Sper că ați avut un weekend minunat. Știți acele premii pe care le acordăm din când în când? A sosit din nou timpul pentru ele! | Misiunea Variety Craft Supplies este de a oferi clienților consumabile de calitate la prețuri accesibile, cu servicii excelente pentru clienți. Un serviciu excelent pentru clienți include cunoașterea cunoștințelor despre consumabile, dar merge și dincolo de asta. Este vorba de a avea atitudinea corectă în ceea ce privește ajutarea clienților. Este timpul să-i recompensăm pe angajații care au o perspectivă orientată spre client. |
În deschiderea directă și concisă se precizează scopul memo-ului. Vă rugăm să trimiteți nominalizările pentru premiul trimestrial de excelență pentru serviciul clienți până la 8 aprilie. Ajutați-ne să identificăm angajații extraordinari! |
Situații comune de redactare a memo-urilor
Memo-urile sunt folosite într-o varietate de situații de comunicare la locul de muncă, de la documentarea procedurilor și politicilor până la simple anunțuri. Mai jos sunt prezentate câteva tipuri comune de memo:
- Politici (modificări și noutăți)
- Instrucțiuni
- Proceduri
- Anunțuri
- Raporte de călătorie
Mediu de distribuire
Memo-urile pot fi distribuite manual prin intermediul suportului tipărit în organizațiile în care nu toți angajații au acces la e-mail. Organizațiile care au acces la e-mail pot distribui memo-uri ca atașamente la e-mail.
În organizațiile în care e-mail-ul ajunge la fiecare angajat (sau la fiecare angajat din audiența memo-ului), redactorii trebuie să stabilească dacă să trimită un memo sau un mesaj de e-mail pentru a transmite informațiile lor. În astfel de cazuri, scriitorii trebuie să ia în considerare trei factori: natura mesajului, profunzimea/numărul detaliilor sale și probabilitatea ca acesta să fie tipărit pentru a fi consultat mai ușor. Aceste tipuri de mesaje ar trebui redactate în format memo și atașate la un mesaj de e-mail pentru o distribuire rapidă (și ecologică):
- Mesaje care au o aură oficială, cum ar fi politici noi sau revizuiri de politici.
- Mesaje care conțin multe detalii (cum ar fi instrucțiuni privind modul de calibrare a unui utilaj complicat).
- Mesaje care necesită o referință departe de un computer (necesitând o copie tipărită). Copiile tipărite ale e-mailurilor folosesc, în general, un tip mic, dificil de citit.
*Câteva articole sunt utilizate în mai multe genuri și discipline.
