Completarea formularului I-9, Verificarea eligibilității la angajare, necesită colectarea de informații personale despre angajați. Angajatorii ar trebui să țină cont de acest lucru atunci când stabilesc cum să păstreze și să stocheze formularul I-9 completat și orice documentație corespunzătoare, astfel încât informațiile personale să nu ajungă în mâini greșite. Ar trebui să păstrați Formularul I-9 completat și orice documentație corespunzătoare, cum ar fi copii ale documentelor, într-un mod care să se potrivească nevoilor dvs. de afaceri și cerinței de a pune Formularul I-9 la dispoziție pentru inspecție. Nu trimiteți prin poștă Formularele I-9 către USCIS sau U.S. Immigration and Customs Enforcement.
Cum să păstrați Formularul I-9:
- La fața locului sau la o unitate de depozitare externă
- Într-un singur format sau într-o combinație de formate, cum ar fi:
- hârtie
- microfilme sau microfișe
- electronice
Ofițerii Departamentului pentru Securitate Internă, angajații Secției pentru drepturile imigranților și ale angajaților (IER) din cadrul Departamentului de Justiție și angajații Departamentului Muncii pot solicita să inspecteze aceste formulare.
Nu contează cum alegeți să păstrați Formularul I-9, trebuie să le puteți prezenta funcționarilor guvernamentali pentru inspecție în termen de 3 zile lucrătoare de la data la care formularele au fost solicitate.
Formularul I-9 conține informații personale despre angajați. Atunci când stocați aceste formulare (indiferent de formatul pe care îl alegeți), USCIS recomandă ca angajatorii să asigure măsuri de protecție adecvate pentru a proteja informațiile angajaților.
Stocarea Formularului I-9 original pe suport de hârtie
Angajatorii care aleg să păstreze copii pe suport de hârtie ale documentelor pe care le prezintă angajații lor le pot stoca împreună cu Formularul I-9 al angajatului sau cu dosarele angajaților. Cu toate acestea, USCIS recomandă ca angajatorii să păstreze Formularul I-9 separat de dosarele personalului pentru a facilita o cerere de inspecție.
Stocarea Formularului I-9 pe microfilm sau microfișă
Emploratorii pot păstra copii ale Formularului I-9 original, semnat, pe microfilm sau microfișă. Selectați o peliculă care să păstreze imaginea și să permită accesul și utilizarea acesteia pe întreaga perioadă de păstrare.
Microfilmul sau microfișa trebuie:
- Să prezinte un grad ridicat de lizibilitate și lizibilitate atunci când este afișat pe un cititor (vizor) sau reprodus pe hârtie; și
- Include un index detaliat al tuturor datelor, astfel încât orice înregistrare particulară să poată fi accesată imediat.
Dacă un ofițer notifică un angajator cu privire la o inspecție, angajatorul trebuie să furnizeze microfilmul sau microfișa și un cititor-imprimantă care:
- Aprovizionează elemente de siguranță;
- Este în stare curată, întreținută corespunzător și în stare bună de funcționare; și
- Este capabilă să afișeze și să imprime o pagină completă de informații.
După ce angajatorii au păstrat un formular I-9 pe microfilme sau microfișe, aceștia pot distruge originalele pe hârtie.
Stocarea formularului I-9 în format electronic
Angajatorii pot utiliza un sistem pe hârtie, un sistem electronic sau o combinație de sisteme pe hârtie și electronice pentru a stoca formularul I-9. Un sistem de stocare electronică trebuie:
- Include controale pentru a asigura integritatea, acuratețea și fiabilitatea sistemului de stocare a generațiilor electronice.
- Include controale pentru a detecta și preveni crearea neautorizată sau accidentală, adăugarea, modificarea, ștergerea sau deteriorarea neautorizată sau accidentală a unui formular I-9 stocat electronic, inclusiv a semnăturii electronice, dacă este utilizată.
- Includeți controale pentru a asigura o pistă de audit, astfel încât orice modificare sau schimbare a formularului de la crearea sa să fie stocată electronic și să poată fi accesată de o agenție guvernamentală corespunzătoare care inspectează formularele.
- Includ un program de inspecție și de asigurare a calității care evaluează în mod regulat sistemul de generare sau de stocare electronică și include verificări periodice ale Formularului I-9 stocat electronic, inclusiv semnătura electronică, dacă este utilizată.
- Includ un index detaliat al tuturor datelor, astfel încât orice înregistrare particulară să poată fi accesată imediat.
- Produc un grad ridicat de lizibilitate și lizibilitate atunci când sunt afișate pe un terminal de afișare video sau reproduse pe hârtie.
.
