Resurse umane

De ce este necesară verificarea antecedentelor înainte de angajare la Universitatea din Oregon?

Universitatea efectuează verificări ale antecedentelor legate de locul de muncă înainte de angajare pentru a asigura un mediu de lucru sigur și securizat, în care facultatea, personalul, studenții, resursele și bunurile universității sunt protejate, protejând în același timp integritatea și confidențialitatea informațiilor colectate în timpul evaluării.

Pot începe să lucrez înainte de finalizarea verificării antecedentelor mele?

Verificările antecedentelor trebuie finalizate înainte de prima zi de angajare sau de angajare în cadrul universității. Orice excepție de la această practică trebuie să fie aprobată de unitatea de achiziție a talentelor din cadrul Biroului de resurse umane.

Ce posturi necesită o verificare a antecedentelor la Universitatea din Oregon?

Politica universității și acordurile de negociere colectivă prevăd că posturile vor fi desemnate ca fiind supuse verificării antecedentelor pe baza unei analize a accesului și a responsabilităților postului.

Pe baza prezumției că următoarele categorii îndeplinesc unul sau mai multe dintre testele stabilite în politică, următoarele posturi fac obiectul unei verificări a antecedentelor penale înainte de angajare:

• Facultatea titularizabilă și netitularizabilă, inclusiv facultatea Pro-Tempore, clinică (profesori de practică) și facultatea vizitatoare; Instructori, lectori și bibliotecari, precum și cadre didactice care îndeplinesc roluri administrative
• Bursieri și bursieri postdoctorali
• Asociați/Asistenți de cercetare
• Angajați de cercetare
• Angajați absolvenți
• Personal clasificat
• Funcționari ai administrației, inclusiv cei aflați în misiuni interimare sau pe perioadă determinată
• Executivi

Toți candidații beneficiază de o verificare a antecedentelor?

În cele mai multe cazuri, verificările de antecedente vor fi efectuate pentru finalist și numai în urma unei oferte contingente de angajare. Scrisorile de ofertă informale emise înainte de finalizarea verificării antecedentelor îl vor notifica pe finalist că oferta este condiționată de finalizarea cu succes a tuturor verificărilor de antecedente necesare.

Există excepții de la solicitarea unei verificări a antecedentelor penale în categoriile descrise mai sus?

În cazul în care autoritățile de angajare consideră că un anumit post nu îndeplinește testele stabilite în politică, acestea pot contacta Resursele umane pentru a solicita o analiză suplimentară a cerinței de verificare a antecedentelor pentru postul respectiv.

Cum voi ști dacă este necesară o verificare a antecedentelor pentru postul care mă interesează?

Comitetele de cercetare pentru posturile de cadre didactice titularizabile vor informa candidații cu privire la cerințele Universității privind verificarea antecedentelor în timpul procesului de selecție. Pentru toate celelalte posturi, o declarație prin care se notifică potențialii candidați cu privire la cerința de verificare a antecedentelor corespunzătoare legate de post va fi inclusă în anunțurile de angajare individuale.

O declarație generală despre procesele de verificare a antecedentelor universitare este furnizată pe pagina web Cariere (http://hr.uoregon.edu/jobs) Această declarație publicată servește drept notificare obligatorie pentru toți candidații.

Ce tipuri de verificări ale antecedentelor sunt necesare la Universitatea din Oregon?

O verificare standard a antecedentelor va include o verificare a numărului de securitate socială, o verificare a antecedentelor penale pentru infracțiuni minore și grave și o verificare a Registrului național al infractorilor sexuali.

Pot fi necesare verificări suplimentare ale antecedentelor pentru anumite posturi, pe baza necesităților legate de locul de muncă, inclusiv, dar fără a se limita la următoarele:

• Verificarea diplomei: necesară pentru toate posturile în care o diplomă a fost specificată ca o cerință minimă pentru angajare
• Certificarea antecedentelor: necesară pentru posturile în care se anticipează că o persoană va trebui să conducă în mod regulat un vehicul în interes de serviciu al universității, fie că este vorba de un vehicul deținut de universitate sau de un alt vehicul. Notă: acest lucru nu înlocuiește procesul de certificare a șoferilor de către universitate, dar angajatul nou angajat poate folosi dosarul obținut pentru a susține cererea de certificare a șoferilor.
• Controlul istoricului de credit: Efectuată numai pentru posturile cu autoritate extinsă de angajare a resurselor financiare ale universității sau cu responsabilitate fiduciară extinsă pentru resursele financiare ale universității; sau conform cerințelor legale, și după caz pentru posturile cu următoarele responsabilități:
  • Acces larg și extins la informații de identificare personală despre studenți, cadre didactice, personal, absolvenți, donatori sau subiecți de cercetare;
  • Acces direct și manipulare de numerar și echivalente de numerar (de ex, cecuri, chitanțe de carduri de credit, titluri de valoare negociabile);
  • Siguranța publică și securitatea campusului
  • Rețineți că legea federală interzice discriminarea ca urmare a falimentului personal.
• Verificări privind angajarea: rețineți că comitetele de căutare trebuie să efectueze verificări ale referințelor profesionale înainte de a extinde o ofertă de angajare contingentă. Verificările privind ocuparea forței de muncă pot fi, de asemenea, completate, după cum este necesar, de către furnizorul de verificare a antecedentelor.
• Verificarea licențelor: Confirmarea faptului că candidatul sau angajatul selectat deține toate licențele tehnice/profesionale necesare pentru postul respectiv și citate de candidat în materialele de candidatură sau în procesele de căutare, inclusiv verificarea dispunerii acestor licențe
• Legea sau reglementările statale sau federale, asociațiile profesionale, entitățile de acordare a licențelor sau partenerii contractuali pot impune cerințe suplimentare de verificare a verificărilor de cazier pentru anumite persoane (de exemplu, verificarea Medicare Exclusion/FACIS). În aceste cazuri, persoana afectată și departamentul trebuie să coordoneze necesitatea unei astfel de verificări cu unitatea de achiziție a talentelor.

Condamnările penale mă împiedică să mă angajez la universitate?

Nu. Existența unei condamnări penale sau a unei alte constatări nu va duce la descalificarea automată din fondul de candidați. Nu toate condamnările penale sunt considerate a fi legate de locul de muncă, iar deciziile privind condamnările penale și angajarea se iau de la caz la caz. Constatările vor fi luate în considerare de către universitate în măsura în care acestea au legătură cu aptitudinea candidatului de a fi angajat în postul pentru care a aplicat și pot fi luate în considerare pe baza următorilor factori:

• Natura și gravitatea infracțiunii (infracțiunilor),
• Timp de la condamnare, de la terminarea pedepsei sau de la orice altă remediere și
• Diminuarea gradului de relevanță pentru postul pentru care candidatul este luat în considerare/angajatul își desfășoară activitatea.

Este de așteptat că există posturi universitare pe care se bazează încrederea publică și impactul reputațional al universității, iar evaluarea constatărilor va include în mod necesar acești factori.

Candidații au dreptul de a avea acces la informațiile privind verificarea (verificările) creditelor și/sau a antecedentelor penale examinate de universitate și la o descriere a evaluării constatărilor; un rezumat al acestor drepturi este inclus în autorizația și eliberarea de verificare a antecedentelor. Pentru întrebări suplimentare, invităm candidații să contacteze unitatea de Achiziție de talente a resurselor umane la numărul de telefon 541-346-5512.

Libertatea academică și exprimarea libertății de exprimare sunt de o importanță critică pentru viața academiei. Constatările care decurg din exprimarea libertății academice sau a drepturilor prevăzute de Primul Amendament vor fi analizate în funcție de importanța acestor valori în cadrul comunității academice. Alte condamnări vor fi analizate pe baza factorilor definiți pentru evaluarea tuturor constatărilor (a se vedea întrebarea 8).

Ce trebuie să fac pentru a autoriza o verificare a antecedentelor în vederea angajării?

Finalistele pentru posturi trebuie să autorizeze universitatea să efectueze verificări ale antecedentelor. Finalistul va primi o notificare prin e-mail cu privire la cerința de verificare a antecedentelor și va primi formulare de autorizare și de divulgare.

Finalistul este rugat să furnizeze informații de identificare, inclusiv alte nume folosite, numărul de asigurare socială și data nașterii, numărul permisului de conducere, toate adresele din ultimii 7 ani și istoricul condamnărilor.

Dacă refuz verificarea antecedentelor solicitată, voi putea lucra la universitate?

Din păcate, nu. Candidații la angajare care nu participă pe deplin sau care furnizează informații inexacte în cadrul unei verificări a antecedentelor vor fi eliminați de la luarea în considerare pentru postul respectiv. Candidații pot refuza să autorizeze o verificare a antecedentelor; în astfel de cazuri, nu se va efectua nicio verificare a antecedentelor, dar candidatul nu va fi luat în considerare în continuare.

Cât durează procesarea unei verificări a antecedentelor?

Verificările antecedentelor sunt finalizate, de obicei, în termen de trei zile lucrătoare. Unele jurisdicții, în special pe Coasta de Est, pot necesita timp suplimentar.

Candidații care au locuit la nivel internațional pot necesita o verificare internațională, în funcție de durata și scopul călătoriei lor (de exemplu, studenții care au plecat la studii în străinătate pentru un semestru, dar care nu și-au schimbat niciodată adresa permanentă, pot să nu fie nevoiți să facă o verificare internațională). Verificările internaționale necesită timp suplimentar pentru procesare.

Cum voi ști dacă am finalizat cu succes verificarea antecedentelor?

Autoritățile de recrutare și persoanele de contact din cadrul departamentului de resurse umane sunt notificate prin e-mail atunci când finaliștii au finalizat cu succes procesul de verificare a antecedentelor. Puteți contacta persoana de contact de la departamentul de resurse umane pentru o actualizare.

Cine este responsabil de examinarea rezultatului verificării antecedentelor și de luarea unei decizii cu privire la angajarea finalistului în cadrul universității?

Resursele umane sunt însărcinate cu evaluarea inițială a constatărilor pentru a se asigura că deciziile cu privire la constatări sunt luate în mod consecvent și se bazează pe o analiză justificabilă, legată de locul de muncă, și iau în considerare natura și contextul infracțiunii.

Cum se iau deciziile atunci când o verificare a antecedentelor returnează constatări?

Dacă există constatări, raportul privind antecedentele va fi analizat de Resurse umane pe baza criteriilor prezentate la întrebarea 8. Resursele umane vor notifica finalistul cu privire la o constatare (notificare înainte de acțiunea adversă), inclusiv furnizarea accesului la raportul complet și informarea finalistului cu privire la drepturile sale în temeiul FCRA. Resursele umane îi vor cere, de asemenea, finalistului să confirme că raportul îi aparține și îl vor invita pe finalist să furnizeze orice informații suplimentare pentru a fi luate în considerare.

În urma acestei etape, Resursele umane vor stabili inițial dacă constatarea este suficient de legată de locul de muncă pentru a solicita o evaluare la nivelul următor. În cazul în care Resursele umane nu au suficiente informații despre cerințele postului pentru a face această determinare, acestea vor solicita informații suplimentare de la unitatea de angajare. În cazul în care se stabilește că constatările sunt legate în mod substanțial de locul de muncă sau dacă nu există suficiente informații pentru a face o astfel de determinare, Resurse umane va face o recomandare cu privire la constatări către prodecan (pentru cadrele didactice de predare titularizabile sau netitularizabile), către VPRI (pentru cadrele didactice de cercetare netitularizabile) sau către vicepreședintele zonei (pentru personal), sau către persoanele desemnate de persoanele care îndeplinesc aceste roluri. Recomandarea va include dacă se justifică descalificarea de la acel loc de muncă specific, pe baza aplicării criteriilor menționate mai sus.

În cazul în care oferta contingentă este retrasă din cauza rezultatelor verificării antecedentelor penale, cum voi fi notificat?

În cazul în care se ia decizia de a retrage oferta contingentă de angajare, departamentul Resurse umane va notifica candidatul că nu este eligibil pentru ocuparea postului pe baza rezultatelor nesatisfăcătoare ale verificării antecedentelor și va furniza finalistului toate notificările necesare în conformitate cu Fair Credit Reporting Act și/sau alte legi aplicabile, inclusiv dreptul de a revizui raportul și modalitatea de a contacta agenția (agențiile) care a (au) furnizat rezultatele verificării antecedentelor (notificare de acțiune adversă).

Va rămâne confidențialitatea verificării antecedentelor mele pe toată durata angajării mele la universitate?

Informațiile colectate ca urmare a verificării antecedentelor sunt considerate sensibile, iar divulgarea lor este limitată la acele persoane care au nevoie de aceste informații pentru a-și îndeplini sarcinile de serviciu. Înregistrările sunt păstrate de către departamentul de resurse umane al universității în conformitate cu programul de păstrare a înregistrărilor universității.

Am lucrat mult timp pentru universitate și nu am efectuat niciodată o verificare a antecedentelor? Va trebui să completez unul pentru a-mi păstra locul de muncă? Ce se întâmplă dacă solicit un nou post sau dacă accept o promovare?

Pentru angajații actuali, schimbările de angajare inițiate de angajat (de exemplu, cererea de participare la un concurs de recrutare sau acceptarea unui nou post prin numire directă) vor necesita o verificare a antecedentelor dacă noua misiune este desemnată ca necesitând o verificare a antecedentelor sau dacă verificarea (verificările) necesară (necesare) nu a (au) fost efectuate anterior. Modificările de angajare care sunt inițiate de universitate, la discreția universității (de exemplu, modificarea funcțiilor postului, transferul la noi posturi ca adaptare, participarea la un proces de disponibilizare, numirea directă prin intermediul unui grup de reangajare) nu vor necesita, de obicei, o verificare a antecedentelor, cu excepția cazului în care noul post declanșează cerințe în conformitate cu acordurile de negociere colectivă sau cu legislația statală sau federală.

Universitatea își păstrează, de asemenea, dreptul de a efectua verificări relevante ale antecedentelor angajaților actuali atunci când are motive rezonabile pentru a face acest lucru. Câteva exemple includ:

• a avut loc un incident la locul de muncă
• la autodeclararea unei activități infracționale sau la informarea universității cu privire la o astfel de activitate
• la adăugarea unei misiuni secundare sau suplimentare.

Informațiile descoperite în timpul unei verificări a antecedentelor pot servi drept bază pentru măsuri disciplinare împotriva unui angajat actual. Verificarea de verificare a antecedentelor unui candidat care este, de asemenea, un angajat actual poate avea un impact asupra angajării angajatului actual, în special în absența unei autodeclarări complete.

Sunt un angajat actual al universității și am efectuat recent o verificare a antecedentelor, va trebui să efectuez o altă verificare a antecedentelor pentru slujba mea secundară la universitate?

În cazul în care un angajat actual a efectuat recent o verificare a antecedentelor și este luat în considerare pentru o misiune secundară sau suplimentară desemnată ca necesitând o verificare a antecedentelor, constatările verificării vor fi analizate pentru relevanța pentru misiunea secundară sau suplimentară.

.