- Semnăturile electronice sunt o modalitate rapidă și eficientă de a obține semnături prin e-mail sau alte mijloace de mesagerie digitală.
- Semnăturile electronice sunt recunoscute oficial de FDIC ca o metodă acceptabilă de semnare a unui contract, atâta timp cât respectă protocolul.
- Există pe piață mai multe programe ușor de utilizat care facilitează semnarea electronică a documentelor.
Semnăturile electronice au creat un nou nivel de comoditate pentru afacerile care se ocupă cu contracte obligatorii din punct de vedere juridic. Ceea ce înainte dura săptămâni – expedierea unui contract către semnatar, care apoi îl trimitea înapoi prin poștă cu semnătura sa – acum se întâmplă instantaneu. De asemenea, este mult mai eficient decât trimiterea prin fax a unui document pentru a fi returnat cu o semnătură sau trimiterea unui document prin e-mail și scanarea hârtiei semnate înapoi în calculator.
Există numeroase aplicații și servicii de semnare electronică – cum ar fi DocuSign, Adobe Sign și OneSpan – care vă permit să trimiteți cereri și să primiți semnături în scopuri de afaceri. Diferite programe de semnătură pot colecta semnături în moduri diferite, cum ar fi semnarea de către utilizator cu degetul pe o interfață tactilă, tastarea numelui, introducerea unui cod PIN desemnat sau chiar un simplu clic pe o casetă de selectare. Dar are un contract semnat electronic aceeași greutate juridică ca și un contract semnat fizic și care este modalitatea corectă de implementare a acestei tehnologii?
Istoria semnăturii electronice și legea
Legea privind semnăturile electronice în comerțul global și național (ESIGN) a fost promulgată în anul 2000, stabilind validitatea înregistrărilor și semnăturilor electronice pentru chestiuni care afectează comerțul interstatal sau extern, potrivit Federal Deposit Insurance Corporation. Uniform Electronic Transactions Act a fost o lege unilaterală la nivel de stat pentru acceptarea semnăturilor electronice care a fost adoptată de majoritatea statelor. Celelalte state au propriile legi care acceptă semnăturile electronice. La nivel internațional, majoritatea țărilor industrializate au legi care acceptă semnăturile electronice.
Nota editorului: Căutați software-ul de gestionare a documentelor potrivit pentru afacerea dumneavoastră? Completați chestionarul de mai jos pentru ca partenerii noștri furnizori să vă contacteze în legătură cu nevoile dumneavoastră.
Semnăturile electronice au devenit ceva obișnuit pe internet, în comerțul electronic și în industria financiară online. Atunci când este utilizat corect, un document semnat electronic și unul semnat cu pixul și cerneala au aceeași valoare juridică. Cu toate acestea, există câteva diferențe între cele două, existând reguli pe care companiile trebuie să le urmeze atunci când redactează un contract menit să fie semnat electronic.
Cerințele unei semnături electronice
Când pregătiți un contract sau un alt document obligatoriu din punct de vedere juridic pentru a fi semnat electronic, conform Adobe Sign, acestea sunt regulile pe care trebuie să le respectați pentru ca semnătura să fie valabilă:
- Intenția de a semna: Semnatarul trebuie să arate intenția clară de a semna documentul. Această intenție se manifestă prin acțiunea de a-și trasa semnătura în mod electronic, de a-și tasta numele sau de a face clic pe o casetă de acceptare.
- Consimțământul de a face afaceri în mod electronic: Acordul trebuie să includă o clauză care să indice faptul că toate părțile implicate consimt ca tranzacția să aibă loc pe cale electronică.
- Păstrarea înregistrărilor: Acordul trebuie să rămână accesibil ambelor părți și să fie păstrat în forma în care a fost semnat. Această cerință este ușor de acoperit de următoarea regulă.
- Copii semnate: Ambele părți trebuie să primească o copie a documentului semnat. Majoritatea aplicațiilor de semnătură electronică le trimit automat.
- Clauză de excludere: Semnatarul trebuie să aibă întotdeauna opțiunea de a refuza să semneze electronic și să primească în schimb o copie fizică pe care să o semneze personal și să o trimită înapoi. Companiile ar trebui să fie pregătite pentru această situație.
Securitate și confidențialitate cu semnăturile electronice
Un software de semnătură electronică de încredere conține măsuri de securitate pentru a asigura legitimitatea unui acord și pentru a preveni frauda. Diferite programe oferă diferite forme de autentificare pentru a se asigura că semnatarul este cine spune că este. Pentru cea mai bună securitate, alegeți un program care permite mai multe forme de autentificare. O altă măsură de securitate comună este implementarea unei semnături digitale împreună cu cea electronică.
„Bazate pe criptografia cu cheie publică/privată, semnăturile digitale sunt utilizate într-o varietate de aplicații de securitate, e-business și comerț electronic”, a declarat Rahim Kaba, vicepreședinte al marketingului de produs la OneSpan. „Atunci când este utilizată în cadrul unei aplicații de semnare electronică, criptarea semnăturii digitale securizează datele semnate electronic. Dacă un document semnat electronic este modificat sau alterat în vreun fel, tehnologia semnăturii digitale va detecta acest lucru și va invalida documentul.”
În timp ce semnăturile digitale sunt folosite pentru a preveni alterarea, pistele de audit pot fi folosite pentru a confirma legitimitatea unui document. Urmele de audit sunt jurnale încorporate în documente cu informații despre cine a semnat, în ce ordine, când și unde.
Opțiuni software de semnare electronică
DocuSign
DocuSign este un software de semnare electronică simplu, dar eficient, cu multe aplicații diferite. Utilizatorii își pot introduce semnătura electronică la începutul documentului și o pot replica ori de câte ori este necesar.
Software-ul vă permite, de asemenea, să stocați un anumit număr de documente în cloud, oferindu-vă acces la tot ceea ce aveți nevoie în orice moment. Puteți trimite documente prin e-mail către părțile necesare prin intermediul DocuSign, iar acesta are și un add-on Gmail pentru o modalitate ușoară de a trimite și primi documente. Puteți solicita verificarea prin SMS sau e-mail pentru documentele sensibile.
DocuSign este o soluție excelentă pentru contractele simple care nu trebuie să fie autentificate la notar sau semnate personal. Este printre cele mai populare programe de semnare electronică de pe piață, având o interfață curată și puternică, excelentă pentru diverse scenarii.
Adobe Sign
Adobe Sign face ca semnarea documentelor oficiale să fie rapidă și nedureroasă. Suportă două tipuri diferite de semnături care pot fi eficiente în scopuri diferite: semnături electronice și semnături digitale.
Semnăturile electronice sunt mai dezinvolte. Ele sunt bune pentru contracte de bază și permit o verificare rapidă prin intermediul unei semnături generate. Semnăturile digitale dispun de o criptare mai grea și necesită ca semnatarul să treacă printr-un proces de autentificare a identității. Ele sunt mai bune pentru documentele care au nevoie de un nivel suplimentar de securitate.
Adobe este ușor de utilizat și eficient în generarea de semnături electronice de încredere. Interfața de utilizare este puțin rigidă în comparație cu DocuSign, dar Adobe este mai bună pentru documentele importante care au nevoie de un plus de atenție.
Firma digitală economisește timp și este aprobată de lege, atâta timp cât respectați cerințele și liniile directoare de utilizare. Cele mai bune mărci de semnături electronice vă ajută să respectați aceste reguli și să vă păstrați contractele și alte documente în siguranță.
„Securitatea documentelor și a semnăturilor se află în centrul oricărui contract sau document semnat electronic”, a declarat Kaba.
.
