UPDATED 9/27/20 5:09pm PT:
În calitate de manager de birou, procesul de a afla cum să vă plătiți angajații pentru timpul liber poate părea un pic complex. Ce este necesar atunci când vine vorba de concediu de odihnă, concediu medical și alte forme de concediu plătit? Există vreun fel de zone gri dubioase atunci când vine vorba de absențele pe termen lung ale angajaților, cum ar fi sarcina sau concediul medical? Ce tipuri de amenajări rezonabile ar trebui să se aștepte de la biroul dvs. să facă în aceste tipuri de scenarii?
Din fericire, am defalcat totul pentru dvs: Ce este obligatoriu din punct de vedere legal, ce este alegerea dvs. și ce este între ele. În cele din urmă, acest ghid neoficial privind concediul plătit vs. concediul neplătit vă va răspunde la toate întrebările cele mai presante și vă va ajuta să adoptați cu ușurință politicile potrivite pentru cabinetul dumneavoastră.
Concediu plătit: Ce este de fapt necesar?
În cabinetul dumneavoastră, există probabil anumite tipuri de concedii care sunt prestabilite ca fiind plătite. De la concediu de odihnă, la concediu medical, la concediu de odihnă plătit și alte forme de concediu, există întotdeauna anumite cerințe care vin întotdeauna cu concediul plătit. Pentru a vă da seama care este concediul plătit, trebuie mai întâi să înțelegeți ce se cere.
Timp de concediu
Cei mai mulți oameni sunt familiarizați cu concediul plătit sub formă de timp liber plătit, sau PTO. Pentru a câștiga PTO, angajații acumulează zile libere de-a lungul timpului petrecut la locul de muncă, pe care le pot folosi apoi pentru concediu. Deși nu există niciun mandat federal în ceea ce privește concediul de odihnă plătit (sau chiar concediul de odihnă neplătit), acesta este un beneficiu popular pe care marea majoritate a angajatorilor aleg să îl ofere. Cantitatea de timp de concediu plătit se acumulează de obicei pentru angajați în funcție de perioada de timp în care au lucrat pentru cabinetul lor, precum și de nivelul pe care îl dețin în cadrul biroului. Pur și simplu, pentru a câștiga timp de concediu, angajații eligibili trebuie doar să se prezinte la muncă!
Lectură recomandată: Evaluate Your PTO Benefit Policies & Make HR in Your Practice More Productive – Part 1
Sick Leave
Credeți sau nu, nu există nicio lege federală care să oblige angajatorii să plătească concediul medical al angajaților lor. Cu toate acestea, multe state, orașe și municipalități au mandate care obligă angajatorii locali să ofere concedii medicale plătite. Desigur, acest lucru ne conduce la una dintre cele mai mari întrebări legate de concediul medical plătit obligatoriu: biletele de la medic.
Pe scurt, un manager de birou nu are voie să solicite un bilet de la medic pentru orice zi care intră sub incidența concediului medical plătit obligatoriu al angajatului. Acesta este un concediu protejat și trebuie acordat fără a se pune întrebări, în majoritatea scenariilor. Solicitarea unui bilet de la medic ar încălca acel concediu medical plătit obligatoriu, iar legea privind concediul medical plătit obligatoriu – ca toate legile – nu este la discreția angajatorului. Este un mandat pe care angajatorul trebuie să îl respecte.
Cu toate acestea, odată ce concediul medical plătit obligatoriu al unui angajat este epuizat, un manager de birou are flexibilitatea de a refuza sau de a aproba absențe suplimentare sau de a solicita biletele medicului pentru a aproba absența. Rețineți că, chiar și cu un bilet de la medic, este posibil să nu dați niciodată curs solicitării medicului. Acest lucru ar încălca drepturile angajaților dumneavoastră în cadrul HIPAA. Nota poate menționa doar numele medicului și data/ora la care angajatul dvs. a fost consultat. În plus, dacă aveți de gând să solicitați un bilet de la medic pentru absența unui angajat, trebuie să vă asigurați că aveți o politică în vigoare (cum ar fi solicitarea unui bilet după a treia zi de concediu medical neplătit) care se aplică în mod egal tuturor angajaților din cabinet.
Pentru orice întrebări suplimentare, asigurați-vă că programați o consultație cu HR for Health pentru a vă asigura că cunoașteți legile privind biletele de la medic și concediul medical plătit obligatoriu.
Lectură recomandată: It’s Time to Evaluate Your PTO Benefit Policies (It’s Time to Evaluate Your PTO Benefit Policies (Part 2 – Accrual of Benefits)
Alte concedii plătite
În plus față de concediul de odihnă și concediul medical, cabinetul dumneavoastră este obligat prin lege să facă amenajări de concediu pentru juriu, vot, anumite sărbători și orice responsabilități militare. Deși dacă acestea trebuie sau nu să fie plătite depinde, de obicei, de statutul unui anumit angajat (scutit sau neexclusiv). În plus, unii angajatori aleg să ofere concediu de doliu plătit în cazul decesului unui membru al familiei apropiate a unui angajat.
Zone gri pentru concediile angajaților
După cum probabil știți, anumite părți ale concediului angajaților nu sunt atât de clare și clare. De fapt, unele dintre aceste zone gri sunt pur și simplu confuze. Totuși, aceste zone comportă cerințe proprii, la fel ca formele de concediu plătit explorate mai sus. Aceste cerințe au rolul de a vă ajuta să înțelegeți mai bine modul în care aceste concedii intră în dezbaterea concediu plătit vs. concediu neplătit.
Family Medical Leave Act (FMLA)
Family Medical Leave Act (FMLA)
Family Medical Leave Act (FMLA) este un program cu mandat federal care permite angajaților să își ia un concediu de odihnă pentru probleme medicale personale, probleme medicale de familie sau din motive militare. Deși acest mandat permite angajaților să își ia până la 12 săptămâni de concediu neplătit și să se poată întoarce la locul de muncă, există totuși unele prevederi.
În primul rând, angajații se califică doar dacă au lucrat la cabinetul dvs. timp de cel puțin un an și au lucrat cel puțin 1.250 de ore în anul anterior concediului solicitat. În al doilea rând, nu este necesar ca acest timp liber să fie plătit, cu excepția cazului în care angajații au PTO existent în afara timpului FMLA. Cu toate acestea, odată ce PTO al angajatului a fost utilizat în întregime, nu sunteți obligat sau solicitat să plătiți niciunul pentru timpul suplimentar conform cerințelor FMLA. În cele din urmă, angajații sunt eligibili pentru concediu FMLA numai dacă angajatorul are 50 sau mai mulți angajați într-o zonă de 75 de mile.
Concediu de maternitate și paternitate
În timp ce concediul pentru creșterea copilului poate cădea, din punct de vedere tehnic, sub incidența FMLA în unele cazuri, unele practici aleg totuși să ofere timp liber plătit (sau neplătit) special pentru noii părinți, ca un beneficiu suplimentar. (Aceasta poate fi o opțiune atractivă pentru angajații dvs. noi și existenți, dacă alegeți să o oferiți). De asemenea, este important să rețineți că, dacă cabinetul dvs. se află în California, Rhode Island sau New Jersey, este posibil să fiți obligat din punct de vedere legal să oferiți concediu parental, în funcție de mărimea echipei dvs. Luați în considerare posibilitatea de a contacta HR for Health pentru a afla mai multe despre responsabilitățile dvs. dacă vă aflați în aceste state.
Concediu de invaliditate pentru gravide
Pe lângă concediul de maternitate și de paternitate obligatoriu în state precum California, anumite state cer angajatorilor cu un anumit număr de angajați să ofere concediu de invaliditate angajatelor însărcinate care nu-și pot îndeplini sarcinile curente de la locul de muncă. Deși acest concediu nu este obligatoriu să fie plătit, este încă o zonă gri în care managerii de cabinet sunt liberi să aleagă modul în care doresc să își stabilească politicile specifice pentru a se potrivi cel mai bine nevoilor cabinetului lor.
Concediu neplătit: Ce sunt adaptările rezonabile?
În lumea resurselor umane, o frază bagă frica în inimile angajatorilor de pretutindeni: adaptările rezonabile. Această frază (și zvonurile și neînțelegerile din jurul legii din care provine) evocă imagini de schimbări costisitoare și potențiale procese, dar realitatea este că aceste acomodări sunt adesea instrumente foarte simple și foarte logice. Un instrument care ar trebui – și adesea trebuie – să fie luat în considerare ca o acomodare rezonabilă pentru angajați este concediul neplătit.
În conformitate cu Legea privind americanii cu dizabilități (ADA), majoritatea perioadelor de concediu temporar ar trebui să fie considerate acomodări rezonabile dacă angajatul le solicită. Multe cazuri juridice în care angajatorii au fost trași la răspundere pentru încălcări ale ADA au implicat refuzul acestora de a acorda concediu neplătit. Cu toate acestea, o perioadă nedeterminată de concediu fără plată nu este obligatoriu să fie acordată în temeiul ADA. Dacă nici angajatul dvs. și nici furnizorul său medical nu pot oferi o dată la care angajatul se poate întoarce la birou și poate îndeplini sarcinile esențiale de care cabinetul are nevoie, atunci acordarea unei astfel de perioade nedeterminate și incerte de concediu fără plată ar putea să nu fie necesară.
În cele din urmă, cea mai bună abordare a abordării concediului fără plată este de a comunica cu angajatul cu privire la nevoile sale la locul de muncă, pe baza recomandărilor medicului său. Acest lucru este valabil mai ales în cazul problemelor de sănătate mintală, cum ar fi PTSD, anxietatea sau depresia, unde perioade scurte de concediu neplătit pot îmbunătăți în mod semnificativ starea generală de sănătate mentală și fizică a angajatului dvs. și îi pot permite să continue să lucreze la fel de bine cum se așteaptă de la el.
Ca întotdeauna, consultați-vă avocatul pentru asistență și educați-vă cu privire la cerințele ADA pentru a preveni încălcări neintenționate. Sau, contactați HR for Health astăzi și programați o consultație.
Învățați mai multe despre gestionarea concediilor cu experții de la HR for Health. Contactați-ne la numărul de telefon 877-779-4747 sau la adresa de e-mail [email protected] astăzi.
