Människor gör saker på olika sätt, men vet du vad de flesta av oss har gemensamt?
Vi gör de mest brådskande sakerna först, utan att tänka på om det är det viktigaste. Du kanske säger ja, det är normalt eftersom det är så saker och ting brukar göras.
Sanningen är att du har fel. Här är skälet till det: Det finns klassificeringar i allt du gör i livet.
För det första är ärendet brådskande (brådskande eller inte brådskande) och för det andra efter dess betydelse (viktigt eller inte viktigt).
Vi kan då skapa dessa kvadranter för tidshantering:
- För det första är det ärenden som är Viktigt och Brådskande. Det är saker som till exempel kriser, nödsituationer eller deadlines. Kommer du ihåg det där affärsförslaget som du jobbade övertid för att det ska lämnas in nästa dag? Detta är ett exempel på en fråga som bör göras nu. Men det var stressigt, eller hur? Men minns du att det gavs veckor innan tidsfristen gick ut? Detta är för att påpeka hur viktiga ärenden bör behandlas innan de blir brådskande för att undvika stress och konflikter.
- Det andra är ärenden som är viktiga men inte brådskande. Det är dessa som du bör fokusera och lägga din tid på. Allt handlar om planering. Att ta itu med dessa frågor hjälper dig att utföra uppgiften mer effektivt. Och genom att göra det lär du dig faktiskt mer av dessa uppgifter. Detta är en kvadrant med möjligheter, möjlighet att lära sig, att förbättra dig själv eller din relation till människor och se vad som väntar dig.
- Tredje är frågor som är Not Important but Urgent. Det är här de flesta av oss sitter. Vi tenderar att fokusera på frågor som är brådskande utan att tänka på om det är viktigt. Problemet med detta är att vi tappar bort de viktiga frågorna. Det där telefonsamtalet mitt i din dejt med din fru, det avviker dig från vad du borde prioritera för tillfället. Det påverkar dina prioriteringar bara för att det är brådskande.
- Slutligen finns frågor som inte är viktiga och inte brådskande. Uppenbarligen är dessa vad man kallar för tidsslöseri. Det är alltså oftast saker som du inte bör ägna så mycket tid åt, som det tanklösa Facebook-skrollandet eller att du binge-watching-filmer. Dessa ärenden är egentligen inte så hjälpsamma för dig så det skulle vara bra att begränsa din tid på dessa saker.
Denna beslutsmatris, även känd som 4 Quadrants of Time Management-matrisen, är ett påhitt av Dwight Eisenhower, den dekorerade armégeneralen och USA:s president.
Han sa att vi borde identifiera oss själva med flera roller. Du kan vara en make, en mor, en dotter eller en affärsman.
Dessa roller kan dock förändras. De beror på vad man anser vara en prioritet. Dessa prioriteringar skulle tjäna som vägledning för de uppgifter som är aktuella för varje roll.
Säg att din prioritering för tillfället är att vara mor, då ägnar du mer tid åt att ta hand om dina barn.
Ovanpå detta skulle andra roller behöva klara av förändringen i prioritering. Din medvetenhet om varje roll och din prioritering gör att du kan balansera allt.
Också om du vill hantera tiden bättre – fundera på att investera i programvara för tidsuppföljning för dig själv och ditt team. Med en app som hjälper dig att hålla reda på den tid du lägger ner på uppgifter kan du analysera vilka uppgifter som förbrukar mest av din arbetstid, vilka prioriteringar ditt team har och hur du kan minska den tid du lägger ner på att få saker gjorda.
Samt sett är Eisenhowers syfte med tidsmatrisen för de fyra kvadranterna att uppnå verkliga framsteg i livet. Livet handlar inte bara om att vara anställd eller chef. Det är en blandning av allting. Genom att se till att det råder harmoni mellan rollerna kan vi nå våra mål.
