Automation för telefonsystem var en av de viktigaste sakerna som någonsin skapades för företag. Det är ärligt talat ganska galet att inte dra nytta av automatisering för att hantera dina företagssamtal eftersom det inte gör något annat än att öka värdet för dig, över hela linjen.
Det sparar tid, sparar arbetskraft, ger den som ringer en bättre upplevelse och förhindrar att du förlorar försäljning på grund av förvirrade eller frustrerade samtalsdeltagare. Det finns en mängd olika sätt som automatiseringen kan göra det möjligt för ditt telefonsystem att fungera bättre, och här är några av dessa fördelar.
Även om du bara har ett litet antal anställda kan du genom att lägga till en företagskatalog på ett professionellt sätt dirigera de som ringer till rätt person, direkt. Med en katalog behöver de inte tala med en representant innan de kan kopplas vidare till rätt person, eftersom du kan eliminera det steget genom att låta dem ansluta till den personen på egen hand.
När någon ringer in kan de helt enkelt slå numret till den förlängning som motsvarar rätt person eller avdelning, utan att någonsin tala med en levande agent. Så vad du gör är att lägga till tillägg för var och en av dina anställda eller avdelningar, som är kopplade till rätt vidarekopplingstelefoner för var och en.
Därefter skapar du ett ljudmeddelande som innehåller hela listan och bifogar ljudmeddelandet till ett valfritt menyalternativ. När den som ringer väljer t.ex. ”#1” (eller vilket nummer som helst) får han eller hon genast höra det ljudmeddelande om företagets katalog som du har skapat. Så snart de hör den anknytning som motsvarar den person de behöver kan de ringa upp den när som helst.
Detta är särskilt effektivt och mycket hjälpsamt för dina uppringare när du har fler än ett fåtal anställda, och i så fall kan du till och med skapa en katalog med uppringning efter namn för att göra det lättare för uppringare att hitta den person de letar efter.
Giv uppringare alternativ genom att använda en samtalsmeny
En samtalsmeny (dvs, automatisk växel, telefonträd) är ett av de mest användbara verktygen för automatisering och har varit det under en längre tid. Om du inte har använt den här tekniken för ditt företag tidigare så missar du ett av de bästa sätten att effektivt hantera och dirigera dina samtal.
Det finns en missuppfattning om att en samtalsmeny bara är till för stora företag med en massa volym, men inget företag är för litet för att använda detta. Oavsett vilken storlek på företaget du har kan en samtalsmeny spara dig mycket krångel, och om inte annat får den dig omedelbart att låta mer professionell när kunderna ringer till dig.
Det är i princip en virtuell receptionist, så du kan faktiskt använda menyn för att ersätta en levande person som svarar på alla dina samtal, eftersom den automatiskt kommer att göra det mesta av det som receptionisten skulle göra.
Den automatiserade menyn kan hälsa på den som ringer, leda honom eller henne till den person eller avdelning som han eller hon behöver, eller till och med låta honom eller henne välja ett alternativ för att få information, t.ex. vägbeskrivning, öppettider eller annan snabb information. Det bästa är att menyn screenar samtalen åt dig, i många fall utan att du behöver tala med en levande person.
Skapa ett menyalternativ för enbart röstbrevlåda
När du använder en samtalsmeny kan du skapa ett individuellt menyalternativ som den som ringer kan välja för att skickas direkt till en röstbrevlåda. Menyalternativ är naturligtvis mångsidiga och kan användas för att dirigera uppringare till vilken destination du vill, och detta inkluderar dirigering till röstbrevlådan.
Detta fungerar som ett trevligt tillägg till din meny eftersom det eliminerar behovet av att besvara ett samtal från någon som bara behöver nå en specifik persons brevlåda. Eftersom de bara kan trycka på ett nummer och ansluta omedelbart till röstbrevlådan innebär det också att den som ringer inte behöver vänta på att det ska ringa ett tag innan han eller hon överförs till röstbrevlådan.
Om det behövs kan du också skapa flera menyalternativ som var och en skickar till olika brevlådor som motsvarar olika, enskilda anställda.
Menyalternativ som dirigeras till specifika vidarebefordringstelefoner
En ganska vanlig standardfunktion i en samtalsmeny är möjligheten att vidarebefordra samtal, när någon väljer ett visst alternativ, till vilken eller vilka telefoner som helst. Du kan bestämma vilka av alternativen i din meny som skickas till vilka telefoner, och alla alternativ behöver inte ringa på alla dina telefoner när en uppringare väljer dem.
Om du till exempel har alternativen 1 till 3 i din samtalsmeny väljer du helt enkelt vilka telefoner som ska ringa när en uppringare trycker på ett av dessa nummer på sin knappsats. Det kommer då bara att ringa på de telefoner som du har ställt in för varje alternativ. Det kan alltså se ut så här:
Scheduled Forwarding
Scheduled Forwarding är en extremt användbar metod för företag att organisera anpassad schemaläggning för samtalshantering. Den här funktionen är exklusiv för Talkroutes virtuella telefontjänst, och du kommer inte att hitta en lika högfungerande automatisering hos någon annan virtuell leverantör. Du kan i princip skapa anpassade scheman för vidarekoppling av samtal för var och en av dina telefoner för att se till att rätt personer är med i samtalsschemat vid rätt tidpunkt och undvika överlappning.
Detta är utmärkt för att automatisera skiftbyten inom ditt företag, eller för att tillgodose olika anställda som arbetar olika dagar i veckan. När vidarekopplingsschemat är inställt för en telefon ringer den telefonen bara under de timmar och veckodagar som du har schemalagt den.
E-postmeddelanden för meddelanden
Du kanske tänker: ”Jag har redan tillräckligt med meddelanden i mitt liv…”, men det här är meddelanden för ditt företag som du kommer att vilja ha. E-postmeddelanden för företagsmeddelanden är viktiga eftersom du kanske inte alltid har tid att kontrollera dina meddelanden, eller om du råkar missa att ett meddelande kommer fram på din telefon.
Den primära användningen av dessa e-postmeddelanden är för röstbrevlådan. Ställ in ditt konto så att nya röstmeddelanden skickas till en specifik e-postadress, välj vilken e-postadress du vill (inte bara kontoinnehavaren) och få en ping från din e-post så fort en kund lämnar ett röstmeddelande till dig.
Du kan till och med ställa in flera brevlådor på ditt konto för olika anställda och sedan ställa in varje brevlåda så att den dirigeras till den personens e-post. Förutom röstbrevlåda kan du också få meddelande varje gång ett nytt textmeddelande kommer in från en kund (om du använder SMS för företag).
Inställ bara en e-postadress för att ta emot nya textmeddelanden, eller så kan du ställa in flera e-postadresser om det behövs, för att se till att någon i ditt team är säker på att svara.
Operationstider
När du använder ett virtuellt telefonsystem är det bra att ställa in öppettider för att se till att dina telefoner inte kan ringa när som helst på dygnet. Om du ställer in dina öppettider till exempel på 8-18, kommer samtalen bara att ringa till dina vidarekopplingstelefoner under dessa tider.
Detta säkerställer att eventuella vidarekopplingstelefoner inte ringer under alla timmar på natten, om du inte vill ha öppet dygnet runt, förstås. För att illustrera hur dina öppettider skulle fungera med ett virtuellt telefonsystem kan du jämföra det med öppettiderna för vilken butik som helst i en fysisk byggnad.
På samma sätt som en vanlig butik låser sina dörrar vid en viss tidpunkt och slutar svara på telefonerna, är det exakt så som funktionen för öppettider fungerar med ditt virtuella system. När folk ringer till ditt företag efter dina normala öppettider kan du ställa in ett ljudmeddelande efter öppettiderna och ge dem möjlighet att lämna ett röstmeddelande.
Du kanske har klarat dig med bara en mobiltelefon, en fast telefon eller ett par skrivbordstelefoner för att sköta ditt företag, och även om det kan fungera när du är ett nytt företag, kan du genom att lägga till en viss automatisering med ett virtuellt telefonsystem få upp dig till en mer professionell nivå.
Det kanske inte är nödvändigt för dig att lägga till alla dessa funktioner till ditt telefonsystem, men att åtminstone automatisera din samtalshantering ens lite kommer att skapa en mycket bättre upplevelse för dina uppringare. Och det är hela målet med dessa automatiseringar, att förbättra upplevelsen för de kunder som försöker nå dig, samt din upplevelse av att hantera dessa samtal.
