AccountingTools

Vad är en flexibel budget?

En flexibel budget anpassas till förändringar i de faktiska inkomstnivåerna. Faktiska intäkter eller andra aktivitetsmått förs in i den flexibla budgeten när en redovisningsperiod har avslutats, och den genererar en budget som är specifik för ingångarna. Budgeten jämförs sedan med faktiska utgifter i kontrollsyfte. De steg som behövs för att konstruera en flexibel budget är:

1. Identifiera alla fasta kostnader och separera dem i budgetmodellen.

2. Bestäm i vilken utsträckning alla rörliga kostnader förändras när aktivitetsmåtten förändras.

3. Skapa budgetmodellen, där de fasta kostnaderna är ”hårt kodade” i modellen och de rörliga kostnaderna anges som en procentandel av de relevanta aktivitetsmåtten eller som en kostnad per enhet av aktivitetsmåttet.

4. Inför de faktiska aktivitetsmåtten i modellen efter att en redovisningsperiod har avslutats. Detta uppdaterar de rörliga kostnaderna i den flexibla budgeten.

5. Inför den resulterande flexibla budgeten för den avslutade perioden i redovisningssystemet för jämförelse med de faktiska kostnaderna.

Detta tillvägagångssätt skiljer sig från den vanligare statiska budgeten, som endast innehåller fasta belopp som inte varierar med de faktiska intäktsnivåerna. Rapporter om budget och faktiska utgifter enligt en flexibel budget tenderar att ge avvikelser som är mycket mer relevanta än de som genereras enligt en statisk budget, eftersom både de budgeterade och faktiska utgifterna är baserade på samma aktivitetsmått. Detta innebär att avvikelserna sannolikt kommer att vara mindre än i en statisk budget, och kommer också att vara mycket användbara.

En flexibel budget kan skapas med olika nivåer av sofistikering. Här är flera varianter av konceptet:

• Basisk flexibel budget. I sin enklaste form ändrar den flexibla budgeten de utgifter som varierar direkt med intäkterna. Det finns vanligtvis en procentsats inbyggd i modellen som multipliceras med de faktiska intäkterna för att komma fram till vad kostnaderna bör vara vid en angiven intäktsnivå. När det gäller kostnaden för sålda varor kan en kostnad per enhet användas i stället för en procentsats av försäljningen.

• Intermediär flexibel budget. Vissa utgifter varierar med andra verksamhetsmått än intäkter. Exempelvis kan telefonkostnader variera med förändringar i antalet anställda. Om så är fallet kan man integrera dessa andra aktivitetsmått i den flexibla budgetmodellen.

• Avancerad flexibel budget. Utgifterna kan endast variera inom vissa intervall av intäkter eller andra aktiviteter; utanför dessa intervall kan en annan andel av utgifterna gälla. En sofistikerad flexibel budget ändrar proportionerna för dessa utgifter om de mätningar de baseras på överskrider sina målområden.

Kort sagt, en flexibel budget ger ett företag ett verktyg för att jämföra det faktiska med det budgeterade resultatet på många aktivitetsnivåer.

Fördelar med flexibel budgetering

Den flexibla budgeten är ett tilltalande koncept. Här är flera fördelar:

• Användning i miljöer med rörliga kostnader. Den flexibla budgeten är särskilt användbar i företag där kostnaderna är nära kopplade till nivån på affärsverksamheten, t.ex. en detaljhandelsmiljö där omkostnader kan separeras och behandlas som en fast kostnad, medan kostnaden för varor är direkt kopplad till intäkterna.

• Prestationsmätning. Eftersom den flexibla budgeten omstrukturerar sig själv utifrån aktivitetsnivåer är den ett bra verktyg för att utvärdera chefernas prestationer – budgeten bör ligga nära förväntningarna på valfritt antal aktivitetsnivåer.

• Budgeteringseffektivitet. Flexibel budgetering kan användas för att lättare uppdatera en budget för vilken intäktssiffror eller andra aktivitetssiffror ännu inte har slutförts. Enligt detta tillvägagångssätt ger cheferna sitt godkännande för alla fasta kostnader samt rörliga kostnader som en andel av intäkterna eller andra aktivitetsmått. Därefter fyller budgetpersonalen i resten av budgeten, som går igenom formlerna i den flexibla budgeten och automatiskt ändrar utgiftsnivåerna.

Dessa punkter gör den flexibla budgeten till en tilltalande modell för den avancerade budgetanvändaren. Innan du bestämmer dig för att byta till den flexibla budgeten bör du dock överväga följande motverkande frågor.

Nackdelar med flexibel budgetering

Den flexibla budgeten verkar till en början vara ett utmärkt sätt att lösa många av de svårigheter som är inneboende i en statisk budget. Men det finns också ett antal allvarliga problem med den, som vi tar upp i följande punkter:

• Formulering. Även om flexbudgeten är ett bra verktyg kan den vara svår att formulera och administrera. Ett problem med dess formulering är att många kostnader inte är helt rörliga, utan har istället en fast kostnadskomponent som måste beräknas och inkluderas i budgetformeln. Dessutom kan mycket tid gå åt till att utveckla kostnadsformler, vilket är mer tid än vad den typiska budgetpersonalen har till sitt förfogande mitt i budgetprocessen.

• Slutfördröjning. En flexibel budget kan inte förinstalleras i bokföringsprogrammet för jämförelse med bokslutet. Istället måste revisorn vänta tills en finansiell rapporteringsperiod har avslutats, sedan mata in intäkter och andra aktivitetsmått i budgetmodellen, extrahera resultaten från modellen och ladda in dem i redovisningsprogrammet. Först därefter är det möjligt att utfärda bokslut som innehåller information om budget jämfört med faktiska förhållanden, vilket försenar utfärdandet av bokslutet.

• Inkomstjämförelse. I en flexibel budget finns det ingen jämförelse mellan budgeterade och faktiska intäkter, eftersom de två siffrorna är desamma. Modellen är utformad för att matcha faktiska utgifter mot förväntade utgifter, inte för att jämföra intäktsnivåer. Det finns inget sätt att belysa om de faktiska intäkterna ligger över eller under förväntningarna.

• Användbarhet. Vissa företag har så få rörliga kostnader av något slag att det inte är någon större mening med att konstruera en flexibel budget. Istället har de en enorm mängd fasta omkostnader som inte varierar som svar på någon typ av aktivitet. Tänk till exempel på en webbutik som laddar ner mjukvara till sina kunder; en viss summa utgifter krävs för att underhålla butiken, och det finns i stort sett ingen kostnad för sålda varor, förutom kreditkortsavgifter. I denna situation finns det ingen mening med att konstruera en flexibel budget, eftersom den inte kommer att skilja sig från en statisk budget.

Kort sagt, en flexibel budget kräver extra tid att konstruera, fördröjer utfärdandet av bokslut, mäter inte intäktsavvikelser och är kanske inte tillämplig enligt vissa budgetmodeller. Detta är allvarliga problem som tenderar att begränsa dess användning.

Relaterade kurser

Budgetering
Kapitalbudgetering