Arbetsorder: Definition, exempel och hur du kan slutföra dina snabbare

Underhåll, som är en av de viktigaste delarna av alla företag, har utvecklats långsamt. För de flesta företag hanteras arbetsorder på samma sätt som för femtio år sedan.

75 % av företagen använder fortfarande papper, kalkylblad eller ingenting alls för att hantera underhållsuppgifter och arbetsorder. I ett digitalt affärslandskap kan detta skapa en flaskhals som leder till missnöjda kunder och kostsamma produktionsstopp.

Med rätt mjukvarulösningar kan du optimera din arbetsorderprocess och ta bort hinder för viktigt underhåll som kan hindra ditt företag från att fungera optimalt.

I den här artikeln tar vi upp vad arbetsordrar är, visar upp riktiga exempel och visar dig hur du kan omvandla dina processer för att förbättra effektiviteten i ditt företag.

För att navigera till det avsnitt som intresserar dig mest, klicka nedan:

• Vad är en arbetsorder?
• Vem använder arbetsorder?
• Hur Southern Star hanterar 2 500 arbetsorder varje vecka

Vad är en arbetsorder?

En arbetsorder är en begäran om att en viss uppgift ska utföras som formellt lämnas in till ett företag eller en tjänst av en kund, eller som skapas internt inom en organisation för att ett arbete ska utföras. Arbetsorder skapas vanligtvis för servicetekniker, underhåll eller inspektion, men kan gälla alla uppgifter som måste utföras av eller inom en organisation.

En arbetsorder måste granskas och godkännas av leverantören för att en kund ska kunna få en ETA (ETA vs ETD) och en kostnads- eller tidsuppskattning.

Många branscher använder arbetsorder för att hantera underhåll och reparationer. En arbetsorder är ofta resultatet av en rutininspektion där inspektören hittar problem. Detta är skilt från en inköpsorder, som anger den exakta kostnaden som ska betalas för de utförda tjänsterna.

Den föråldrade lösningen: arbetsorderblock

För den digitala revolutionen hanterade många företag sina arbetsordrar med hjälp av ett arbetsorderblock som kunde slitas av (rivas upp).

Något sånt här:

Inspektören eller underhållsarbetaren tog med sig ett sådant här block vid inspektioner och skrev en arbetsbegäran på plats. Cheferna fick en kopia för bokföring.

Men den tiden är förbi.

Den moderna lösningen: programvara för hantering av arbetsorder

Istället för ett fysiskt block använder moderna företag programvara för hantering av arbetsorder för att hantera sina arbetsflöden för underhåll.

Med hjälp av denna programvara kan ditt företag dela privata förfrågningsformulär med externa klienter eller interna medarbetare samt enkelt skapa nya arbetsorder digitalt.

(Bildkälla)

Du kan sedan hantera arbetsordern online och hålla koll på alla projekt i en enda instrumentpanel, vilket gör det enkelt att följa upp alla projekt.

Vem använder arbetsorder?

Arbetsordrar används inom många branscher där löpande underhåll eller mindre jobb är en del av kundrelationen. De används för att förenkla tillgången till dessa tjänster och effektivisera slutförandet av uppgifter.

Inom ett företag kan arbetsorderna komma externt från kunder eller internt från tekniker under en inspektion.

En kund till ett fastighetsförvaltningsföretag kan till exempel använda en arbetsorder för underhållsbegäran för en trasig diskbänk eller AC.

I tillverkningsindustrin kan en fabrikschef hitta en felaktig robotarm och skicka in en arbetsorder för att se till att anläggningen fortsätter att fungera smidigt.

Hur Southern Star hanterar 2 500 arbetsorder varje vecka

Southern Star är ett av de ledande transportföretagen av naturgas i USA. Dess rörledning och anläggningar sträcker sig över sju delstater och över 5 800 mil.

När det gäller naturgas kan även en enda felpunkt innebära hundratusentals (om inte miljontals) dollar i förlorade intäkter och skadestånd.

Då tar Southern Star naturligtvis det förebyggande underhållet på största allvar.

Så allvarligt att de har ett team på över 250 tekniker som arbetar med underhåll dygnet runt.

Som man kan förvänta sig var det ett stort operativt hinder att schemalägga och skicka Southern Star-teamet för att hantera underhållsbeställningar. Cheferna tittade manuellt på förebyggande underhållsuppgifter och försökte matcha dem med tillgängliga tekniker.

Att verifiera var varje tekniker befinner sig, deras kompetens och prioriteringen av uppgifterna manuellt fördröjde hela företaget, och kostnaden för denna fördröjning var hög.

Det var därför de valde OptimoRoute. Med OptimoRoute är det en helt annan process. Med kvalifikationer, scheman och serviceområden fastställda på teknikernivå har OptimoRoute eliminerat det mesta av det manuella arbetet med schemaläggning.

Skickare kan helt enkelt importera arbetsorderna och OptimoRoute hittar den bästa tiden för en kvalificerad tekniker att utföra jobbet.

OptimoRoute tar till och med hänsyn till ordernas prioritet, och med veckoplaneringsfunktioner kan teamet enkelt planera upp till fem veckor i förväg.

Detta har hjälpt Southern Star-teamet av tekniker och skickare att hantera hela 100 % fler arbetsorder per dag.

Med ett anpassat kartöverlägg (eftersom en stor del av Southern Stars rörledningsområde är avlägsen öken) hjälpte OptimoRoutes ruttoptimeringsfunktioner också teknikerna att snabbare ta sig till sina underhållsplatser.

OptimoRoute har ett robust API som du kan använda för att integrera med ditt nuvarande arbetsorderhanteringssystem. Du kan automatiskt importera tusentals order med all nödvändig information (plats, typ av reparation, nödvändiga verktyg eller expertis etc.

Du kan till och med hämta realtidsdata om utförda uppgifter om du använder OptimoRoute-appen för att spåra framstegen.

Lär dig mer om hur OptimoRoute har hjälpt Southern Star att förbättra sin hantering av arbetsorder och logistiska effektivitet i vår fullständiga genomgång.

Sluttliga tankar

För ett litet företag med bara ett fåtal kunder kanske arkivering och hantering av arbetsorder inte är ditt största problem att lösa.

Men när du väl når en viss skala kommer alla fältserviceföretag att kämpa.

Maximering av antalet arbetsorder som ditt befintliga team kan hantera kommer att hjälpa dig att bibehålla sunda vinstmarginaler, hålla kunderna nöjda och skapa mer intäkter.

OptimoRoute är utformat för att hjälpa till att maximera produktiviteten hos din arbetskraft genom att eliminera flaskhalsar och optimera distribution och ruttplanering.

För att se hur vi kan hjälpa ditt företag kan du starta din kostnadsfria provperiod idag.

Frågor om arbetsorder

Vad används arbetsorder till?

Arbetsorder används för att specificera de tjänster som krävs av en kund eller organisation och tilldela ansvar för slutförandet av uppgifter.

Hur skriver man en arbetsorder?

För att skriva en arbetsorder måste du kommunicera en rad specifika uppgifter om uppgiften, när den ska utföras och vem som utför den. Arbetsorder innehåller vanligtvis följande information:

• Företagets namn
• Företagets adress
• Arbetsordernummer
• Beskrivning av uppgiften som ska utföras
• Datum som ska slutföras
• Arbetare som tilldelats uppgiften

Hur ska du hantera en arbetsorder?

Det mest effektiva sättet att hantera arbetsorder är med någon form av programvara för hantering av arbetsorder. Denna programvara automatiserar genereringen av arbetsorder med hjälp av en mall och gör det möjligt för dig att se och hantera alla dina utestående och kommande arbetsorder från en enda vy i din instrumentpanel.