En av de mest användbara verktygen i SharePoint är versionshistorik. Det ger dig en löpande lista över de ändringar som har skett i dina filer under deras livstid. Specifikt ger versionshistoriken dig tillgång till gamla kopior av dina filer och visar dig numret på varje version, storleken på varje version samt vem som skapade varje version och när.
Kanske tycker du att det säkerhetskopieringsverktyg som din organisation använder på dina delade enheter redan är tillräckligt bra? Att du aldrig skulle behöva något annat? Tänk om. Nedan går jag in på mycket verkliga exempel på när många säkerhetskopior på delade enheter misslyckas med att uppfylla dina behov, vilket kan orsaka timmar av omarbete som du annars aldrig skulle behöva göra om – du gissade det – du använde SharePoint från början.
Versionshistorik används i allmänhet på två sätt:
- Plainerad gammal versionshistorik: Du kan jämföra den aktuella versionen med äldre kopior (bra för att få en bild av ändringar eller aktuellt tillstånd), hålla reda på vem som har gjort vilka ändringar (eller vem som har varit i din fil) och/eller återställa gamla versioner om den aktuella versionen är dålig, misslyckad eller bara alltför beklaglig. I grund och botten är det ett trevligt, enkelt och användarvänligt system för säkerhetskopiering och granskning. Och det kräver ingen IT-hjälp för att användas.
- Ett robust system för utgivning: Med versionshistorik kan du publicera dina dokument på ett sätt som inte skiljer sig från hur programvara släpps. Versionsnumret betyder något, tillgången till olika typer av utkast är begränsad och dina dokument är starkt kontrollerade. Det här systemet är extremt användbart i en företagsatmosfär, men också mer komplext att sätta upp och underhålla.
Jag kommer bara att prata om de vanliga användningsområdena för versionshistorik – punkt 1 ovan – i det här inlägget. I ett framtida inlägg kommer jag att diskutera hur du kan använda versionshistoriksystemet i din organisation. Och om du vill förstå dessa begrepp i videoformat (du vet, framtidens sätt) kan du ta en titt nedan.
Om din organisation använder delade hårddiskar som sin huvudsakliga metod för att lagra och dela filer har du kanske lagt märke till – möjligen i ett anfall av ren panik – att det inte finns något riktigt enkelt sätt att få tag på en gammal version av din fil om något går fel. Du är utlämnad till backup-timern, som troligen gör ett dagligt jobb vid exempelvis midnatt för att lagra och säkerhetskopiera dina filer.
Om du har riktig tur säkerhetskopierar din IT-avdelning oftare. En av mina tidigare arbetsgivare säkerhetskopierade faktiskt delade hårddiskar varje timme på timmen och sparade filerna i en dag. Sedan sparade den en daglig säkerhetskopia (säg varje kväll vid midnatt) i en vecka och en veckobackup (säg från söndagskvällen) i en månad. Men de flesta ställen gör inte detta. Det är enormt resurskrävande, både när det gäller människor och utrymme.
Det är inte heller så användbart som det låter. Om du har ett alternativ för säkerhetskopiering varje timme och du arbetar mycket med en fil under den timmen och sedan av misstag sparar över din fil, är du fast med det som säkerhetskopierades vid den sista timmen, oavsett hur många gånger du sparade filen under den timmen. Du kan förlora massor av produktivitet med ett enda felaktigt klick.
Så även om säkerhetskopiorna på den delade hårddisken är värdefulla, är de godtyckliga och baserade på när IT-avdelningen ställde in sina system för automatisk säkerhetskopiering. Du vet inte hur länge dessa säkerhetskopior varar, det kanske inte är dokumenterat när de faktiskt sker – på timmen, halvtimmen, midnatt, när? – och du kanske måste skicka in en problembiljett för att ens få tillgång till dem. Låter opålitligt.
SharePoint erbjuder versionshistorik, som skapar en ny version av en fil 1) varje gång du sparar din fil, 2) varje gång du checkar in en fil, 3) skriver över en befintlig fil, eller 4) om du är medförfattare, varje halvtimme efter att någon börjar redigera en fil.
Varför är det bättre? Versioner skapas när du tycker att de ska skapas. Inget mer beroende av att systemet ska göra backup åt dig. Och du kan hoppa tillbaka och visa vilken historisk version du vill. Du kan till och med återställa en gammal version och helt skriva över den aktuella versionen. (Och om du ångrar att du fattade det beslutet kan du återställa den senaste versionen över återställningen! Så meta!)
Versionshistorik ger dig kontroll över filernas livslängd, låter dig se vem som har varit i dem och ger dig möjlighet att rätta till misstag.
Säkerställ att den är aktiverad först
Säkerställ att versionshistorik är aktiverad i ditt dokumentbibliotek. Tyvärr är versionshistoriken inaktiverad som standard i ett helt nytt dokumentbibliotek i SharePoint 2013. Från och med slutet av 2015 har ett nytt dokumentbibliotek i SharePoint Online tack och lov versionshistorik aktiverad.
Det är dock ditt ansvar att kontrollera att versionshistorik är aktiverad i ditt dokumentbibliotek. Anta inte bara! Så här gör du: Om du ser alternativen för versionshistorik som visas nedan är den aktiverad.
När versioner skapas
Versioner kommer att skapas närhelst du utför någon av följande åtgärder:
- Spara filen (klientapp): När du öppnar en fil i klientprogrammet – alltså inte Office Web Apps (OWA) eller Office Online (OO), som finns i webbläsaren – och klickar på knappen ”Spara” i det programmet skapas en ny version.
- Om du till exempel öppnar ett Word-dokument i den fullständiga Word-appen skapas en ny version varje gång du trycker på knappen ”Spara” i Word.
- Redigera i trettio minuter (webbläsarprogram): Var trettionde minut efter att du har börjat redigera en Office-fil i OWA/OO skapas en ny version. Eftersom det inte finns någon ”Spara”-knapp i OWA/OO finns det inget intuitivt sätt att tvinga fram en version. Om du vill tvinga fram en version måste du stänga OWA/OO (oroa dig inte, dina ändringar sparas automatiskt, de finns bara inte i en ny version ännu), checka ut filen och sedan checka in den igen omedelbart.
- Skriv över en fil: När du laddar upp en fil med samma namn som en redan befintlig fil i dokumentbiblioteket. I stället för att helt skriva över filen skapas en ny version av den.
- Till exempel: Om du laddar upp en fil som heter ”Movie1.mp4” och biblioteket redan har en fil med det namnet frågar SharePoint dig om du vill ersätta filen. Om du anger att du vill det skapas en ny version av filen, även om det är en helt annan fil.
- Checka in en fil: Om du checkar in en fil efter att ha checkat ut den skapas en ny version; även om du inte gör några ändringar får du fortfarande möjlighet att skapa en ny version.
Hur många versioner sparas
Antalet versioner som sparas beror på vilket system du använder och inställningarna för biblioteket du sparar till.
Enligt Microsoft har SharePoint 2013 och SharePoint Online (Office 365) följande begränsningar:
- Större versioner: Microsoft föreslår att man inte sparar mer än 400 000 versioner. Efter det kan det hända att det inte fungerar att öppna, spara, ta bort eller visa versionshistorik. (Läs: ”Prova på egen risk.”) Gud hjälpe dig om du någonsin skulle behöva spara 400 000 versioner. I så fall är det säkert en advokat inblandad på något sätt.
- Mindre versioner: Upp till 511 mindre versioner är tillåtna. Det är en hård gräns och du kan inte överskrida den.
Detta sagt, när du aktiverar versionshistorik i ett bibliotek på plats (alltså SharePoint 2013), anges ingen numerisk gräns, så den är i princip oändlig. Ett bibliotek i SharePoint Online anger däremot automatiskt en gräns på 500 större versioner till att börja med. I båda systemen kan detta värde ändras av webbplatsägaren.
Jag är säker på att anledningen till att det inte finns några gränser i on-prem är att Microsoft inte bryr sig om hur mycket utrymme du använder på ditt eget system, men de vill inte att du ska bli helt galen i deras system och ”slösa” bort deras utrymme. Det är i alla fall vad som verkar vettigt för mig. Och med tanke på att versionsgränsen var 100 när jag använde SharePoint 2007 är det faktiskt ganska bra att de börjar med 500.
(SharePoint 2010 stöder också 400 000 större versioner, men det finns inga uppgifter om gränser för mindre versioner. En liknande källa för SharePoint 2007 anger inga gränser för versionshistorik.)
Nu, bara för att dessa siffror är så höga betyder det inte att du ska börja skapa versioner i all oändlighet. Webbplatsägaren kan – av mycket legitima skäl eller ibland av helt godtyckliga skäl, bland annat för att han eller hon inte vet bättre – ändra det maximala antalet versioner till ett ganska lågt värde. Så du bör alltid fråga webbplatsägaren vad policyn för versionshistorik är i ditt dokumentbibliotek, så att du inte blir obehagligt överraskad av att de tidigaste versionerna av dina filer saknas.
Access till versionerna av en fil
De tre vanligaste sätten att komma åt versionshistoriken för en fil är:
- Högerklicka på filnamnet och klicka på ”Versionshistorik”.
Det här fungerar bara i SharePoint Online och SharePoint 2016. - Kryssa i rutan bredvid filnamnet, klicka på fliken ”Fil” i bandet och klicka på ”Versionshistorik”.
Detta fungerar i SharePoint 2013, 2016 och SharePoint Online. - Klicka på ellipserna (…) till höger om filnamnet, klicka sedan på ellipserna (…) som visas i svävningsfönstret och klicka sedan på ”Versionshistorik”.
Detta fungerar i SharePoint 2010, 2013, 2016 och SharePoint Online.
Fönstret för versionshistorik
När du följer stegen ovan kommer fönstret för versionshistorik att dyka upp och visa de aktuella och tidigare versionerna av din fil. Informationen visas i tabellformat och listar 1) versionsnummer (i fallande ordning), 2) en länkad datum- och tidsstämpel som visar när versionen skapades, 3) vem som gjorde ändringen, 4) filens storlek vid tidpunkten för ändringen och 5) eventuella kommentarer från redaktören.
Alla metadata som ändras kommer också att anges i listan. Du kan sortera kolumnerna i alfanumerisk ordning genom att klicka på kolumnrubriken (t.ex. ”No.”, ”Modified”, ”Modified By” osv.). Detta är användbart om du letar efter alla ändringar som gjorts av en viss person eller när filstorleken förblivit ungefär densamma vilket indikerar minimala ändringar mellan versionerna.
Som exempel kan du se skärmdumpen nedan. Detta är ett Excel-kalkylblad som har åtta versioner. De har alla skapats av mig och du kan se storleksförändringarna som innebär att innehåll har lagts till eller tagits bort med dessa versioner. Jag ändrade fältet Titel i filen när jag skapade version 4.0 så att filen fick ett mer beskrivande namn (och kommer att synas högre i sökresultaten). SharePoint visar den ändringen med version 4.0.
Jag har inte använt mig av fältet för kommentarer ännu. Kommentarsfältet är användbart för att ge en kort sammanfattning av de ändringar som gjorts, men det är lätt att glömma att inkludera information här eftersom du bara blir tillfrågad om du vill inkludera en kommentar om du checkar ut och sedan in filen.
Om jag sällan använder check in/out lämnar jag nästan aldrig kommentarer. Men det kan vara till stor hjälp för dig och dina kollegor. Om du inte kräver check in/out i ditt bibliotek kan du ändå checka ut filen, redigera den och sedan checka in den. Du kommer att bli ombedd att lämna en kommentar när du checkar in filen.
Fönsterrutan för versioner ger dig också möjlighet att radera alla versioner. Om du efter att ha raderat alla versioner bestämmer dig för att du ångrar det beslutet kan du återställa några eller alla versioner genom att gå till webbplatsens papperskorgen och återställa versionerna därifrån. (Mer information om återställning av raderade versioner finns nedan.)
Hantering av en gammal version
Från fönstret för versionshistorik kan du visa, återställa eller radera gamla versioner av dina filer. Klicka på rullgardinsmenyn som visas när du håller muspekaren över tidsstämpeln för den version du är intresserad av.
- Klicka på tidsstämpeln: Detta hämtar filen som den fanns när den var den mest aktuella versionen. Detta ger dig möjlighet att öppna den aktuella versionen och den nedladdade versionen och jämföra de två vid behov. Eller om du behöver hämta gammal information/data från en gammal version är det så här du gör.
- Visa: Det här öppnar metadata till filen. Det öppnar inte filen i ett skrivskyddat tillstånd, även om det är vad du kanske antar att det gör. Den visar filnamnet, titeln och andra metadata som du kan ha associerat med dokumentbiblioteket.
- Återställ: Genom att välja det här alternativet tar du den versionen och gör den till den ”nya” aktuella versionen. Den gamla aktuella versionen blir den näst senaste versionen. Detta är användbart om du helt vill bortse från ändringar som gjorts av en kollega, eller om den senaste versionen av filen blev skadad.
- Ta bort: Om du klickar på delete flyttas den här versionen av filen till din webbplats papperskorgen. Detta kan vara användbart om det finns föråldrad information som kan vara till skada för andras arbete om de snubblar över den versionen av filen. Det kan också vara användbart om en skadad version av filen ger dig problem. Det är bara att göra sig av med den. Obs: Du kan återställa en raderad version genom att öppna papperskorgen, kryssa i rutan bredvid filnamnet (med versionsnumret inom parentes bredvid) och klicka på ”Återställ urval”. Versionen kommer att återställas som det korrekta versionsnumret med korrekta metadata bevarade.
- Direktlänk till vilken version som helst: Du kan länka till en version genom att högerklicka på tidsstämpeln för versionen i fråga och klicka på ”kopiera länkadress”. När du skriver in den kopierade webbadressen i ett adressfält kommer filen att laddas ner omedelbart, som om du hade klickat på tidsstämpeln, enligt beskrivningen i den första punkten i den här listan.
Köparen ska vara försiktig
Versionshistorik har sina begränsningar. Och du bör vara medveten om vilka dessa är. Bekanta dig med mitt inlägg ”Buyer Beware” om versionshistorik. Du kan komma att ångra dig om du inte gör det.
- Hur fungerar versionshantering i en lista eller ett bibliotek?
- Aktivera och konfigurera versionshantering för en lista eller ett bibliotek (webbplatsägare)
- Se versionshistoriken för ett objekt eller en fil i en lista eller ett bibliotek
- Aktivera och konfigurera versionshistorik för ett bibliotek (webbplatsägare)
- Visa versionshistorik för ett objekt eller en fil
- Aktivera och konfigurera versionshistorik (webbplatsägare)
Anm: Versionshistorik är en mycket värdefull aspekt av listor och listobjekt, men för den vanliga användaren är versionshistorik i dokumentbibliotek betydligt mer användbar och relevant. Versionshistorik i listor kommer att diskuteras i ett framtida inlägg.
Mer om versionshistorik
Detta är en serie om versionshistorik. Kolla in de andra inläggen om detta ämne.
Basics | Buyer Beware | Will I Run Out of Space? | Versionshistorik vs. spårändringar
