UPDATED 9/27/20 5:09pm PT:
Som kontorschef kan det kännas lite komplicerat att ta reda på hur du ska betala dina anställda för ledighet. Vad krävs när det gäller semester, sjukfrånvaro och andra former av betald ledighet? Finns det några oklara sorters gråzoner när det gäller anställdas långvariga frånvaro som graviditet eller sjukledighet? Vilka typer av rimliga anpassningar bör ditt kontor förväntas göra i dessa typer av scenarier?
Glans nog har vi gjort allting klart för dig: Vad som krävs enligt lag, vad som är ditt val och vad som ligger däremellan. I slutändan kommer den här inofficiella guiden om betald respektive obetald ledighet att besvara alla dina mest angelägna frågor och hjälpa dig att enkelt välja rätt policy för din praktik.
Betald ledighet: Vad krävs egentligen?
I din praktik finns det förmodligen vissa typer av ledigheter som är förutbestämda som betalda. Från semester till sjukledighet till betald semester och andra former av ledighet finns det alltid vissa krav som alltid följer med betald ledighet. För att räkna ut betald ledighet måste du först förstå vad som krävs.
Semestertid
De flesta känner till betald ledighet i form av betald ledighet, eller PTO. För att tjäna in PTO ackumulerar anställda lediga dagar under sin tid på jobbet som de sedan kan använda för semester. Även om det inte finns något federalt mandat om betald semesterledighet (eller ens obetald semesterledighet) är det en populär förmån som de allra flesta arbetsgivare väljer att erbjuda. Mängden betald semestertid byggs vanligtvis upp för anställda baserat på hur länge de har arbetat för sin praktik samt vilken nivå de innehar inom kontoret. För att tjäna in semestertid behöver de anställda bara komma till jobbet!
Rekommenderad läsning: Utvärdera din PTO-förmånspolicy & Gör HR i din praktik mer produktiv – del 1
Sjukledighet
Tro det eller ej, men det finns inga federala lagar som kräver att arbetsgivare betalar sina anställdas sjukledighet. Många delstater, städer och kommuner har dock mandat som kräver att lokala arbetsgivare tillhandahåller betalda sjukdagar. Detta leder oss naturligtvis till en av de största frågorna kring obligatorisk betald sjukledighet: läkarintyg.
Kort sagt, en kontorschef får inte begära ett läkarintyg för dagar som omfattas av den anställdes obligatoriska betalda sjukledighet. Detta är en skyddad ledighet och måste ges utan att frågor ställs, i de flesta scenarier. Att kräva ett läkarintyg skulle inkräkta på denna obligatoriska betalda sjukledighet, och lagen om obligatorisk betalad sjukledighet – liksom alla lagar – står inte till arbetsgivarens förfogande. Det är ett mandat som arbetsgivaren måste följa.
När en anställds obligatoriska betalda sjukledighet är uttömd har en kontorschef dock flexibilitet att neka eller godkänna ytterligare frånvaro eller begära läkarintyg för att godkänna frånvaron. Tänk på att även med ett läkarintyg får du kanske aldrig följa upp med läkaren. Detta skulle inkräkta på den anställdes HIPAA-rättigheter. På läkarintyget kan det bara stå läkarens namn och datum/tid då din anställde blev undersökt. Om du dessutom ska begära ett läkarintyg för en anställds frånvaro måste du se till att du har en policy (t.ex. att begära ett intyg efter den tredje obetalda sjukdagen) som tillämpas lika på alla anställda i praktiken.
För ytterligare frågor, se till att boka in en konsultation med HR for Health för att se till att du känner till lagarna om läkarintyg och obligatorisk betald sjukledighet.
Rekommenderad läsning: Det är dags att utvärdera din PTO-förmånspolicy (del 2 – ackumulering av förmåner)
Övrig betald ledighet
Inom semester och sjukledighet är din praktik juridiskt skyldig att göra ledighetsanpassningar för jurytjänstgöring, röstning, vissa helgdagar och eventuella militära skyldigheter. Huruvida dessa måste betalas eller inte beror vanligtvis på en viss anställds status (undantaget respektive icke undantaget). Dessutom väljer vissa arbetsgivare att erbjuda betald ledighet vid dödsfall för en anställds närmaste familjemedlem.
Grå områden för anställdas ledighet
Som du säkert vet är vissa delar av anställdas ledighet inte så enkla. Faktum är att vissa av dessa gråzoner är helt enkelt förvirrande. Ändå medför dessa områden egna krav, precis som de former av betald ledighet som undersökts ovan. Dessa krav hjälper dig att bättre förstå hur dessa ledigheter ingår i debatten om betald respektive obetald ledighet.
Family Medical Leave Act (FMLA)
Family Medical Leave Act är ett federalt mandaterat program som gör det möjligt för anställda att ta tjänstledigt på grund av personliga medicinska problem, familjemedicinska problem eller av militära skäl. Även om detta mandat gör det möjligt för anställda att ta upp till 12 veckors obetald ledighet och ändå kunna återgå till arbetet, finns det fortfarande vissa villkor.
För det första kvalificerar sig anställda endast om de har arbetat på din praktik i minst ett år och har arbetat minst 1250 timmar under det år som föregick den begärda ledigheten. För det andra behöver denna ledighet inte betalas om de anställda inte har befintlig PTO utanför FMLA-tiden. När den anställdes PTO har förbrukats är du dock inte skyldig eller skyldig att betala för ytterligare tid enligt FMLA:s krav. Slutligen är anställda endast berättigade till FMLA-ledighet om arbetsgivaren har 50 eller fler anställda inom ett 75-milsområde.
Mödraskaps- och faderskapsledighet
Samtidigt som föräldraledighet tekniskt sett kan falla under FMLA i vissa fall, väljer vissa verksamheter fortfarande att erbjuda betald (eller obetald) ledighet specifikt för nya föräldrar som en extra förmån. (Detta kan vara ett attraktivt alternativ för dina nya och befintliga anställda, om du väljer att erbjuda det). Det är också viktigt att notera att om din praktik finns i Kalifornien, Rhode Island eller New Jersey kan du vara juridiskt förpliktigad att erbjuda föräldraledighet, beroende på hur stort ditt team är. Överväg att kontakta HR for Health för att få veta mer om ditt ansvar om du befinner dig i dessa stater.
Graviditetsledighet vid funktionsnedsättning
Ovanpå den obligatoriska mammaledigheten och pappaledigheten i stater som Kalifornien kräver vissa stater att arbetsgivare med ett visst antal anställda ska erbjuda funktionsnedsättning vid funktionsnedsättning till gravida anställda som inte kan utföra sina nuvarande arbetsuppgifter. Även om denna ledighet inte behöver vara betald är det ännu en gråzon där kontorscheferna fritt kan välja hur de vill utforma sin specifika policy för att bäst passa behoven i deras praktik.
Obetald ledighet: Vad är rimliga anpassningar?
I HR-världen finns det en fras som skrämmer arbetsgivare överallt: rimliga anpassningar. Denna fras (och de omgivande ryktena och missförstånden om den lag som den kommer från) framkallar bilder av dyra förändringar och potentiella stämningar, men verkligheten är att dessa anpassningar ofta är mycket enkla, mycket logiska verktyg. Ett verktyg som bör – och ofta måste – betraktas som en rimlig anpassning för anställda är obetald ledighet.
Enligt Americans With Disabilities Act (ADA) bör de flesta perioder av tillfällig ledighet betraktas som rimliga anpassningar om den anställde begär det. Många rättsfall där arbetsgivare hållits ansvariga för överträdelser av ADA gällde deras vägran att bevilja obetald ledighet. En obegränsad period av obetald ledighet behöver dock inte beviljas enligt ADA. Om varken din anställde eller dennes läkare kan ange ett datum då den anställde kan återvända till kontoret och utföra de viktiga uppgifter som praktiken behöver, är det kanske inte nödvändigt att bevilja en sådan obestämd och osäker period av obetald ledighet.
I slutändan är det bästa sättet att hantera obetald ledighet att kommunicera med den anställde om dennes behov på arbetsplatsen baserat på läkarens rekommendationer. Detta gäller särskilt vid psykiska problem som PTSD, ångest eller depression, där korta perioder av oavlönad ledighet avsevärt kan förbättra den anställdes allmänna psykiska och fysiska hälsa och göra det möjligt för honom eller henne att fortsätta att arbeta så bra som det förväntas av honom eller henne.
Som alltid bör du konsultera din advokat för hjälp och utbilda dig om ADA-kraven för att förhindra oavsiktliga överträdelser. Eller kontakta HR for Health idag och planera en konsultation.
Lär dig mer om att hantera ledigheter med experterna på HR for Health. Kontakta oss per telefon på 877-779-4747 eller genom att skicka ett e-postmeddelande till [email protected] idag.
