Den kompletta guiden till referenskontroller

En professionell referenskontroll är en vanlig del av anställningsprocessen. En referenskontroll genomförs för att verifiera en arbetskandidats meriter och ta reda på mer information om honom eller henne, t.ex. om hans eller hennes arbetsstil och värderingar. Många företag anser att kontrollen av arbetsreferenser är ett viktigt steg i rekryteringsprocessen, men i dag ses referenskontroller ofta som en långvarig och frustrerande formalitet och vissa företag gör en referenskontroll endast för högre befattningar, eller inte alls.

Referenskontroller kan ofta kännas som ett samtal om dig bakom stängda dörrar. Därför har vi skapat den här kompletta guiden om referenskontroller för att klargöra processen. Du hittar svar på frågor som ”Vad betyder det när en rekryterare ber att få kontrollera en kandidats referenser?”, ”Vad är rätt sätt att kontrollera referenser?” och ”Vem kan ge en referens?”

På Zinc anser vi att processen för kontroll av anställningsreferenser kan bli mycket bättre. Vi vill hjälpa dig att få ut så mycket som möjligt av referenskontroller, oavsett om du är anställningsansvarig eller rekryterare, kandidat eller referensperson. Förutom att ge vägledning för din referenskontroll erbjuder Zinc också en automatiserad tjänst för referenskontroller som förvandlar referenskontroller från den mest smärtsamma delen av din anställningsprocess till den mest imponerande.

Innehåll

• Referenskontroller: Grunderna

• Referenstagning för rekryteringsansvariga och rekryterare

• Referenstagning för kandidater

• Referenstagning för referenspersoner

• Slutsats

Referenstagning: Grunderna

Den professionella referenskontrollen har länge varit en del av anställningsprocessen. Vilken typ av information som samlas in och hur djupgående kontrollerna är kan variera mellan företag, branscher och regioner. I det här avsnittet får du veta vad en referenskontroll innebär och vem som kan ge referenser.

Vad betyder det när en rekryterare ber att få kontrollera en kandidats referenser?

När en potentiell arbetsgivare ber om professionella referenser ber de om kontaktuppgifter till personer som kan ge mer information om kandidaterna som de anställer. På den mest grundläggande nivån utför arbetsgivare en referenskontroll för att se till att kandidaten har lämnat korrekt information om sitt tidigare arbete eller sina studier, t.ex. sin yrkestitel eller de datum då han eller hon arbetade eller den kurs han eller hon gick. Ofta är denna anställningskontroll allt som företagen söker. Kontrollen av anställningen är grunden för alla referenser, men praxis för referenstagning varierar beroende på företag, bransch, plats och arbetets rangordning. Läs vidare för att få veta mer.

Vad händer när en arbetsgivare kontrollerar referenser?

Reporterna varierar kraftigt mellan organisationer beroende på företagets storlek och bransch, vissa kontrollerar bara referenser för högre befattningar.

När en kontroll av arbetsreferenser genomförs ber rekryteraren vanligtvis om uppgifter om personer (referenspersoner) som kan intyga kandidatens kompetens, erfarenhet och förmåga att utföra jobbet. Vanligtvis ber de sedan referenspersonerna att verifiera kandidatens arbetsuppgifter och i vissa fall ställer de ytterligare frågor om kandidaten.

Vissa rekryterande chefer inser att referenser kan vara en värdefull resurs och kommer att ställa mer detaljerade frågor för att få en välgrundad inblick i kandidatens styrkor och svagheter och hur kandidaten skulle passa in i eller tillföra något till deras företagskultur.

Vi har funnit att om referenserna kontaktas före erbjudandet kan referenserna underlätta beslutsfattandet i anställningsprocessen genom att utvinna kompetensinformation. Om referenserna kontaktas efter erbjudandet är referensen mer användbar om rekryterande chefer ställer frågor med fokus på arbetsstil och kultur för att hjälpa till att personifiera onboarding.

För vissa tjänster görs också ytterligare bakgrundskontroller av efterlevnads- och säkerhetsskäl, t.ex. finansiella kontroller eller kontroller av brottsregister, men dessa bör inte betraktas som referenser.

Vem kan ge referenser?

En person som ger en professionell referens kallas referensperson. En referensperson är en person som kan bekräfta en kandidats erfarenhet. Vi har sammanställt den här listan med definitioner för att ge dig en uppfattning om de olika typerna av referenser som företagen efterfrågar, och vi väger för- och nackdelar med varje typ.

1. Professionell referensProfessionella referenser är intyg från någon som kan bekräfta dina kvalifikationer, din erfarenhet och din allmänna lämplighet för ett jobb. Beroende på företaget kan en professionell referens hänvisa till en av tre olika typer av referenser:

   • Professionell (HR): Detta är den typ av referens som ges av ditt tidigare företags personalavdelning. Denna typ av referens verifierar jobbtitel, datum och inte mycket mer. För vissa företag är detta den enda typ av referens som de formellt ger.

   • Professional (Character): Chefer eller andra kollegor kan erbjuda sig att ge en mer detaljerad referens, särskilt om det är företagets policy att endast ge en HR-referens. Denna typ av referens kallas ibland för en personlig referens, men för tydlighetens skull kallar vi den här typen av referens för en professionell (karaktärs)referens. När man väljer en yrkesreferens (karaktärsreferens) kommer kandidater med arbetslivserfarenhet vanligtvis att ange uppgifter om tidigare arbetsgivare, linjechefer, handledare eller respekterade kollegor som referenspersoner. Nyutexaminerade kandidater kan be en lärare eller universitetslärare att intyga sina färdigheter i stället för en arbetskamrat. Kandidater som varit egenföretagare kan också be kunder eller leverantörer att intyga sina färdigheter och erfarenheter.

   • Professionell (rekryterare): Rekryterare från tredjepartsbyråer som har placerat dig på en tjänst kan också användas som referenter för att ge referenser för anställningsverifiering. Rekryterare kan verifiera arbetsuppgifter men de kan inte ge detaljerade kommentarer om kandidatens prestationer.

2. Backchannel-referens: Backchannel-referenser (även kallade backdoor-referenser) innebär att rekryterande chefer identifierar ömsesidiga kontakter och kontaktar dem för att diskutera kandidatens lämplighet för rollen. Detta kan göras genom att kontrollera sociala medier som LinkedIn för ömsesidiga kontakter eller en ömsesidig kontakt på ett företag som kandidaten har arbetat med. Detta är vanligtvis den mest informella typen av referenskontroll.

3. Personlig referens: En personlig referens kommer från en referensperson som känner kandidaten på ett personligt, inte professionellt sätt. Dessa referenser kan ges när kandidaten inte har någon arbetslivserfarenhet, till exempel om han eller hon just har tagit examen från skolan eller universitetet, eller om kandidaten gör ett karriärbyte. I vissa fall kallas denna typ av referens för en karaktärsreferens.

Ofta kan dessa termer kännas gammaldags och speglar inte nödvändigtvis dagens arbetsliv. Dessutom varierar terminologin som folk använder för att hänvisa till olika typer av referenser mellan olika branscher och geografiska områden, så om du är osäker på vilken typ av referens du behöver är det bäst att kontrollera med den person som ber om dina referenser.

Det finns andra fall utanför arbetet som också kräver referenser. Till exempel kan hyresvärdar be om referenser från potentiella hyresgäster, universitet kan be om referensbrev för potentiella studenter. Den här guiden fokuserar på professionella referenser i anställningssyfte.

Hur kontrollerar ett företag referenser?

Det finns flera sätt att samla in en referens. Hur en referens samlas in beror på företaget, branschen och det geografiska området. Här är de viktigaste metoderna för att samla in referenser:

Skrivna referenser:

Referensbrev är den mest traditionella formen av referenskontroll, men de kan ta lång tid och innebära ytterligare pappersarbete för den anställande chefen. När referenstagning sker via e-post sker det nästan alltid genom PDF- eller Word-bilagor, oavsett om det är genom att ställa frågor eller skicka ett onlineformulär som referenten ska fylla i.

När man får en skriftlig referens via e-post är det bäst att se till att referensen kommer från en arbetsmejl med en företagsdomän för att minska risken för att referensen kan vara bedräglig.

Telefonsamtal:

Detta kan vara det enklaste sättet att samla in en referens om referenspersonen svarar och är villig att prata. Detta kan vara tidskrävande och svårt att schemalägga. Ibland kommer du inte att kunna få tag på referenspersonen eller så kommer du att bli vidarebefordrad till HR.

Det kan hända att referenspersonen känner att han eller hon kan tala mer öppet, men eftersom referensen inte är nedskriven kan du bara hänvisa till de anteckningar du gör.

Var medveten om att det är lättare att förfalska en identitet via telefon, så du kan riskera att drabbas av referensbedrägeri när du samlar in en referens via telefon.

Automatiserad programvara för referenstagning:

Det finns numera tekniska lösningar för referenskontroller på nätet som automatiserar processen, från att lämna referentens kontaktuppgifter till att samla in referenserna.

Zinc’s referensverktyg gör det till exempel möjligt för kandidater att hålla sina referensuppgifter privata och lagrar referensen på ett säkert sätt, så att kandidaten kan dela den med vem de vill och återanvända den under hela sin karriär. Genom att automatisera denna process frigörs tid så att de kan fokusera på andra uppgifter.

Referenser som samlas in via Zinc verifieras med företagets e-post och genom ett LinkedIn-konto. Referenserna är också manipuleringssäkra eftersom de registreras på en blockkedja.

Tredje parts referenstjänster:

Detta är företag som specialiserar sig på referenstagning. De kan göra något av ovanstående eller använda sig av specialbyggd programvara.

Varför ber rekryterare om mer än en referensperson?

Det är vanligt att be om mer än en referensperson. Det hjälper rekryteraren att vara säker på att den information de har om kandidaten är sann. Om fler än en person verifierar vad kandidaten har berättat för dem kan rekryteraren vara mer säker på att fatta sina anställningsbeslut. Det ger också en mer rundad bild av kandidaten genom att samla in olika perspektiv och information om hur de presterat i olika roller.

Mängden referenser som en rekryterare ber om varierar beroende på bransch, till exempel behöver många finansinstitut referenskontroller som täcker fem års anställning på grund av FCA:s riktlinjer. Vissa referenser som kommer tillbaka är bara datumbekräftelser, så rekryteraren kanske vill be en annan referensperson om mer detaljerad information.

Var kan jag få juridisk rådgivning om referenser?

Om du anser att lagen har brutits i samband med en referenskontroll som du har varit inblandad i, till exempel om något falskt eller vilseledande har sagts i en referens, kanske du vill bestrida detta. Det kan vara tillrådligt att först ta upp det med den berörda personen för att se om ni kan komma överens om en lösning. Om du inte kan lösa problemet genom att prata med dem kan du kanske vilja skaffa dig juridisk rådgivning. Nedan finns några kostnadsfria resurser som kan vara till hjälp:

USA: https://www.nolo.com/legal-encyclopedia/free-books/employee-rights-book/chapter9-6.html

United Kingdom: https://www.nolo.com/legal-encyclopedia/free-books/employee-rights-book/chapter9-6.html

United Kingdom: https://www.citizensadvice.org.uk/work/leaving-a-job/getting-a-job-reference/getting-a-job-reference/

Australien: https://www.fairwork.gov.au/small-business-showcase/hiring-employees

Tillbaka till början

Tips för rekryteringsansvariga och rekryterare

Med den tekniska utvecklingen på nästan alla områden i arbetslivet tenderar referensmetoderna att vara genomsyrade av politik och kan kännas ålderdomliga. Det här avsnittet besvarar dina frågor och ger dig några tips om hur du kan föra referenser in i 2000-talet så att du kan få ut det mesta av dina referenskontroller.

I det här avsnittet svarar vi på dina frågor och ger dig en checklista för referenser.

Varför ska rekryterande chefer kontrollera referenser?

I Storbritannien har referenskontroller kommit något ur modet. Den betraktas som något som företagen tycker att de borde göra, men i verkligheten ses den ofta som en fördömd formalitet som endast utförs av efterlevnadsskäl. Vissa rekryterande chefer anser att referenskontroller inte ger någon användbar information utöver att bekräfta vad kandidaten redan har berättat för dem, och det är om de väljer att lämna referenser överhuvudtaget. På Zinc anser vi att referenser kan bli bättre, mer öppna och mer användbara för alla inblandade parter. Om du gör dina referenskontroller på rätt sätt kan du få användbara insikter som verkligen kan hjälpa dig att fatta rätt rekryteringsbeslut och som kan bidra till fler delar av resan än vad du kanske först trodde.

Det finns nya metoder och ny teknik som du kan använda för att uppdatera dina referenskontroller och få ut mesta möjliga av referenstagningen, till exempel automatiserade referenstagningsverktyg och referenstagning i bakåtriktade kanaler. I dag är kandidaterna bättre än någonsin på att intervjua, så det är ännu svårare att utvärdera om kandidaten kan föra talan. Det finns också forskning som visar att cirka 10 % av kandidaterna ljuger i sitt CV – ett oroande resultat för rekryterare. Detta är en ännu större anledning för dig att utnyttja dina referenskontroller på bästa sätt för att se till att du anställer rätt person.

Vad används referenskontroller för?

Kontroll av referenser kan vara en viktig möjlighet för dig att se till att du anställer rätt person. Referenskontroller kan bidra till flera delar av anställningsresan, till exempel:

1. Kompetens. Den vanligaste orsaken till en referenskontroll är efterlevnad och bevis för due diligence. I det här fallet kan referenser användas för att verifiera att kandidaten är den han eller hon utger sig för att vara och att han eller hon inte har ägnat sig åt korrupt verksamhet.

2. Fortsatt bedömning och screening. Referenser kan användas för att kontrollera att kandidatens färdigheter, förmågor och kompetenser matchar eller överstiger vad kandidaten har visat i sitt CV och sin intervju.

3. Inskolning och prestationsstyrning. Du kan fråga referenspersoner om föredragna ledarstilar, arbetsstilar och värderingar för att hjälpa till att personalisera inskolningsresor. Referenser kan användas för att hjälpa dig att bestämma hur mycket struktur du ska ge den nyanställde, hur du bäst kan ge honom eller henne incitament och identifiera miljöer där han eller hon kommer att utmärka sig.

När ska jag kontrollera en arbetskandidats referenser?

En kontroll av referenser ger dig inte bara chansen att verifiera den information du har om din kandidat, om den görs på rätt sätt kan den också ge dig en djupare insikt om kandidaten när det gäller deras styrkor och svagheter, hur de kommer att passa in i ditt team, vad de skulle kunna tillföra ditt team och till och med vilken typ av ledarstil som kandidaten skulle passa bäst för. Om du maximerar dina referenskontroller på det här sättet kan det underlätta on-boarding och hjälpa dig att anpassa kandidatens resa så att de får en positiv upplevelse. Hur du vill använda referenserna kan avgöra när i rekryteringsprocessen du ska använda dem. Zinc har utvecklat olika typer av referensverktyg som är specifika för dessa scenarier med mera.

• För erbjudandet: referenser för bedömning Om du vill använda referenser för att kontrollera en kandidats kompetens rekommenderar vi att du refererar tidigare i processen, antingen innan du intervjuar eller innan du ger ett erbjudande. Detta för att referenserna ska kunna användas för att hjälpa dig att besluta mellan kandidater utifrån deras kompetens. Om du refererar för bedömning efter att du har gett ett erbjudande och upptäcker att deras kompetenser inte stämmer överens med deras CV eller hur väl de intervjuades, kan du behöva gå igenom den besvärliga processen att dra tillbaka erbjudandet.

• Efter erbjudandet: referenstagning för onboarding Om du vill ta reda på hur du på bästa sätt kan integrera den nyanställde i teamet, kan du använda dig av referenstagning efter erbjudandet i onboardingssyfte. Genom att fråga referenspersonerna om kandidatens arbetsstilar, föredragna ledarstilar, kultur och värderingar kan du hjälpa dig att anpassa deras inskolningsupplevelse och förutse eventuella problem. Positiva inskolningsupplevelser leder till högre grad av bibehållande, så det är vettigt att göra det mesta av dina referenskontroller på detta sätt.

Vad ska jag leta efter när jag kontrollerar en kandidats referenser?

För det första bör du när du utför en referenskontroll leta efter en verifiering av kandidatens arbetshistoria, genom att kontrollera att jobbtitlar, datum och typ av arbete som de har skrivit in i sitt CV är korrekta. Ibland är detta allt du vill eller behöver kontrollera.

Om du behöver ta reda på mer detaljerad information om din kandidat kan referenskontrollen vara en möjlighet för dig att få relevanta insikter som kan ligga till grund för dina anställningsbeslut.Referensgranskning kan hjälpa dig att få extra information på många olika områden. Din anställningsprocess kan hjälpa till att definiera vilken information du ska försöka få från referenstagningen Tänk på ditt företag och behoven och utmaningarna i just det team som du anställer till. Du kan ställa frågor som underlättar introduktionen, till exempel om ledarstilar och arbetsmiljöer. Om kulturen är en framträdande faktor i din rekryteringsprocess kan du ställa frågor som är anpassade till företagets värderingar.

Om detta låter användbart, men du är orolig för att referenskontroller kan vara för tidskrävande eller om du är osäker på hur du ska gå till väga för att samla in den här typen av information, finns det tredjepartsföretag för referenskontroller som kan samla in referenserna för din räkning. Zinc erbjuder en automatiserad referenstjänst med anpassningsbara frågor så att du kan maximera dina online-referenskontroller utan extra krångel.

Vilka frågor ska jag ställa vid referenstagning?

De vanligaste frågorna som rekryterare ställer till referenter handlar om att verifiera kandidatens erfarenhet, t.ex. deras roll och arbetsdatum. Om referenskontrollen ska användas som underlag för dina anställningsbeslut kan du fundera på att ställa mer detaljerade frågor om deras färdigheter, erfarenheter och arbetsstilar. Om du är intresserad av att främja din företagskultur kan du ställa frågor med detta i åtanke.

Ta en titt på Zinc’s generator för referensfrågor för att få idéer till kulturorienterade frågor du kan ställa, eller läs vår blogg om de bästa frågorna för referenstagning.

Vilka frågor ska jag inte ställa när jag gör en referenstagning?

Det skulle vara en bra idé att hålla sig borta från alla ämnen som kan leda till diskriminering. Undvik frågor om kandidatens ras, religion, sexualitet, civilstånd, kön, fysiska hälsa eller funktionshinder eftersom dessa frågor inte bör påverka dina anställningsbeslut. Om du väljer att inte anställa en kandidat efter att ha frågat referenten om dessa ämnen kan du ge dig in på grumligt juridiskt vatten.

Du kan också vara försiktig med subjektiva, slutna frågor som ”skulle du återanställa den här personen” eftersom referentens svar kan vara mycket subjektivt och inte nödvändigtvis avspegla kandidatens förmåga att utföra det arbete som han eller hon söker.

Vi ger fler exempel på frågor du bör undvika i vår blogg om de bästa referensfrågorna.

Behöver jag samtycke för att samla in en referens?

Då en referens klassas som personuppgifter kan du behöva bevisa att du har samtycke från kandidaten för att samla in referensen. Istället för att be kandidaten muntligt om referensuppgifter kan du försöka fråga via e-post och uttryckligen fråga kandidaten om han/hon samtycker till att du kontaktar hans/hennes referensperson för hans/hennes räkning. Detta innebär att du har deras skriftliga svar som bevis. Referensuppgifter kan anses ha två ägare: kandidaten och referenspersonen. Du bör ta hänsyn till båda ägarna när du ser till att dina referensrutiner är förenliga med dataskyddsregler som GDPR.

Vad gör jag om jag inte kan kontakta en referensperson?

Ett vanligt problem som du kan stöta på när du samlar in en referens är att du inte kan kontakta referenspersonen direkt. Detta kan ha två orsaker: att du överlämnas till personalavdelningen snarare än till referenspersonen direkt, eller att referenspersonen har lämnat företaget.

I många stora företag ansvarar personalavdelningen för att tillhandahålla referenser, men som nämnts ovan kan en referens från personalavdelningen kanske bara ge dig grundläggande uppgifter om din anställning, t.ex. datum och arbetstitel. Om du vill prata direkt med referensen, försök att vara ihärdig så kanske du blir kopplad till rätt person. Om detta inte fungerar ber du kandidaten att ge dig referentens personliga arbetsmejl och, om möjligt, ett direkt telefonnummer för att se till att du kommer fram till den person du behöver prata med.

Det kan också hända att när du försöker kontakta referenten på hans eller hennes arbetsplats, så har han eller hon lämnat företaget. Om detta händer och personalavdelningen inte kan ge dig referentens nya kontaktuppgifter måste du gå tillbaka till din kandidat för att be om uppdaterade uppgifter eller om kontaktuppgifter till en annan referent. Detta kan också vara ett tecken på att din kandidat inte har kontaktat dem nyligen för att fråga om de gärna vill ge en referens.

När kontrollerar de flesta företag referenser för en arbetskandidat?

När företagen kontrollerar referenser är det vanligast att kontrollen görs efter det att kandidaten har fått ett villkorligt erbjudande om tjänsten. Många arbetsgivare kontrollerar referenser när ett erbjudande har lämnats av efterlevnadsskäl. Vissa rekryterande chefer kontrollerar en kandidats referenser innan de lämnar ett erbjudande. Detta för att de ska kunna använda referenserna som underlag för sina anställningsbeslut, oavsett om det handlar om att välja mellan kandidater eller att utforma introduktionsupplevelser.

Vi har funnit att det skede som arbetsgivarna genomför referensändringar påverkar användbarheten av olika typer av referensinformation. Kompetensbaserade frågor kan till exempel vara användbara om referensen har utförts före erbjudandet eftersom det kan hjälpa till att skilja mellan kandidater, men det är inte lika användbart när erbjudandet har gjorts. Kulturbaserade frågor kan vara otroligt användbara när ett erbjudande har lämnats eftersom denna information kan användas för att anpassa onboarding-resor för att hjälpa en nyanställd att lyckas, men det finns inte många situationer där denna typ av frågor är användbara när de ställs innan erbjudandet, eftersom de inte hjälper till att bedöma en kandidats förmåga att utföra jobbet. Det är av dessa skäl som Zinc har utvecklat olika verktyg för referenstagning så att du kan få ut det mesta av dina online-referenskontroller.

Hur kontrollerar olika företag referenser?

Som du kanske redan vet varierar praxis för referenstagning från företag till företag i olika regioner och branscher. Här är en bred översikt över hur företag av olika storlek vanligtvis kontrollerar referenser.

• Stora företag använder vanligtvis tredje part eller har ett team för inskolning som kontrollerar referenser i enlighet med gällande regler.

• Mellanstora företag använder också tredje part eller kontrollerar referenser endast för ledande befattningar.

• Små företag låter antingen rekryterare eller rekryteringschefer kontakta referenspersoner och samla in referenser via telefon eller e-post.

Hur man upptäcker falska referenser

Undersökningar har visat att mer än hälften av de brittiska arbetstagarna ljuger eller utelämnar viktig information i sitt CV när de söker jobb. Ännu mer oroande är ökningen av företag som tillhandahåller falska referenser mot en avgift. Detta är oroväckande nyheter för både rekryterare och chefer som måste kunna lita på att de personer de anställer är äkta.

Kontroll av referenser är ett sätt att se till att den som ska anställas är legitim. Här är några åtgärder du kan vidta för att se till att din kandidats referenser är äkta.

1. Om du inte har hört talas om kandidatens tidigare företag tidigare, sök efter dem på nätet. Leta efter en företagswebbplats, en Google Maps-post eller en LinkedIn-företagsprofil. Om du kan hitta ett telefonnummer att ringa, kontrollera att riktnumret stämmer överens med var de ska befinna sig.

2. Om du inte känner igen företaget där kandidaten påstår sig ha arbetat kan du kontrollera om det är juridiskt registrerat. Hur du gör detta varierar beroende på var i världen företaget är baserat. I USA registreras företagen till exempel på delstatsnivå. Du bör kunna hitta information om amerikanska företag på varje delstats webbplats för Secretary of State. I Storbritannien kan du hitta information om registrerade företag via Companies House.

3. Nämna särskilda referenser – be om att få kontakta andra tidigare medarbetare än de som kandidaten har angett som sina referenser. Detta klassas som en backchannel-referens (se: Vem kan ge referenser?). Du kan också kolla företagets webbplats eller LinkedIn efter anställda som arbetade samtidigt som din kandidat; du kanske till och med hittar en gemensam kontakt som du kan prata med.

Din checklista för referenser:

• Beslut vilken typ av referens du behöver och dina övergripande mål.

• Beslut när du vill genomföra referensen, före eller efter att du lagt ett erbjudande.

• Beslut vilka frågor du vill ställa till referenspersonen.

• Bjud kandidaten på lämpliga kontaktuppgifter.

• Kontakta referenspersonerna eller använd en tredjepartsleverantör av referenser för att samla in referenserna åt dig.

Tillbaka till början

Referenstips för kandidater

Som kandidat kan referenskontrollen kännas som en hemlighetsfull process där din framtida arbetsgivare talar om dig till din tidigare arbetsgivare. Det kan vara förvirrande att veta vem man ska ge som referens, hur man ber om en referens och om man kan se sin referens. I det här avsnittet besvaras dessa frågor och mycket mer.

Vem ska jag ge som referens?

Alla som kan intyga din yrkesmässiga förmåga kan ge dig en referens. Den bästa personen att ge en referens är någon som har lett dig eller som du har arbetat nära tillsammans med, t.ex. en handledare eller chef. Vänner och familjemedlemmar anses sällan vara lämpliga referenspersoner. Din framtida arbetsgivare kommer att vilja verifiera din arbetslivserfarenhet och dina färdigheter. Även om vänner och familj gärna talar positivt om dig kanske de inte kan ge de professionella insikter som behövs för att informera din intervjuprocess.

Se även:

Vad händer om jag inte har några yrkesmässiga referenser? (ingen erfarenhet)

Om du inte har någon arbetslivserfarenhet, till exempel om du precis har slutat skolan eller universitetet, kanske du inte har någon tidigare arbetsgivare som du kan be om en referens. Om detta är fallet för dig bör du prata med din framtida arbetsgivare och fråga vilken typ av referens de accepterar. Här är några förslag på lämpliga icke-professionella referenspersoner.

• Om du nyligen har avslutat din utbildning kan du överväga att fråga en lärare eller föreläsare som du har en god relation med. En särskilt användbar referens skulle vara någon som undervisat dig eller handlett dig i ett viktigt projekt, arbete eller avhandling.

• Om du har deltagit i någon ungdomsgrupp kan du be en ungdomsledare att ge dig en referens.

• Om du har arbetat frivilligt för lokala grupper, välgörenhetsorganisationer eller projekt kan du be en handledare eller gruppledare från ett av dessa projekt att ge dig en referens.

• Alternativt om du känner någon med gott anseende i samhället, t.ex. ett lokalt kommunalråd, kan du be dem ge dig en referens.

Hur ber jag om en referens?

När du har identifierat några personer som kan vara villiga att ge dig en referens bör du kontakta dem för att fråga om de vill bli kontaktade av din framtida arbetsgivare. Det är viktigt att få deras samtycke, så du kanske vill göra detta skriftligt via e-post. Du kan också ta tillfället i akt att påminna dem om relevanta färdigheter som du visade upp eller projekt som du arbetade med när du arbetade med dem. Om de samtycker, kom ihåg att tacka dem för att de gav sin tid för att hjälpa dig.

Varför begär rekryterare 2-5 referenser?

Rekryterare begär vanligtvis mer än en referens som en säkerhetsåtgärd när de verifierar den information som en kandidat har gett dem. Att anställa en ny medarbetare innebär alltid en viss risk, så om mer än en extern person bekräftar den information som kandidaten har gett dem kan de vara mer säkra på sina anställningsbeslut. De kan också fråga av efterlevnadsskäl eftersom vissa branscher, t.ex. finansbranschen, kräver referenskontroller som sträcker sig över ett visst antal år.

Kommer min nya arbetsgivare att acceptera en skriftlig referens?

Referensbrev är inte samma sak som att en framtida arbetsgivare eller en tredjepartsleverantör direkt kontaktar dina referenspersoner. Din rekryterare eller rekryterande chef kanske vill ställa frågor som är specifika för den roll du intervjuas för, så ett referensbrev kanske inte är tillräckligt för att säkra dig rollen. Om du har ett referensbrev – antingen ett fysiskt brev eller ett Word/PDF-dokument – kan det inte skada att fråga om din framtida arbetsgivare kommer att acceptera det. Bli inte nedstämd om de tackar nej, det betyder helt enkelt att de har sina egna referensrutiner som de vill följa.

Och ett referensbrev kan vara svårare att validera än en verifierad e-postkedja från referenspersonens företags e-postadress eller en digital verifierad referens, så du kanske vill överväga någon av dessa metoder i stället för ett brev.

Kan jag se mina referenser?

Dina referenser räknas som dina personuppgifter. Sedan 2018 har du i Storbritannien och EU enligt GDPR rätt att kostnadsfritt få tillgång till dina personuppgifter som innehas av företag. Om du vill se din referens har du rätt att be den berörda avdelningen på företaget att ge dig referensen eller eventuella anteckningar från ett telefonsamtal.

I andra delar av världen kan du be att få se dina referenser, men företaget kanske inte är juridiskt skyldigt att visa dig din referens.

Det finns vissa digitala verktyg som gör det möjligt för arbetssökande att samla in, visa och återanvända sina referenser. Zinc gör det till exempel möjligt för användare att samla in verifierade referenser och dela dem med potentiella arbetsgivare. Zinc-referenser lagras på blockkedjan så att de är eviga.

Är referenser för arbete konfidentiella?

När referenser samlas in som en del av anställningsprocessen kan din rekryterare eller rekryterande chef behöva dela dina referenser med någon annan på företaget. Ofta är många personer inblandade i rekryteringsbeslutet så de kommer att dela information om alla kandidater med relevanta personer inom företaget.

Referenser måste vara rättvisa, korrekta och inte vilseledande. Om du tror att din referensperson har sagt något falskt eller diskriminerande kan du begära att få se referensen. Om du anser att referensen har kostat dig jobbet kan du prata med din referensperson för att fråga varför de skrev som de gjorde och för att inte göra så i framtiden. Om deras referens är medvetet falsk eller vilseledande kan du kanske ifrågasätta dem.

Om du inte kan komma överens med din referensperson om att skriva en mer rättvis och korrekt referens kan du överväga att be någon annan att ge dig en referens. Det här avsnittet kan hjälpa dig att bestämma vem du ska fråga.

Vad betyder det när HR ringer efter en referenstagning?

Det finns några scenarier som kan inträffa här. Det bästa scenariot är att HR har kontrollerat dina referenser på ett tillfredsställande sätt och vill ge dig ett erbjudande. Ett annat scenario kan vara att de inte har kunnat kontakta dina referenspersoner och vill be dig om alternativa personer som de kan kontakta för att verifiera din historia. Det finns också en möjlighet att de har kunnat kontakta dina referenspersoner och att de inte var tillfredsställande. Det kan vara så att det framkom något i referenskontrollen som de vill diskutera med dig, eller så har de bestämt sig för att inte ge dig ett erbjudande.

Varför har många företag en policy mot att ge referenser?

En del företag vägrar vanligtvis att ge en referens för att de ska kunna undvika allt ansvar. I vissa branscher, t.ex. finansbranschen, är detta inte tillåtet och du kan utmana en arbetsgivare som vägrar att ge en referens.Om ditt tidigare företag har vägrat att ge dig en referens och inte är verksamt i en bransch där det är obligatoriskt att ge en referens, kan du behöva tänka på andra personer som kan ge dig en referens. Avsnittet ”Vem kan ge referenser?” kan hjälpa dig att avgöra vem det är lämpligt att fråga.

Kan jag komma undan med att ge falska referenser?

Att ge en falsk referens är en oärlig aktivitet som kan ge dig problem längre fram i tiden. Om du anställs efter att ha gett en falsk referens och ditt företag får reda på det kan det vara en grund för uppsägning.

Och även om det är sant att många människor har kommit undan med att ge falska referenser är dessa dagar räknade. Anställningsansvariga vänder sig till tredjepartsföretag som använder ny teknik för att verifiera sina referenser. Om du känner att du behöver fejka en referens för ett visst jobb kan det vara värt att överväga om rollen överhuvudtaget är lämplig för dig.

Tillbaka till början

Referenstips för referenspersoner

Om du ger en referens till en tidigare kollega eller anställd kanske du har frågor om vilken typ av information du kan ge i en referens och om eventuella rättsliga konsekvenser. Det här avsnittet besvarar dina frågor och mycket mer.

Vad kan jag säga och vad kan jag inte säga i en referens?

När du ger en referens måste det du säger vara rättvist och korrekt och det får inte leda till diskriminering, så tänk på detta när du ger en referens. Det finns också lokala lagar som du kan behöva ta hänsyn till.

I USA finns det begränsningar för vad som kan och inte kan avslöjas för potentiella arbetsgivare i en referens, vilket varierar från orsaker till uppsägning eller separation till yrkesmässigt beteende. Dessa lagar varierar från delstat till delstat, så om du är osäker är det klokt att kontrollera vad du kan och inte kan säga.

I Storbritannien kan arbetstagare ha rätt att ifrågasätta en referens om de anser att den var orättvis eller vilseledande, särskilt om de kan bevisa att det kostade dem ett jobb.

Om du vill ge en mer detaljerad, positiv referens kan du inkludera beskrivningar av när ni arbetade tillsammans, projekt ni arbetade med och kandidatens styrkor i dessa situationer. Du kan också inkludera konstruktiv kritik och råd om hur du kan få ut det mesta av kandidaten, till exempel genom att nämna ledarstilar eller arbetssituationer som han eller hon skulle trivas i eller inte skulle passa för. De anställande cheferna kommer verkligen att uppskatta all ärlig och rättvis information som du kan ge.

Vad ska jag göra om jag blir ombedd att ge en arbetsreferens som jag inte vill ge?

Om du kan vägra att ge en arbetsreferens beror på det avtal som kandidaten hade med ditt företag, den bransch du verkar inom och lokala lagar.

Om deras anställningsavtal säger att kandidaten måste få en referens måste du följa det. Vissa branscher anger också att du måste ge en referens (ibland inom en viss tidsram), till exempel finansbranschen eller hälso- och sjukvården.

Om lagen inte föreskriver att du måste ge en referens kan du vägra att ge en referens. Det skulle vara till hjälp för kandidaten om du kunde berätta varför du inte vill bli angiven som referens, till exempel om du inte anser att du känner till deras kompetens och erfarenhet tillräckligt väl för att kunna rekommendera dem.

Svaret på detta beror på din bransch eller ditt geografiska område. I vissa amerikanska delstater är vissa branscher skyldiga att tillhandahålla en referens inom en viss tidsperiod eller så har kandidaterna en viss tidsram inom vilken de kan begära en referens. Du bör kontrollera lokala lagar för att se om du är skyldig att tillhandahålla en referens eller inte. Om du inte vill tillhandahålla en referens för kandidaten vore det bra om du kunde förklara dina skäl till varför så att de kan välja en mer lämplig referens.

Kan jag hållas ansvarig om jag ger en dålig referens?

Du bör se till att det du säger i din referens är sant och rättvist. Du kan hållas ansvarig om du medvetet tar med något som är falskt eller vilseledande. Som alltid varierar lagarna mellan olika länder och stater. Om du är osäker bör du kontrollera dina lokala lagar eller få juridisk rådgivning.

Hur snabbt måste jag lämna en referens?

Beroende på din bransch, din företagspolicy eller lokala lagar kan du behöva svara på en referens inom en viss tidsperiod, som till exempel i vissa amerikanska delstater. Jobberbjudanden görs ofta på villkor att kandidatens referenser är tillfredsställande, så ett så snabbt svar som möjligt kan försätta kandidaten i en mer gynnsam situation.

Vad kan rekryterare fråga om när de kontrollerar referenser?

När de samlar in referenser frågar de flesta rekryterare efter grundläggande information om kandidaten, t.ex. arbetsnamn och hur länge han eller hon har varit anställd. De kan också vilja bekräfta kandidatens arbetsuppgifter och ansvarsområden. Vissa rekryterare kanske vill undersöka kandidatens färdigheter, förmågor och lämplighet lite närmare för att kunna fatta beslut om anställning och introduktion.

Se upp för frågor som kan leda till diskriminering på grund av ras, religion, sexualitet, civilstånd eller kön. Exempelvis kan frågor som ”hur många sjukdagar tog kandidaten ut?”, ”planerar kandidaten att skaffa barn snart?” eller ”hur skulle du bedöma kandidatens attraktivitet?” leda till diskriminerande beslut. Om du svarar kan du hållas ansvarig, så det är bäst att avböja att svara på dessa frågor.

Vem behöver ge sitt samtycke innan du kontrollerar referenser?

För att samla in en referens behöver du samtycke från både kandidaten och referenspersonen. Referensuppgifter kan anses ha dubbelt ägande eftersom referensen, även om det är referentens ord, innehåller information om kandidaten, så detta klassas som deras uppgifter också. Du behöver också båda parters samtycke för att lagra referenserna.

Kan jag ge en dålig referens?

Legalt sett måste referenser vara sanna och rättvisa redogörelser som inte är medvetet vilseledande. I vissa fall kan arbetsgivare ge detaljer som t.ex. skäl till uppsägning och eventuella disciplinära åtgärder, även om dessa kanske inte är gynnsamma är de vanligtvis inte olagliga. Om du är osäker kan du söka juridisk rådgivning.

Hur påverkar GDPR referenskontrollen?

GDPR är lagstiftning i EU kring dataskydd. Hur du samlar in och lagrar referenser i EU måste överensstämma med GDPR. Du kan läsa de fullständiga riktlinjerna här, men det viktigaste du behöver tänka på är samtycke till att samla in referensen och lagra referensen. Referenser klassas som personuppgifter för både referenten och kandidaten, vilket innebär att båda har rätt att begära att få se dem och båda har rätt att begära att de raderas.

Rekryterare – det är ert ansvar att instruera kandidaten att be om referentens samtycke till att både vidarebefordra referentens kontaktuppgifter och samla in referensen. Detta gör det lättare för dig att hämta referensen eftersom referenspersonen förväntar sig att du tar kontakt.

En fördel med digitala referenser med hjälp av decentraliserad lagring är att du inte behöver oroa dig för att radera data från din personliga enhet eller begära tillstånd för att lagra data, till exempel som en mapp med PDF-filer eller spårningsinformation i e-postkonversationer.

Tillbaka till början

Slutsats

Reporterna varierar mellan företag, branscher och länder. På grund av detta kan processen kännas ganska skrämmande, vilket leder till att vissa företag helt och hållet avstår från att använda referenser. På Zinc anser vi att referenser kan bli bättre. Den kan vara mer transparent, enkel och produktiv för alla inblandade. Vi hoppas att den här guiden har bidragit till att förtydliga referensprocessen, oavsett om du söker ett jobb, ger en referens eller rekryterar.

Om du vill ansluta dig till referensrevolutionen kan du boka en demo för att se hur Zinks automatiserade referensverktyg kan hjälpa dig att maximera dina online-referenskontroller.

*Juridisk ansvarsfriskrivning:

Denna vägledning är endast till för allmän information. Även om vi strävar efter att se till att informationen på denna webbplats är korrekt, ges ingen garanti, vare sig uttrycklig eller underförstådd, för dess riktighet och vi tar inget ansvar för fel eller utelämnanden. Denna vägledning utgör inte juridisk rådgivning och varken Zinc eller någon av dess anställda kan hållas ansvariga för eventuella skador till följd av användning av, eller oförmåga att använda informationen i denna vägledning. Dessutom kan Zinc inte hållas ansvarigt för någon form av åtgärd eller beslut som fattas till följd av att denna vägledning används.