DIGITAL BUILDER

Vad är en ändringsorder i byggbranschen?

Enligt vissa uppskattningar upplever i genomsnitt 35 % av projekten minst en större ändring under projektets gång. Som entreprenör kan ändringsorder få dig att känna dig som om du är fångad mellan en sten och en svår plats. När en ändringsorder begärs kan du inte säga nej till projektägaren och du kan inte bara ignorera ändringen; du måste hitta en lösning (och det snabbt).

I grunden är en ändringsorder arbete som läggs till eller tas bort från den ursprungliga omfattningen av arbetet, enligt vad som överenskommits i det kontrakt som undertecknats av kunden och entreprenören innan arbetet påbörjades. När arbetet fortskrider beslutar dock någon (antingen byggherren eller entreprenören) att en ändring måste göras för att tillgodose oförutsedda faktorer.

En ändringsorder kan låta som en ensidig begäran eller ett ensidigt beslut, men det är det inte. I själva verket är en ändringsorder en avtalsändring. Construction Law Today förklarar: ”En ändringsorder är ett bilateralt avtal mellan parterna i kontraktet – en ägare och en huvudentreprenör, en huvudentreprenör och en underentreprenör, två eller flera underentreprenörer – om att ändra kontraktet. En ändringsorder representerar det ömsesidiga samförståndet mellan parterna om en ändring av arbetet, priset, tidsplanen eller något annat villkor i kontraktet.”

Som sådan måste en ändringsorder skrivas ut och godkännas av alla parter, vilket kan ta tid, pengar och tålamod att slutföra.

Vad innehåller ändringsorder vanligtvis?

Ändringsorderna varierar beroende på projektet, intressenterna och den specifika ändringen som behövs av den ena eller båda parterna. Alla ändringsorder måste dock innehålla detaljerad information, bland annat:

• En beskrivning av den begärda ändringen jämfört med det ursprungliga kontraktet eller anbudet
• Dokumentation av eventuella kostnader för underleverantörer
• En sammanfattning av entreprenören av de totala kostnaderna för den föreslagna ändringen
• En redogörelse för den begärda ändringens avtalsrättsliga grund och dess inverkan på datumet för projektets slutförande

När inträffar ändringsorder i byggbranschen vanligtvis?

I själva verket är ändringsorder så vanliga att de påverkar mer än en tredjedel av projekten. Därför kan du rimligen förvänta dig att stöta på många ändringsorder under din byggkarriär. Trots detta misslyckas förvånansvärt många entreprenörer med att planera för dem, vilket är en av de vanligaste orsakerna till kostnadsöverskridanden.

Som Journal of Construction Engineering förklarar: ”Olika orsaker till överskridanden av byggkostnader och tidtabeller i alla projekt är bland annat konstruktionsfel, otillräcklig omfattning, väderlek, projektändringar och underskattning av den tid som behövs för att slutföra projektet. De punkter som utelämnats från ingenjörens uppskattning av projekten på grund av konstruktionsfel eller otillräcklig omfattning resulterar ofta i ändringsbeställningar, vilket ökar både kostnaderna och leveranstiden.”

Några av de vanligaste orsakerna till ändringsbeställningar är bl.a. följande:

• Orsakliga specifikationer i de ursprungliga ritningarna eller kontraktet
• Omtydliga eller felaktiga ritningar
• Oförutsedda förhållanden på arbetsplatsen, t.ex. hinder som inte kunde planeras
• Arbetare eller material som inte anländer eller kommer för sent till arbetsplatsen
• Felaktiga budgetar och tidsplaner

Och även om du inte kommer att behöva ta itu med en ändringsorder i vissa projekt, kan du genom att vara förberedd med en strömlinjeformad och standardiserad metod se till att du åtminstone är redo om de skulle dyka upp.

Hur förbereder du dig för ändringsorder?

Oavsett vad som föranleder en ändringsorder behöver du en tillförlitlig process för att förutse det värsta, om du vill försäkra dig om att det inte leder till ännu mer kostsamma förseningar eller till och med till att ditt projekt misslyckas. I idealfallet specificerar du och din kund i det ursprungliga kontraktet hur ni ska hantera en ändringsorder. När du formaliserar processen minskar risken för att någon blir överraskad eller upprörd över vad som kommer senare.

Om du däremot väljer att inte specificera vad som ska hända förrän i det ögonblick då ändringen behövs, kan de resulterande meningsskiljaktigheterna leda till dåligt samröre och till och med till kontraktsbrott. Ingen behöver (eller vill) ha det, så gör istället en ansträngning för att inkludera den nödvändiga ordalydelsen i ditt kontrakt från och med nu. När du sedan behöver ändra kontraktet vet du exakt hur du ska göra det med hänsyn till alla parters behov.

Hur man förbättrar hanteringen av ändringsbeställningar

En korrekt hantering av ändringsbeställningar gör det möjligt för team att mildra de betydande kostnaderna och tidtabellsavbrotten i byggbranschen. Ändå är effektiv hantering av ändringsorder för många byggföretag en viktig målpunkt. Att förhindra att ändringsorder uppstår och hantera dem när de uppstår kräver en kulturell och procedurell förändring.

Nej, genom rätt användning av teknik i byggbranschen, god kommunikation och bättre rutiner för datainsamling kan byggföretag minska den tid och de pengar som slösas bort på ändringsorder.

Bättre konstruktioner och visualisering

Tekniken för modellering av byggnadsinformation (BIM) är en modellbaserad process som ger insikt till arkitekter, ingenjörer och konstruktörer när de planerar byggnationen av byggnader och infrastruktur. BIM hjälper till i konstruktionsfasen genom att ge mer exakta visualiseringar innan byggfasen börjar.

För övrigt kan BIM också överbryggas till fältet under byggnationen. Även om förändringar som sker under den faktiska byggnationen kommer att bli betydligt dyrare än i konstruktionsfasen kan BIM bidra till att ge en mer exakt analys av den totala påverkan. BIM-integrerade verktyg ger också bättre data under byggfasen, vilket gör det möjligt för projektledare att bättre förutsäga hur förändringar kommer att påverka det övergripande projektet.

Förbättra kommunikationen under hela byggtiden

God kommunikation är avgörande för stora byggprojekt. Många företag använder numera specialiserad programvara för att koppla samman grupper av parter som inte har någon koppling till varandra och främja samarbetet under hela konstruktions- och byggprocessen. Antagandet av sådan programvara underlättar bättre kommunikation över hela linjen. Detta säkerställer att alla är uppdaterade om den senaste utvecklingen. Om en förändring inträffar, varnas alla medlemmar i teamet och kan delta i diskussionen, vilket förhindrar missförstånd eller missad information som kan leda till ännu fler projektförseningar.

Specialiserad programvara kan användas för att koppla samman inblandade parter på arbetsplatsen eller varhelst de råkar vara. Detta är avgörande under byggfasen när olika medlemmar av teamet arbetar från olika platser och miljöer. Ökad dokumentation av ändringen förbättrar också förmågan att hantera framtida ändringar och följdkostnader.

Molnbaserad dokumenthantering ökar synligheten och ansvarstagandet i ett projekt. Elektronisk kommunikationshantering gör det också möjligt för företag att bli av med manuell uppföljning av ändringsbeställningar via Excel, e-post och papper. Detta säkerställer att dokumentationen är tillgänglig omedelbart för alla som behöver den och snabbar upp spridningen av information för att säkerställa maximal effektivitet.

Empower Better Change Order Management With More Data

En framgångsrik ändringshantering är ofta en beslutsprocess. Med mer information och data tillgänglig har projektledare bättre möjligheter att minimera kostnads- och tidsplanseffekterna när en ändringsorder uppstår. Som nämnts förbättrar BIM- och kommunikationsmjukvara insatserna för datainsamling.

Robust datainsamling och datahantering återkommer till användningen av rätt teknik och mjukvara. Företag som använder flera olika program för att hantera sina data riskerar att missa viktig information. När all information är tillgänglig via en enda organiserande källa kan projektledarna se summan av de tillgängliga uppgifterna och fatta välgrundade beslut på grundval av den informationen. För att data ska kunna göras tillgängliga för projektledarna måste alla använda samma programvara för att dela sin information.

Gör dina nuvarande processer att du får de data du behöver för att samla in viktig projektinformation? Gör vår kostnadsfria bedömning.

Måla nu

Förutse byggnadsändringsorder

Som du vet vid det här laget kommer ändringsorder att inträffa någon gång i dina projekt, och det värsta du kan göra är att vara dåligt förberedd. Istället för att inta en defensiv hållning, eller ännu värre, ignorera dem helt och hållet, ska du gå före potentiella ändringar innan de blir ett problem och alltid förutse möjligheten till en ändring. Med en strömlinjeformad process som är anpassad för ditt företag minskar du frustrationen över den fruktade ändringsordern och kan arbeta effektivare i händelse av det oväntade, vilket gör att ditt projekt fortsätter att gå framåt.