- E-signaturer är ett snabbt och effektivt sätt att få signaturer via e-post eller andra digitala meddelanden.
- E-signaturer erkänns officiellt av FDIC som en godtagbar metod för att underteckna ett kontrakt så länge som de följer protokollet.
- Det finns flera lättanvända program på marknaden som underlättar elektroniska signaturer av dokument.
Elektroniska signaturer har skapat en helt ny nivå av bekvämlighet för företag som hanterar juridiskt bindande avtal. Det som tidigare tog veckor – att skicka ett kontrakt till undertecknaren, som sedan skickade tillbaka det med sin underskrift – sker nu omedelbart. Det är också mycket effektivare än att faxa ett dokument som ska skickas tillbaka med en underskrift, eller att skicka ett dokument via e-post och skanna det undertecknade pappret tillbaka till datorn.
Det finns ett stort antal tillämpningar och tjänster för elektronisk signering – t.ex. DocuSign, Adobe Sign och OneSpan – som gör det möjligt för dig att skicka förfrågningar och ta emot signaturer i affärssyfte. Olika signeringsprogram kan samla in signaturer på olika sätt, t.ex. genom att användaren signerar med fingret på ett pekplatta-gränssnitt, skriver sitt namn, anger en utsedd PIN-kod eller till och med bara klickar på en kryssruta. Men har ett elektroniskt undertecknat kontrakt samma juridiska tyngd som ett fysiskt undertecknat, och vad är det rätta sättet att implementera denna teknik?
Elektronisk signaturhistoria och lagen
Lagen om elektroniska signaturer i global och nationell handel (ESIGN) blev lag år 2000 och fastställde giltigheten av elektroniska dokument och signaturer för frågor som påverkar mellanstatlig eller utländsk handel, enligt Federal Deposit Insurance Corporation. The Uniform Electronic Transactions Act var en unilateral lag på delstatsnivå för att acceptera elektroniska signaturer som antogs av de flesta delstater. De återstående delstaterna har egna lagar som godkänner elektroniska signaturer. Internationellt sett har de flesta industrialiserade länder lagar som accepterar e-signaturer.
Redaktörens anmärkning: Letar du efter rätt programvara för dokumenthantering för ditt företag? Fyll i frågeformuläret nedan för att våra leverantörspartners ska kontakta dig om dina behov.
E-signaturer har blivit vanliga på Internet, inom e-handel och den finansiella industrin online. Vid korrekt användning har ett elektroniskt undertecknat dokument och ett dokument som undertecknats med penna och bläck samma rättsliga status. Det finns dock några skillnader mellan de två, med regler som företag måste följa när de utarbetar ett kontrakt som är tänkt att undertecknas elektroniskt.
Krav för en elektronisk signatur
När du förbereder ett kontrakt eller annat juridiskt bindande dokument som ska undertecknas elektroniskt är det enligt Adobe Sign dessa regler som du måste uppfylla för att signaturen ska vara giltig:
- Avsikt att underteckna: Undertecknaren måste visa en tydlig avsikt att underteckna dokumentet. Denna avsikt visas genom att undertecknaren drar sin signatur elektroniskt, skriver sitt namn eller klickar på en acceptansruta.
- Samtycke till att göra affärer elektroniskt: Avtalet måste innehålla en klausul som anger att alla inblandade parter samtycker till att transaktionen sker elektroniskt.
- Bevarande av uppgifter: Avtalet måste förbli tillgängligt för båda parter och bevaras i samma form som när det undertecknades. Detta krav täcks lätt av nästa regel.
- Undertecknade kopior: Båda parter ska få en kopia av det undertecknade dokumentet. De flesta tillämpningar för elektroniska signaturer skickar dem automatiskt.
- Opt-out-klausul: Undertecknaren måste alltid ha möjlighet att avböja att underteckna elektroniskt och i stället få ett fysiskt exemplar som han eller hon kan underteckna personligen och skicka tillbaka. Företag bör vara förberedda på denna händelse.
Säkerhet och integritet med elektroniska signaturer
Reputationell programvara för elektroniska signaturer innehåller säkerhetsåtgärder för att säkerställa avtalets legitimitet och förhindra bedrägerier. Olika program erbjuder olika former av autentisering för att säkerställa att undertecknaren är den han eller hon utger sig för att vara. För bästa säkerhet bör du välja ett program som tillåter flera former av autentisering. En annan vanlig säkerhetsåtgärd är införandet av en digital signatur tillsammans med den elektroniska.
”Baserat på kryptografi med offentlig/privat nyckel används digitala signaturer i en mängd olika tillämpningar inom säkerhet, e-handel och e-handel”, säger Rahim Kaba, vice ordförande för produktmarknadsföring på OneSpan. ”När den används i ett program för elektronisk signering säkrar kryptering av digitala signaturer de e-signerade uppgifterna. Om ett e-signerat dokument ändras eller manipuleras på något sätt upptäcker tekniken för digitala signaturer detta och ogiltigförklarar dokumentet.”
Samtidigt som digitala signaturer används för att förhindra manipulering kan verifieringsspår användas för att bekräfta ett dokuments legitimitet. Revisionsspår är loggar som är inbäddade i dokumenten med information om vem som undertecknat, i vilken ordning, när och var.
Mjukvarualternativ för e-signering
DocuSign
DocuSign är en enkel men effektiv programvara för e-signering med många olika tillämpningar. Användarna kan skriva in sin elektroniska signatur i början av dokumentet och replikera den vid behov.
Mjukvaran gör det också möjligt att lagra ett visst antal dokument i molnet, vilket ger dig tillgång till allt du behöver på ett ögonblick. Du kan mejla dokument till nödvändiga parter via DocuSign, och den har även ett tillägg till Gmail för ett enkelt sätt att skicka och ta emot dokument. Du kan kräva SMS- eller e-postverifiering för känsliga dokument.
DocuSign är en bra lösning för enkla kontrakt som inte behöver notariseras eller undertecknas personligen. Det är bland de mest populära programvarorna för e-signering på marknaden och har ett rent och kraftfullt gränssnitt som är utmärkt för olika scenarier.
Adobe Sign
Adobe Sign gör det snabbt och smärtfritt att signera officiella dokument. Det har stöd för två olika typer av signaturer som kan vara effektiva för olika ändamål: elektroniska signaturer och digitala signaturer.
Elektroniska signaturer är mer avslappnade. De är bra för grundläggande kontrakt och möjliggör snabb verifiering genom en genererad signatur. Digitala signaturer har tyngre kryptering och kräver att undertecknaren går igenom en process för identitetsautentisering. De är bättre för dokument som behöver en extra säkerhetsnivå.
Adobe är lätt att använda och effektivt för att generera pålitliga elektroniska signaturer. Användargränssnittet är lite stelbent jämfört med DocuSign, men Adobe är bättre för viktiga dokument som behöver extra omsorg.
Digitala signaturer är tidsbesparande och godkända av lagen så länge du följer kraven och riktlinjerna för användning. De bästa märkena för elektroniska signaturer hjälper dig att följa dessa regler och hålla dina kontrakt och andra dokument säkra.
”Dokument- och signatursäkerhet är kärnan i alla elektroniskt undertecknade kontrakt eller dokument”, säger Kaba.
