När två eller flera personer möts i syfte att nå samförstånd är det troligt att de kommer att ta på sig olika roller i processen. Detta samspel mellan individer och gruppen utgör en viktig grund för gruppdynamiken.
I möten är spelplanen inte jämn. Mötesdeltagarna påverkas ofta av andra i gruppen. Mäktiga ledare, deltagare med personliga fördomar (inklusive kulturella skillnader) , och övertygande personligheter kan tvinga individen eller gruppen och påverka mötesresultatet.
Roller som spelas i möten
Om gruppmedlemmarna är sammanhängande i sina tankar, fokuserade på att främja mötets mål, så är allt bra. Ändå är det inte alla som följer reglerna. Som mötesledare hjälper det att känna till de olika roller som finns på möten och att känna igen de aktörer som fyller dem.
Underhållande roller
Aktioner av mötesdeltagare med underhållsroller syftar till att skapa en stödjande atmosfär, vilket ofta behövs om spänningar uppstår – kanske på grund av en olöst meningsskiljaktighet.
- Stödjare, uttrycks ofta genom stödjande kommentarer, som ”Mary, det är en utmärkt idé” eller ”Jag ser att marknadsföring och försäljning är överens om minst tre av de fyra punkter som diskuteras” som kan lätta på spänningarna.
- Grindvakt, någon som kan hoppa in om någon monopoliserar samtalet eller om någon är för blyg för att tala ut och behöver en knuff. Det kan vara så att mötets grundregler, eller åtminstone de relevanta reglerna för det aktuella problemet, behöver omformuleras.
Ansvarsroller
Aktioner av mötesdeltagare med uppgiftsroller hjälper till att föra mötet framåt.
- Initiativtagare, föreslår en åtgärd – en uppgift eller ett mål – när mötet startar, eller när mötet befinner sig i ett lugnt läge och behöver en kickstart.
- Informations- och åsiktssökare, fokuserar på att begära fakta, idéer eller åsikter från deltagarna.
- Konsensusprövare, kontrollerar om gruppen behöver mer diskussion innan man går vidare till nästa steg.
- Förtydligare, kontrollerar om deltagarna behöver ökad förståelse för en viss fråga eller presentation.
- Summarizer, sammanfattar förhandlingarna hittills, för att se till att alla är på samma sida.
Hinderande roller
Aktioner från mötesdeltagare med hindrande roller är skadliga för mötets framskridande. Alla skulle klara sig bättre utan dem.
- Dominator, ställer för många frågor (som är i obalans med mötets allmänna flöde) och/eller är helt enkelt långsökta i mikrofonen.
- Okoncentrerad, hindrar processen genom att inte vara helt närvarande och inte delta (som att bara hälften av invånarna i en delstat röstar i en fråga, vilket resulterar i en snedfördelad representation).
- Nedvärderare, attackerar andra deltagare eller deras åsikter. Skapar spänningar, upplöser förtroendet och viljan att arbeta tillsammans.
- Envis, ovillig, samarbetar inte, fördröjer framåt.
- Distraherar, har sidosamtal som inte bara stör mötet för andra, utan också tar bort dem som distraherar från aktivt deltagande i gruppen.
Identifiera roller för att balansera gruppen
Ett utmärkt sätt att få en uppfattning om gruppdynamiken är att sitta med på ett möte där du inte deltar aktivt. Det kommer att bli tydligt vem som gärna kliver fram, vem som sitter tillbaka, vem som avbryter. Vissa personlighetsdrag kommer att framträda, t.ex. självförtroende och otålighet, redan från början.
Om man noterar deltagartyperna och den övergripande diskussionen kommer det snabbt att avslöjas hur ett gruppmöte kan påverkas av personlighetsfaktorer som bör erkännas och åtgärdas som en del av bästa praxis för möten.
