Human Resources

Varför krävs bakgrundskontroller före anställning vid University of Oregon?

Universitetet genomför jobbrelaterade bakgrundskontroller före anställning för att säkerställa en trygg och säker arbetsmiljö där universitetets fakultet, personal, studenter, resurser och tillgångar skyddas, samtidigt som integriteten och sekretessen för den information som samlas in under utvärderingen skyddas.

Kan jag börja arbeta innan min bakgrundskontroll är klar?

Bakgrundskontrollen måste vara klar innan den första dagen av anställning eller engagemang vid universitetet. Alla undantag från denna praxis måste godkännas av Talent Acquisition-enheten vid Office of Human Resources.

Vilka befattningar kräver en bakgrundskontroll vid University of Oregon?

Universitetets policy och kollektivavtal anger att befattningar kommer att utses som föremål för bakgrundskontroll baserat på en analys av befattningens tillgång och ansvar.

Baserat på antagandet att följande kategorier uppfyller ett eller flera av de tester som anges i policyn, är följande positioner föremål för en kriminell bakgrundskontroll före anställning:

• Fakultet med och utan tillsvidareanställning, inklusive pro tempore, kliniska (professorer i praktik) och gästlärare; Instruktörer, föreläsare och bibliotekarier samt lärare med administrativa uppgifter
• Postdoktorala forskare och stipendiater
• Forskningsassistenter
• Forskningsassistenter
• Graduate Employees
• Klassificerad personal
• Administrativa tjänstemän, inklusive personer med tillfälliga eller tidsbegränsade uppdrag
• Executives

Får alla sökande en bakgrundskontroll?

I de flesta fall kommer bakgrundskontroller att genomföras för den slutliga kandidaten och endast efter ett villkorligt erbjudande om anställning. Informella erbjudandebrev som utfärdas innan bakgrundskontrollen har slutförts kommer att meddela den slutliga kandidaten att erbjudandet är avhängigt av att alla erforderliga bakgrundskontroller har slutförts med godkänt resultat.

Är det några undantag från kravet på kontroll av brottslig bakgrund i de kategorier som beskrivs ovan?

Om de anställande myndigheterna anser att en viss befattning inte uppfyller de tester som anges i policyn kan de kontakta personalavdelningen för att begära ytterligare analys av kravet på bakgrundskontroll för den aktuella befattningen.

Hur får jag veta om det krävs en bakgrundskontroll för den befattning som jag är intresserad av?

Sökningskommittéer för befattningar med fast anställning kommer att informera kandidaterna om universitetets krav på bakgrundskontroll under urvalsprocessen. För alla andra tjänster kommer ett uttalande som informerar potentiella sökande om kravet på lämpliga jobbrelaterade bakgrundskontroller att ingå i de enskilda platsannonserna.

Ett allmänt uttalande om universitetets förfaranden för bakgrundskontroller finns på webbsidan Karriär (http://hr.uoregon.edu/jobs) Detta publicerade uttalande fungerar som ett obligatoriskt meddelande till alla kandidater.

Vilka typer av bakgrundskontroller krävs vid University of Oregon?

En standardbakgrundskontroll omfattar en kontroll av personnummer, en kontroll av brottsliga förseelser och grova brott samt en kontroll av det nationella registret över sexualförbrytare.

Det kan krävas ytterligare bakgrundskontroller för specifika befattningar baserat på arbetsrelaterade behov, inklusive men inte begränsat till följande:

• Degree Verification (kontroll av examen): krävs för alla befattningar där en examen har specificerats som ett minimikrav för anställning
• Motor Vehicle Record (register över motorfordon): krävs för befattningar där man förväntar sig att en person regelbundet kommer att behöva köra ett fordon för universitetets räkning, vare sig det rör sig om ett universitetets ägt fordon eller ett annat fordon. Observera: Detta ersätter inte universitetets förarcertifieringsprocess, men den nyanställde kan använda det erhållna registret som stöd för begäran om förarcertifiering.
• Kreditprövning: Genomförs endast för befattningar med omfattande befogenheter att använda universitetets ekonomiska resurser eller med ett omfattande förvaltningsansvar för universitetets ekonomiska resurser, eller om det krävs enligt lag, och i förekommande fall för befattningar med följande ansvarsområden:
  • Bred och omfattande tillgång till personligt identifierande information om studenter, lärare, personal, alumner, donatorer eller forskningspersoner;
  • Direkt tillgång till och hantering av kontanter och kontantlikvivalenter (t.ex, checkar, kreditkortskvitton, överlåtbara värdepapper);
  • Offentlig säkerhet och säkerhet på campus
  • Observera att federal lag förbjuder diskriminering på grund av personlig konkurs.
• Anställningsverifieringar: Observera att sökkommittéer är skyldiga att genomföra professionella referenstagningar innan ett villkorat anställningserbjudande utfärdas. Kontroller av anställning kan också utföras vid behov av leverantören av bakgrundskontroller.
• Verifiering av licenser: Bekräftelse på att den utvalda kandidaten eller arbetstagaren har alla tekniska/yrkesmässiga licenser som krävs för tjänsten och som kandidaten har angett i ansökningsmaterialet eller i sökprocessen, inklusive verifiering av hur sådana licenser har disponerats
• Den statliga eller federala lagen eller lagstiftningen, yrkesföreningar, licensieringsenheter eller avtalsparter kan ställa ytterligare krav på kontroll av bakgrundsundersökningar av vissa personer (t.ex. Medicare Exclusion/FACIS-kontrollen). I dessa fall bör den berörda personen och avdelningen samordna behovet av en sådan kontroll med Talent Acquisition-enheten.

Förhindrar brottmålsdomar mig från anställning vid universitetet?

Nej. Förekomsten av en brottmålsdom eller annan upptäckt kommer inte att resultera i automatisk diskvalificering från sökandegruppen. Alla brottmålsdomar anses inte vara arbetsrelaterade, och beslut om brottmålsdomar och anställning fattas från fall till fall. Fynd kommer att beaktas av universitetet i den mån de har samband med den sökandes lämplighet för anställning i den tjänst som den sökande har sökt och kan beaktas utifrån följande faktorer:

• Brottslighetens/brottsligheternas art och svårighetsgrad,
• Tid sedan domen, fullföljd av straffet eller annan åtgärd, och
• Grad av relevans för den tjänst som kandidaten övervägs/arbetstagaren utför.

Det kan förväntas att det finns universitetspositioner som är beroende av allmänhetens förtroende och universitetets anseende, och utvärderingen av resultaten kommer med nödvändighet att inkludera dessa faktorer.

Kandidater har rätt att få tillgång till information om kredit- och/eller brottsutredningar som granskats av universitetet och en beskrivning av utvärderingen av resultaten; en sammanfattning av dessa rättigheter ingår i godkännandet och frisläppandet av bakgrundsutredningen. För ytterligare frågor uppmanar vi kandidater att kontakta Human Resources Talent Acquisition unit på 541-346-5512.

Akademisk frihet och yttrandefrihet är av avgörande betydelse för akademins liv. Resultat som uppstår till följd av uttrycket av akademisk frihet eller rättigheter enligt första tillägget kommer att granskas i enlighet med hur viktiga dessa värden är inom det akademiska samfundet. Andra fällande domar kommer att granskas utifrån de faktorer som definierats för bedömning av alla fynd (se fråga 8).

Vad måste jag göra för att tillåta en bakgrundskontroll för anställning?

Finalister till tjänster måste ge universitetet tillstånd att genomföra bakgrundskontroller. Den slutliga kandidaten kommer att få ett e-postmeddelande om kravet på bakgrundskontroll och kommer att få tillgång till blanketter för godkännande och avslöjande.

Den slutliga kandidaten ombeds att tillhandahålla identifierande information, inklusive andra namn som används, socialförsäkringsnummer och födelsedatum, körkortsnummer, alla adresser under de senaste 7 åren och domarhistorik.

Om jag avböjer den begärda bakgrundskontrollen, kommer jag då att kunna arbeta vid universitetet?

Tyvärr, nej. Anställningskandidater som inte deltar fullt ut eller som lämnar felaktiga uppgifter i en bakgrundskontroll kommer att uteslutas från att komma i fråga för tjänsten. Kandidater kan vägra att godkänna en bakgrundskontroll; i sådana fall kommer ingen bakgrundskontroll att utföras, men kandidaten kommer inte att beaktas ytterligare.

Hur lång tid tar det att behandla en bakgrundskontroll?

Bakgrundskontroller genomförs vanligtvis inom tre arbetsdagar. Vissa jurisdiktioner, särskilt på östkusten, kan kräva ytterligare tid.

Kandidater som har bott internationellt kan behöva en internationell kontroll, beroende på hur länge och i vilket syfte de har rest (t.ex. studenter som har studerat utomlands under en termin, men som aldrig har bytt permanent adress, behöver kanske inte genomgå en internationell kontroll). Internationella kontroller tar ytterligare tid att behandla.

Hur får jag veta om jag har slutfört min bakgrundskontroll framgångsrikt?

Anställningsmyndigheter och HR-kontakter på avdelningar meddelas via e-post när finalister har slutfört bakgrundskontrollen framgångsrikt. Du kan kontakta institutionens HR-kontakt för en uppdatering.

Vem ansvarar för att granska resultatet av bakgrundskontrollen och fatta ett beslut om finalistens anställning vid universitetet?

Human Resources har i uppdrag att göra den inledande utvärderingen av resultat för att säkerställa att beslut om resultat fattas konsekvent och baseras på försvarbara, jobbrelaterade analyser och tar hänsyn till brottets art och sammanhang.

Hur fattas beslut när en bakgrundskontroll ger resultat?

Om resultat föreligger kommer bakgrundsrapporten att granskas av Human Resources utifrån de kriterier som anges i fråga 8. Personalresurserna kommer att meddela den slutliga kandidaten om ett resultat (meddelande före negativa åtgärder), inklusive att ge tillgång till den fullständiga rapporten och informera den slutliga kandidaten om hans eller hennes rättigheter enligt FCRA. Personalresurserna kommer också att be den slutliga kandidaten att bekräfta att rapporten gäller honom eller henne och uppmana den slutliga kandidaten att lämna ytterligare information för beaktande.

Efter detta steg kommer personalresurserna att göra ett första beslut om huruvida resultatet är tillräckligt arbetsrelaterat för att begära en utvärdering på nästa nivå. Om personalavdelningen inte har tillräcklig information om kraven för tjänsten för att göra detta beslut, kommer de att begära ytterligare information från den rekryterande enheten. Om resultaten bedöms vara väsentligt arbetsrelaterade, eller om det inte finns tillräcklig information för att göra en sådan bedömning, kommer personalavdelningen att lämna en rekommendation om resultaten till rektorn (för lärare med eller utan tillsvidareanställning), till VPRI (för forskare med eller utan tillsvidareanställning) eller till områdets vice rektor (för personal), eller till de personer som utsetts av de personer som innehar dessa roller. Rekommendationen kommer att omfatta huruvida diskvalificering från det specifika jobbet är motiverat, baserat på tillämpningen av de kriterier som nämns ovan.

Om det villkorade erbjudandet dras tillbaka på grund av resultaten av kontrollen av den kriminella bakgrunden, hur kommer jag att underrättas?

Om ett beslut fattas om att dra tillbaka det villkorade anställningserbjudandet kommer personalavdelningen att meddela kandidaten att han eller hon inte är berättigad att tillsätta tjänsten på grund av de otillfredsställande resultaten av en bakgrundskontroll, och kommer att förse slutkandidaten med alla erforderliga meddelanden i enlighet med Fair Credit Reporting Act och/eller andra tillämpliga lagar, inklusive rätten att granska rapporten och hur man kontaktar den eller de byråer som tillhandahöll resultaten av bakgrundskontrollen (meddelande om negativa åtgärder).

Var min bakgrundskontroll konfidentiell under hela min anställning vid universitetet?

Information som samlas in som ett resultat av en bakgrundskontroll anses vara känslig och avslöjandet är begränsat till de personer som behöver informationen för att kunna utföra sina arbetsuppgifter. Uppgifterna bevaras av universitetets personalavdelning i enlighet med universitetets schema för bevarande av uppgifter.

Jag har arbetat för universitetet under lång tid och jag har aldrig genomfört en bakgrundskontroll? Kommer jag att behöva göra en sådan för att behålla mitt jobb? Vad händer om jag ansöker om en ny tjänst eller accepterar en befordran?

För nuvarande anställda kommer förändringar i anställningen som initieras av den anställde (t.ex. ansökan till en konkurrensutsatt rekrytering eller accepterande av en ny tjänst via direkt tillsättning) att kräva en bakgrundskontroll om det nya uppdraget är angivet som att det kräver en bakgrundskontroll eller om erforderlig(a) kontroll(er) inte tidigare har utförts. Ändringar i anställningen som initieras av universitetet, efter universitetets gottfinnande (t.ex. förändring av arbetsuppgifter, överföring till nya positioner som en anpassning, deltagande i en uppsägningsprocess, direkt utnämning via en återanställningspool) kräver vanligtvis ingen bakgrundskontroll såvida inte den nya positionen utlöser krav enligt kollektivavtal eller delstatlig eller federal lag.

Universitetet behåller också rätten att genomföra relevanta bakgrundskontroller av nuvarande anställda när det har rimliga skäl att göra det. Några exempel är:

• en incident på arbetsplatsen har inträffat
• vid självuppgift om brottslig verksamhet eller när universitetet informeras om sådan verksamhet
• vid tillägg av ett sekundärt eller kompletterande uppdrag.

Information som uppdagas under en bakgrundskontroll kan ligga till grund för disciplinering av en nuvarande anställd. Bakgrundskontrollen av en kandidat som också är en nuvarande anställd kan påverka den nuvarande anställdes anställning, särskilt om inte fullständig självuppgift lämnas.

Jag är en nuvarande anställd vid universitetet och jag har nyligen genomgått en bakgrundskontroll, kommer jag att behöva genomgå en ny bakgrundskontroll för min sekundära anställning vid universitetet?

Om en nuvarande anställd nyligen har genomgått en bakgrundskontroll och övervägs för ett sekundärt eller kompletterande uppdrag som anges kräva en bakgrundskontroll, kommer resultaten av kontrollen att granskas med avseende på relevans för det sekundära eller kompletterande uppdraget.