Hur du vinner din väg i den japanska företagskulturen

Att förstå den japanska företagskulturens finesser är inget skämt. Den här artikeln är avsedd för icke-japanska anställda som vill få kontakt med sina japanska medarbetare. Om du vill utmärka dig som medlem av en ”kaisha” (ordet för ”företag” på japanska) måste du förstå den sociala och kulturella bakgrunden bakom den japanska företagskulturen.

Vi kommer att behandla begreppet ”japanskt arbetssätt”, några av filosofin och kommunikationsverktygen samt några råd för icke-japanska anställda. Så förhoppningsvis kommer du i slutet av den här artikeln att veta hur du ska vinna din väg i japansk företagskultur.

DET JAPANSKA SÄTTET ATT ARBETA

För en japan handlar arbete inte bara om att få en lön i utbyte mot att utföra arbetsuppgifter. Det handlar om sann hängivenhet gentemot det företag man arbetar för, som i gengäld ger alla sina anställda livstidsanställning, eller åtminstone var det så det brukade vara på 60- och 70-talen.

Detta tankesätt att lägga ner sitt hjärta och sin själ i ett jobb för att prestera för hela enhetens skull kommer från shintoismen, konfucianismen och buddhismen. Även om saker och ting långsamt förändras med tiden kan man inte undgå att märka biprodukten av detta kulturarv i den japanska företagskulturen. Allt från hur relationer utvecklas till kvalitetsnivån på slutprodukten eller tjänsten och balansen mellan arbete och privatliv påverkas.

Några exempel på det japanska arbetssättet är:

Kikubari

Empati, osjälviskhet, gemenskapstänkande.

Det finns ingen direkt översättning för denna term, men orden ovan bör hjälpa dig att få en uppfattning om den innebörd som den förmedlar. Att vara medveten om människors behov och agera på dem innan de begärs är en del av japansk ”omotenashi” eller gästfrihet.

Toppkvalitet

Att uppnå det bästa vid första försöket kan tyckas vara det japanska sättet (särskilt om du någonsin har varit lärare här). Glöm inte att du inte kan uppnå perfektion utan att använda en trial and error-strategi. Ett steg för steg tillvägagångssätt som gör att du lär dig av dina misstag (även om du måste be om ursäkt för att du gjort dem) är viktigt i den japanska kulturen, där det inte bara är acceptabelt att göra dessa misstag utan även nödvändigt för att förbättra sig.

Service Zangyou – Övertidsarbete

Lämna bara när du känner dig fulländad och som om du har gett allt. Om du stannar länge kan du lära dig mer och uppnå perfektion. Under vissa omständigheter behöver du dock inte arbeta övertid, även om du blir ombedd att göra det. Eftersom detta är ett känsligt och brett ämne har vi en separat artikel Obetald övertid i Japan som tar upp det, där du kan hitta några användbara tips.

Gemba

Tecknet Gemba betyder ”den faktiska platsen”, eller den plats där arbete utförs eller värde skapas. För att få svar måste du åka till den verkliga platsen, få de verkliga fakta, fråga och lära dig. Vad detta innebär i en företagsmiljö är att du kan vinna dina överordnades förtroende om du ”går till gemba”.

Visa att du är ansvarig och gå direkt och kontrollera själv vad problemet är där det spelar störst roll. På så sätt faller du inte i misstaget att bara titta på resultat och utvärdera ytligt vad som har hänt. I stället får du chansen att förstå den verkliga källan till problemet. Om du vill veta mer om detta koncept kan du läsa den här artikeln med titeln ”Vad är Gemba”:

Hur översätts dessa begrepp till interna organisationsprocesser?

5S

Detta kontrollsystem hjälper de anställda att ställa in sig själva för att lyckas.

Hur?

Den strukturerar en rad bästa metoder för att hålla arbetsmiljön kostnadseffektiv och ändamålsenlig, eller bättre, redo, som en tom duk, för en smidig och säker beslutsprocess.

5S står för: Det står för ”Sortera”, ”Ordna”, ”Glänsa”, ”Standardisera” och ”Upprätthålla”. Det får företag att identifiera vilka föremål som är nödvändiga i arbetsområdet, hur de ska förvaras eller ordnas på ett effektivt sätt, hur området ska hållas felfritt, skapa standardisering och slutligen granska och underhålla varje process. Om du vill gräva djupare i ämnet kan du ta en titt på den här artikeln om Hur man sätter 5S i arbete.

PDCA

PDCA är en akronym som står för ”Plan”, ”Do”, ”Check” och ”Action”. Dess syfte är att säkerställa processkontroll och skapa ständiga förbättringar. Dess tillämpning gäller i alla miljöer, företag och roller.

”Planering” består i att sätta upp mål i linje med företagets intresse, skapa en handlingsplan och en tidsplan för att agera utifrån dessa åtgärder.

”Att göra”, hur enkelt det än låter, handlar om att omsätta planeringen i handling, samtidigt som man gör lämpliga justeringar.

Därefter genomförs en ”Check” av de tidigare stegen.

Slutligt, i ”Action”-stadiet, måste du agera på resultatet av din utvärdering.

Kaizen

Sättet som ett japanskt företag växer på är genom dagliga små steg. Det behövs ingen revolution. Istället föredrar man stadiga och konstanta förbättringar för att öka kostnadseffektiviteten och skapa en bättre och säkrare arbetsmiljö.

Detta tillvägagångssätt tillämpas på alla nivåer i företaget, från en enkel arbetsstation till en hel process. Alla är ansvariga för den, från kontorsarbetaren till vd:n. Alla anställda är engagerade i att förbättra företaget. Detta koncept har tillämpats på många områden för att förbättra standardiserade processer. En av de aspekter som det tar upp är att minska slöseri, av alla slag. Som t.ex. överproduktion, tomgångstid, överdriven rörelse och överdriven användning av resurser.

Ett verktyg för kommunikation: Horenso

Den sista akronymen jag kommer att tala om är förmodligen den mest värdefulla kunskapen du behöver behärska för att få en biljett till en smidig integration i den japanska företagskulturen.

I motsats till vad västerländska företag gör, inrättar japanska företag inte processer eller tilldelar specifika roller till anställda genom vilka information flödar på ett förutbestämt och reglerat sätt. Detta ekosystem bygger på ömsesidigt förtroende, harmoni och frivilligt deltagande. På så sätt sker informationsutbytet sömlöst via mänsklig interaktion mer än via e-post eller företagets sociala nätverk.

Horenso är en term som omfattar tre kommunikationsverktyg som används i japansk företagskultur : Hokoku, Renraku och Sodan.

Hokoku

Rapportera den aktuella statusen på dina uppgifter eller de senaste förändringarna i ditt projekt. Det är en del av konceptet för ömsesidig hjälp och samarbete som jag nämnde tidigare. Inte bara det, det kan vara ett bra tillfälle för dig att få värdefulla råd från din handledare. För att inte tala om att denna ständiga muntliga och skriftliga rapportering bygger upp ett ömsesidigt förtroende.

Renraku

Brytande information för att fylla i luckorna. Det kan vara allt från små bitar av kunskap som du fångar när du pratar med dina kollegor, till detaljer om ett möte som din kollega inte deltog i, till intressanta historier eller vad som helst som kan vara till hjälp eller ge en ytterligare insikt som dina kollegor kan använda. Dela alltid med dig av all användbar information!

Sodan

Söker råd för att lösa ett problem. Be din chef att brainstorma med dig och se till att problemet du försöker ta upp är viktigt för företaget på samma sätt som det är viktigt för dig, kom ihåg att det alltid handlar om ömsesidig hjälp!

Råd för icke-japanska anställda

Utveckla relationer

Möta dig med dina arbetskamrater före och efter jobbet.

Att skapa band som sträcker sig längre än till arbetsmiljön är grundläggande för att vara en del av ett japanskt företag. Naturligtvis kan kommunikationen vara svår, särskilt i början, eftersom du kanske inte kan tala japanska så snart du landar i Japan. I en annan artikel i vår blogg hittar du några tips om hur du kan övervinna språkbarriärer på din arbetsplats. Dra nytta av alla initiativ efter jobbet, middagar och nomikai, dvs. drinkfester på företaget, för att fördjupa dina band med dina arbetskamrater.

Vänj dig vid frekventa möten

När du börjar jobba på ett japanskt företag kommer du att få uppleva att du deltar i fler möten än du trodde. Även om det kan kännas som slöseri med tid för dig är det ett viktigt tillfälle för dina kollegor att utbyta information. Varje detalj granskas för att se till att alla är på samma sida. När detta väl är gjort kan genomförandet fortskrida snabbt och smidigt.

”Ohayou Gozaimasu” &”Otsukare Sama Desu”

Att säga ett högljutt ”God morgon” eller ”Ohayou Gozaimasu” är viktigt för att starta dagen och kommunicera med dina kollegor.

Hur är det då när du lämnar kontoret?

Använd följande formler för att låta folk veta var du befinner dig. Om du går före dina kollegor ska du säga ”Osakini Shitsurei Shimasu”, vilket betyder ”Jag är ledsen att jag går tidigare än du”. Om du i stället går i slutet av dagen ska du bara säga ”Otsukare Sama Desu” som grovt kan översättas med ”Jag hoppas att du inte är för trött”. I båda fallen kommer du att få ett varmt ”Otsukare Sama” i gengäld.

Uttala om ursäkt, mycket!

Det finns ingen skam i att be om ursäkt, tvärtom, det är ett tecken på integritet och mod. Försök inte rättfärdiga dina misstag, ta fullt ansvar för ditt projekt och dina uppgifter. Du kommer att vinna allas respekt.

Visa uppskattning

Som ett kollektivt samhälle är ömsesidig hjälp grundläggande för allas välbefinnande. ”Arigatou Gozaimasu” är ett sätt att vara tacksam för den karma som du har utbytt med den person som har hjälpt dig. Glöm inte heller att nämna vad du är tacksam för; hjälp, coachning, vänlighet, låt inte din uppskattning verka tom. I den japanska kulturen är det mycket viktigt att specificera vad du är tacksam för.

För att avsluta

Den här korta guiden är inte på något sätt tänkt att vara uttömmande. Jag vill faktiskt uppmuntra dig att ”göra din hemläxa” och forska mer om japansk företagskultur. Om du vill gräva djupare i japanska traditioner, det vardagliga beteende som förväntas av japanska anställda och till och med dialog exempel på vanliga situationer som förekommer på företagskontoret i Japan, på både japanska och engelska, ta en titt på Winning Together at Japanese Companies av Takashi Kawatani. Denna korta guide hjälpte mig mycket under mina första månader på ett japanskt företag.

Arbetar du på ett japanskt företag? Hur har din erfarenhet varit hittills och vilka råd skulle du ge till andra i samma situation? Låt oss veta i kommentarerna.

.