Hur man gör ett dagligt schema som inte förstör din dag i 5 steg

När det gäller att göra ett dagligt schema faller de flesta människor in i ett av två läger:

• Överscheduler: Deras kalendrar ser ut som en dagisbarns fingermålning. Möten överlappar möten samtidigt som påminnelser om händelser, pauser, uppgifter och fler möten går ut som om det vore nyårsafton. Deras dagar är bestämda från det ögonblick de vaknar till deras kvällsrutiner.
• Minimalisten: Även känd som ”Drömmaren”. De har en eller två återkommande händelser, men en hel del utrymme så att de är ”fria” (åtminstone på pappret) för långa perioder av arbete.

Problemet är att båda dessa tillvägagångssätt är fruktansvärda av olika anledningar.

Om man är överplanerad har man inte tid för de oundvikliga ”brådskande” uppgifter som dyker upp. En uppgift tar längre tid än vad du trodde (tack vare planeringsfelet) och hela din dag blir kaos.

Och minimalisten? De har helt enkelt lagt över sitt schema till något annat format – troligen en att-göra-lista, en schemaläggningsapp eller en serie arga e-postmeddelanden som frågar ”Var är det här?”

Sanningen är att ett bra dagligt schema är en blåkopia för ett framgångsrikt liv. Att veta vad det är meningen att du ska göra (och när) skapar en känsla av syfte, mening och fokus. Det hjälper dig att undvika uppskjutning, hålla dig motiverad och hantera din tid på rätt sätt.

Tyvärr är det få av oss som har total kontroll över våra dagar. Istället behöver du något flexibelt. Du behöver en mall för det dagliga schemat.

I den här guiden kommer vi att ta upp hur de mest framgångsrika grundarna, kreatörerna och djuptänkarna använder en mall för sin dag för att hålla sig fokuserade, organiserade och produktiva (och hur du kan göra samma sak med din dag!)

Hur man gör ett effektivt dagschema i 5 steg

1. Starta dagen med ditt viktigaste arbete
2. Kartlägg ditt perfekta dagschema enligt din personliga ”produktivitetskurva”

.

3. Använd ”tidsblockering” för att gå från att vara reaktiv till att ha kontroll över din tid
4. Sätt din tillgänglighet till det minimum du kan (10-15 minuter)
5. Följ ditt flöde (av både uppgifter och energi)
6. BONUS: Gör en regelbunden kalenderrevision för att rensa ut död tid

Är du redo att verkligen ta tillbaka kontrollen över din tid? RescueTime är världens mest kraftfulla verktyg för tidsuppföljning och produktivitet. Ta reda på hur det kan hjälpa dig och registrera dig gratis idag!

Start dagen med ditt viktigaste arbete

De mest framgångsrika människorna får konsekvent sitt viktigaste arbete gjort först.

Detta kan innebära att ”svälja en groda” (dvs. att få bort den svåraste uppgiften) eller att blockera tid för meningsfullt arbete före allt annat. Vad de inte gör är att börja dagen med distraktioner, känslomässiga utlösare och stress (dvs. e-post, sociala medier och Slack).

Som Farnam Streets grundare Shane Parrish förklarar:

”Om jag gick upp på morgonen och det första jag gjorde var att kolla e-post, skulle jag låta andra diktera mina prioriteringar för dagen.”

Det finns massor av bra exempel på detta i praktiken, men en av mina favoriter kommer från grundaren och akademikern Kevin Taylor, som sätter upp återkommande dagliga tidsblock för att skriva på morgonen:

Som Taylor förklarar:

”Om du är som de flesta, planerar du först in det som andra kräver av dig och letar först senare efter tomma platser i kalendern där du kan ”passa in” det som är viktigt för dig. (Lycka till med att hitta tid för fokusering i den typen av ”reaktivt utformad” kalender.)

”Vänd i stället på paradigmet genom att schemalägga det som är viktigt för dig först.”

Med ett återkommande åtagande till dig själv först på morgonen startar du din dag med rätt intention och ser till att oavsett vad som händer i övrigt så har du gjort något meningsfullt.

Men kanske ännu viktigare är att detta vanligtvis är den mest effektiva tiden på din dag. För de flesta människor är deras energi naturligt högre på morgonen och det finns färre distraktioner, vilket innebär att du verkligen kan gräva ner dig i viktigt arbete.

Enligt Alex Pang, författare till Rest: Why You Get More Done When You Work Less:

”Två timmar där du verkligen kan sätta dig in i problemet ger lösningar som kommer att bli bättre än om du spenderar 10 timmar uppdelade på möten och språngande på Slack-kanaler.”

Att göra framsteg på det här sättet har en dominoeffekt av motivation och produktivitet som bär dig genom resten av dagen.

Om du vill ha ett verktyg som hjälper dig att avsätta den här tiden kan du prova integreringen av RescueTime Calendar. Lägg bara till #focustime i rubriken för ditt morgonblock i din dagliga schemamall så blockeras alla distraherande webbplatser (t.ex. sociala medier, nyheter och underhållning) under hela tiden.

Sist behöver du inte alltid veta exakt vad du ska göra under den här tiden. Det räcker att bara ägna dina bästa timmar åt meningsfullt arbete.

Kartlägg ditt perfekta dagliga schema enligt din personliga ”produktivitetskurva”

Anledningen till att de mest framgångsrika människorna ägnar sina första timmar på dagen åt meningsfullt arbete är att det är då deras energinivåer är som högst. Med lite arbete kan du dock använda samma tillvägagångssätt för att anpassa resten av din dagliga schemamall till dina energinivåer.

Vi går alla igenom ebb och flod av energi under dagen tack vare något som kallas vår cirkadiska rytm. Detta är en inre klocka som skickar vårt sinne och vår kropp genom stunder av vakenhet och sömnighet.

Nyckeln till en framgångsrik mall för det dagliga schemat är att matcha dina energinivåer med den typ av arbete du utför.

När vår energi är låg är vi mindre kreativa, har svårare att fatta beslut och blir lättare stressade och överväldigade. Å andra sidan visar studier att vi är upp till 500 procent mer produktiva när vår energi är hög och vi kan komma in i ett tillstånd av flow.

Så hur upptäcker du när dina energinivåer är naturligt högre och lägre under dagen?

Experimentera med din cirkadiska rytm

De flesta människor följer en liknande cirkadisk rytm under hela dagen.

När vi vaknar upp och bryter oss ur vår sömntröghet börjar våra energinivåer naturligt stiga. Omkring klockan 10 på morgonen har vi nått våra högsta koncentrationsnivåer som fortsätter fram till en naturlig energidykning efter lunchen mellan 13 och 13.00.

På eftermiddagen stiger våra energinivåer igen tills de sjunker igen någon gång mellan 21 och 23.00, när de flesta av oss går till sängs.

Så till exempel skulle du kunna skapa en mall för det dagliga schemat som följer det här mönstret:

• Arbete med hög energi fram till omkring middagstid
• Samtal, möten och e-post från 1-3
• Fri tid för brådskande uppgifter eller fler möten fram till slutet av dagen

Det här är en ganska bra början, men vad händer om det inte fungerar för dig eller om du vill vara mer exakt?

Använd dina personliga produktivitetsdata för att kartlägga din ”produktivitetskurva”

Istället för att förlita dig på självrapportering eller humörspårning är det mycket enklare (och mer exakt) att använda ett tidsregistreringsverktyg som RescueTime för att automatiskt samla in data åt dig.

När du har samlat in lite data visar din RescueTime-instrumentpanel dig vilka appar, verktyg, webbplatser och projekt du spenderar tid på, när du är produktiv (eller distraherad), samt trender i dina aktiviteter och mycket mer.

För vårt användningsfall visar rapporten om produktivitetstrender under en vecka när du är mest benägen att vara produktiv respektive distraherad en viss dag. Detta finns under Rapporter > Produktivitet > Tid på dagen.

Om vi tittar på den här rapporten får vi en tydlig daglig trend för produktivitet och distraktion så att vi kan skapa en mall för det dagliga schemat som matchar:

• Fokuserad tid med huvudet nedåt under högsäsong
• Möten, samtal och e-post när energinivån är låg
• Pauser när det är mest troligt att du kommer att hamna i en svacka

I huvudsak byter du från att schemalägga din dag efter tid till att schemalägga den efter din energi.

(Kolla in vår fullständiga guide om hur du hittar dina mest produktiva timmar här!)

Använd ”tidsblockering” för att växla från att vara reaktiv till att ha kontroll över din tid

Din produktivitetskurva är en karta över hur du kan fylla ut en hel dag i din dagliga schemamall.

Detta är inte samma sak som det dagliga schemat för The Overscheduler som fyller sina dagar med andras prioriteringar. Istället är detta en mall för när du är mest lämpad att utföra vissa typer av arbete.

Ett exempel på denna typ av mall för det dagliga schemat i praktiken är vad designern Jessica Hische kallar sitt ”Ultraschedule”:

Den här mallen för det dagliga schemat är som ett skelett som du bygger din vecka på. Och om du matchar den med din dagliga produktivitetskurva vet du att du använder din tid så produktivt som möjligt.

För Hische innebar detta att måndagen var ”Admin Day” för vanliga samtal och möten, samtidigt som hon avsatte tid på onsdagar och fredagar för ”analogt arbete”:

”Det finns schemalagda tider då jag kan vara helt uppslukad av e-post, och under resten av dagen tvingar jag mig själv att ignorera den. Framför allt finns det schemalagda tidsblock där mitt wifi kommer att vara avstängt.”

En av de bästa delarna med det här tillvägagångssättet är att det hjälper dig att visualisera din ideala arbetsdag – en viktig färdighet som få av oss praktiserar, enligt författaren Ryan Holiday:

”Så många människor har stora mål för framtiden. Jag tror att det är bättre att veta hur din perfekta dag ser ut. Sedan kan du fråga dig själv vid varje tillfälle och val: Tar det här mig närmare eller längre bort?”

Effekten är inte bara att du vet vad du bör göra, utan att det hjälper dig att säga nej till de saker som tar bort från din ideala dag. Som designern Brad Frost förklarar:

”Att acceptera en mötesinbjudan kräver att jag tar tid från något annat, och nu är det faktiskt visualiserat.”

Du kan använda en teknik som kallas Time Blocking för att skapa en egen mall för ditt dagliga schema, till exempel så här. Kolla in vår steg-för-steg-guide här.

Sätt din tillgänglighet till det minimum du kan (10-15 minuter)

Med din meningsfulla morgon- och dagsschemamall inställd och anpassad till din produktivitetskurva är nästa fråga: Hur får du plats med de oundvikliga uppgifter, möten och ansvar som smyger sig på och gör att ditt dagliga schema blir helt ur balans?

Ett idealiskt dagligt schema skyddar din tid. För Fidji Simo, produktchef på Facebook, innebär detta att ändra standardtiden för möten till minsta möjliga tid:

”Många människor kollar inte in för att ta reda på hur mycket tid som realistiskt sett bör avsättas för något. De väljer bara som standard 30 minuter för en liten konversation och 60 minuter för en större konversation. Detta bidrar till att kalendrarna ser ut som schweizerost.”

Istället fastställer Simo minimitiden för möten till 10-15 minuter (Elon Musk har som bekant delat upp hela sin dag i bitar på 5 minuter). På så sätt är det upp till personen som bokar mötet att begära mer tid om de känner att de behöver det.

Detta gör både dig och mötets arrangör ansvariga för att avgöra hur mycket tid du verkligen behöver. (Vilket är en bra utgångspunkt för att åtgärda vår besatthet av möten).

Simo rekommenderar också att du sätter in buffertar runt dina mötestider, samt att du avsätter avsiktliga öppna tider i din dag för överraskningar i sista minuten. På så sätt är du inte naiv när det gäller de distraktioner du kommer att möta.

I Google Calendar (liksom i många andra kalenderprogram) kan du till och med ändra standardlängden för möten och lägga till automatiska buffertar.

En effektiv dag styrs inte av det 60 minuter långa mötets tyranni. Som Simo förklarar:

”Jag är mest fokuserad när jag sätter min egen agenda jämfört med när jag låter andra sätta min agenda.”

Följ ditt flöde (av både uppgifter och energi)

Om det görs på rätt sätt ska ditt dagliga schema ge dig fart, inte ta bort den.

Hur som helst glömmer vi ofta att tänka på vårt sinnestillstånd när vi planerar möten, evenemang eller uppgifter. Men tänk på det kognitiva språng som krävs för att gå från en djuptänkande övning som att koda en ny funktion till ett dagligt catch-up-samtal.

Enligt American Psychology Association kan återhämtning från skiftande uppgifter av det här slaget ta upp nästan 40 % av vår produktiva tid.

Vi har redan talat om vikten av att skydda ditt energiflöde (och att matcha rätt uppgifter med dina energinivåer), men du måste också vara medveten om ditt uppgiftsflöde.

Vår hjärna tar tid på sig för att komma in i flödet av en uppgift. Men när de väl är uppvärmda är det lättare att fortsätta och hålla sig motiverad.

För författaren Paul Jarvis innebär detta att han ”delar upp” sin dag efter aktiviteter. En eftermiddag kan ägnas enbart åt skrivande, medan en förmiddag kan vara kundsupport.

”Ju längre du kan fokusera på en enda typ av uppgift, desto snabbare kan du få det gjort. Om jag grupperar allt skrivande jag måste göra på en förmiddag kan jag skriva 5-6 artiklar på en gång.”

Detta är också vad Y Combinator Paul Graham kallar ”Maker Time” – de långa sträckor som behövs för att arbeta med kognitivt krävande uppgifter som skrivande eller kodning (jämfört med Manager Time, som är uppdelad i korta segment).

När du fyller i din mall för det dagliga schemat med dina uppgifter och uppgifter, försök att gruppera ihop liknande uppgifter. Och när det är dags att faktiskt utföra arbetet, se till att du är fokuserad och fri från distraktioner.

Det finns många verktyg som kan hjälpa till att stödja ditt uppgiftsflöde. Tim Ferriss, författaren till Four Hour Work Week, har sin telefon i flygplansläge 80 procent av tiden. RescueTimes FocusTime-funktion kan blockera distraherande webbplatser och aviseringar från att spåra ur.

Personligen gillar jag att använda FocusTime för Pomodoro-sessioner där jag arbetar intensivt i 25-30 minuter och sedan tar en kort paus.

BONUS: Gör en regelbunden kalendergranskning för att rensa ut död tid

Den här mallen för det dagliga schemat betyder ingenting om din kalender redan är full av återkommande möten och uppgifter.

De flesta människor använder sin kalender som ett framåtriktat verktyg för att planera vad som komma skall. Men det är också ett utmärkt verktyg för reflektion. En kalenderrevision är en enkel övning där du går igenom och granskar tidigare åtaganden.

Var tredje månad gör Facebooks produktchef Fidji Simo en kalenderrevision för att ta reda på:

• Den tid hon spenderade på varje projekt
• Hur hennes tid fördelades på att träffa enskilda ledare jämfört med att delta i stora möten
• Den procentuella andel av tiden som hon spenderade på att rekrytera jämfört med att leda och bygga upp

Med dessa uppgifter i handen kan hon se om den tid som spenderats stämmer överens med hennes avsikter. Och om inte, justerar hon.

”Alla andra saker i min kalender var mindre viktiga men tog mer tid i anspråk av gamla anledningar.”

”Det fanns återkommande möten som inte längre krävde min närvaro, möten för att fatta beslut om mindre viktiga ämnen osv…”

Integreringen av RescueTime Calendar ger dig snabb inblick i hur mycket tid du lägger ner på att jobba varje dag, den totala mötestiden, din genomsnittliga produktivitet och om du når dina dagliga mål eller inte.

Se ditt vecko- eller månadsschema just nu. Hur många av dessa återkommande möten skulle kunna förkortas eller skrotas?

Har dina tidsåtaganden stämt överens med dina mål?

Om inte, är det dags att ta tillbaka dessa timmar.

Sist, håll alla dina tidsåtaganden på ett och samma ställe

Det kan tyckas vara en bra idé att separera dina privata och professionella kalendrar, men det är bara att be om problem när åtagandena överlappar varandra. Använd i stället färgkodning för att skilja mellan aktiviteter eller skapa en annan ”mall” för kalendern för att hålla ordning på saker och ting.

Du kan se din kalender som en stor tom burk. Varje uppgift du lägger till – oavsett om den är personlig eller professionell – fyller upp utrymme. Och även om du kanske tilldelar uppgifter olika nivåer av betydelse, gör inte din kalender det.

En timme är en timme oavsett vad du lägger den på.

Är du redo att verkligen ta tillbaka kontrollen över din tid? RescueTime är världens mest kraftfulla verktyg för tidsuppföljning och produktivitet. Ta reda på hur det kan hjälpa dig och registrera dig gratis idag!