Hur man organiserar en pärm med lösa blad

Använder du pärmar på jobbet, hemma eller i skolan för att förvara papper och information?

Söker du hjälp med att hålla information organiserad så att den är lättillgänglig?

I det här inlägget erbjuder jag ett par olika sätt för dig att organisera en pärm med lösa blad.

För att börja behöver du en pärm i valfri ringstorlek, genomskinliga pärmhylsor i plast, pärmdelare, fickmappar, lösbladspapper eller annat papper och en trehåls hålslagare.

Tänk på hur du kommer att använda pärmen.

Var kommer du att använda din pärm?

Tänker du använda den i skolan, hemma eller på jobbet?

Kommer den att transporteras från en plats till en annan, eller kommer den att stanna på ett ställe och ha en permanent lagringsplats?

Det är viktigt att ha den här informationen i åtanke eftersom den kommer att diktera hur du kommer att interagera och använda informationen i pärmen.

På samma sätt vill du hitta den bästa tekniken för dig att hänvisa till pärmens innehåll.

Om du till exempel ofta kommer att skriva på och redigera papper är det vettigt att helt enkelt förvara pappren direkt i själva pärmen.

Å andra sidan, om du ofta bara kommer att hänvisa till pappren och inte skriva på dem, kan det vara bättre att placera pappren i genomskinliga pärmhylsor av plast.

Skapa sektioner.

Det är nu dags att utveckla de olika sektionerna för din pärm. Ta några minuter på dig för att brainstorma olika sektioner för din pärm. Använd en papperslapp och skriv ner dina tankar. Känn inte att du måste hålla dig till den första listan med sektioner som du skapar.

Känn dig fri att redigera listan genom att lägga till, ta bort eller redigera sektioner och organisera dem på ett sätt som fungerar bra för dina behov.

Har du problem med att komma igång med dina sektioner? Du kan organisera dem efter klass eller kurs, projekt, tid på dagen, datum, alfabetiskt, efter ämne, efter person och så vidare.

När du är klar med din lista skriver du tydligt namnet på varje avsnitt på en ny pärmfördelare; du kanske vill använda en penna eller en permanent markeringspenna för jobbet, eller så kan du till och med skriva ut etiketter om du så önskar.

Om du redan har en hög med papper som ska arkiveras tar du dig en stund att dela upp allt i sina respektive sektioner och arkivera bakom delaren.

Därefter kan du bara placera hela högen i pärmsektionen (se till att trehålsstansa alla papper utan hål) i ett enda svep.

Om du ännu inte har papper att placera i dina pärmar går du helt enkelt vidare till nästa steg.

Välj en metod för att organisera pärmen.

Lösa pärmar med lövblad får ofta dåligt rykte som fällor för oorganiserat papper. Det finns trots allt så mycket papper att hantera, hur håller man ordning på de onumrerade pappren, särskilt när man behöver förvara anteckningar och ha tomma sidor tillgängliga?

Här är två metoder som du kan prova:

Metoden ”File-as-you-go”.

Förbered indelningsväggar till din pärm vid behov. Placera en hög med blankt lösbladspapper bakom den sista delen av pärmen. Ta bort pappersark när du behöver dem och arkivera dem när du är klar med din klass/kurs/arbete. Du kan arkivera papper i en avdelningssektion, från senaste till senaste, eller tvärtom.

Metoden ”Section and work”.

Förbered avdelare till din pärm. Placera lika stora mängder blankt lösbladspapper i var och en av avdelningssektionerna. När du behöver arbeta i en viss pärmsektion vänder du dig helt enkelt till den sektionen och tar fram ett papper. När du är klar med dina anteckningar, arkiverar du pappren mot baksidan av delarna, som du vill, från det senaste till det minst aktuella, eller tvärtom.

Här är några andra viktiga pärmtips att tänka på:

Skriv alltid datumet överst på ett löspappersark.

Om du råkar ha en serie lösbladspapper skriver du datumet på varje, följt av hur många pappersark som ingår i serien, som i 1/5, 2/5, 3/5 och så vidare. På så sätt blir det lätt att spåra saker och ting, om de lösa bladen skulle komma att skiljas åt.

Håll viktiga eller ofta använda dokument längst fram i pärmen.

Du kan förvara uppgifter som ska lämnas ut i pärmens främre ficka, och förvara saker som kursplaner eller referensmaterial i en genomskinlig plastficka.

Se till att noggrant justera papper i pärmens baksida innan du stänger den.

Detta säkerställer att papper inte kläms, rivs eller på annat sätt lossnar när du öppnar och stänger pärmen.