I hjärtat av samhället: Hur man arbetar med samhällsbaserade organisationer – UNHCR Innovation I hjärtat av samhället: Hur man arbetar med samhällsbaserade organisationer

Den tidigare FN-generalsekreterarens högnivåpanel för humanitär finansiering föreslog Grand Bargain som en av lösningarna på den växande klyftan mellan de humanitära behoven och de tillgängliga resurserna. I huvudsak är Grand Bargain ett avtal mellan mer än 30 av de största givarna och biståndsgivarna som innehåller flera åtaganden, varav det mest framträdande är att givarna och biståndsorganisationerna ska ge 25 procent av den globala humanitära finansieringen till lokala och nationella insatsgrupper senast 2020. Likaså tror innovationstjänsten på vikten av lokalisering; att investera tid och resurser i att bygga upp och stärka kapaciteten på plats är ett värdefullt mål.

Och även om det inte är något nytt tillvägagångssätt för utvecklingsorganisationer och den humanitära sektorn att rikta resurser till samhällsbaserade organisationer, verkar det ofta svårt att omsätta ett sådant mål i praktiken. Dessa svårigheter märks särskilt när vi påminns om hur verksamheterna ofta är under ständig press, lider av resursbegränsningar under nödsituationer och är föremål för de humanitära organisationernas byråkratiska regler och bestämmelser. Vi står dock fast vid det som Grand Bargain försöker åstadkomma, och för att katalysera och frigöra befintlig, lokal potential rekommenderar vi att man bygger upp nya lokala partnerskap, vårdar och utökar redan befintliga lokala partnerskap och arbetar för att ta itu med de utmaningar som stoppar en sådan process.

CTEN; A Reason To Believe Us

Innan vi fördjupar oss i de konkreta sätt på vilka vi skulle kunna ta itu med samarbete med gemenskapsbaserade organisationer (CBO), är det på sin plats att utveckla de konkreta värden som ett sådant samarbete skulle kunna medföra. Och det finns inget bättre sätt att titta på sådana värden än genom att anekdotiskt reflektera över arbetet i CTEN – Community Technology Empowerment Network.

CTEN är en organisation som ägnar sig åt att öka tillgången till och förbättra användningen av informations- och kommunikationsteknik i flyktinglägret Rhino Camp Refugee Settlement i nordvästra Uganda. Enligt Peter Batalli, grundare och verkställande direktör för CTEN, syftar organisationen till att ”ge flyktingar och värdsamhällen i norra Uganda större röst, medvetenhet, inflytande och fred”. Organisationen är inte bara en organisation som är baserad i samhället och har direkt tillgång till det, utan leds också av medlemmar av samhället; sydsudanesiska flyktingar grundade CTEN, och organisationen sysselsätter både flyktingar och medlemmar av värdsamhället. Organisationen tror främst på kommunikationens kraft och på att ge människor möjlighet att bli kunniga i modern kommunikationsteknik.

Under vårt uppdrag i norra Uganda träffade vi Peter och hans kollegor och såg med egna ögon det fantastiska arbete som organisationen utför. I en hjärtvärmande anekdotisk version av CTEN:s ursprungshistoria beskriver Peter hur han och hans kollegor tog med sig en bärbar dator (senare kallad ”mormor” på grund av dess långvariga och ständigt pålitliga tjänster) och några andra apparater när de flydde från Sydsudan för att söka skydd i Uganda. Omedelbart efter att ha byggt sina egna hem började de sätta upp bärbara datorer och undervisa i informations- och kommunikationsteknik i sitt samhälle. Trots att organisationen stod inför flera utmaningar längs vägen växte den till en stabil enhet, säkrade finansieringspartners och genomförde ett brett utbud av aktiviteter. Denna stabilitet växte fram genom partnerskap med samhällsmedlemmar, den sydsudanesiska diasporan, den ugandiska premiärministerns kansli, UNHCR och dess genomförandepartner. Uppriktigt sagt blev vi också imponerade av våra egna kollegers och partners engagemang för att stödja dessa mindre lokala organisationer.

Varför arbeta med CBO:s?

Vi tar upp CTEN av två skäl: För det första måste vi hylla flyktingledda innovationer och flyktingledda CBO:er varje gång vi får chansen, och för det andra gör vårt partnerskap med CTEN, tillsammans med den erfarenhet och det perspektiv som de erbjuder i den aktuella diskussionen, det möjligt för oss att förstå värdet av att arbeta med CBO:er. Från vår samverkan med CTEN i Uganda, och baserat på våra tidigare erfarenheter och samtal med olika kollegor på fältet, har vi identifierat inneboende fördelar med att arbeta med CBO. Men kom ihåg att denna lista inte är uttömmande, och alla fördelar som saknas skulle vara mycket uppskattade, eftersom de bara tjänar till att förstärka huvudargumentet vi lägger fram: arbeta med CBO!

• Det bästa av två världar: Genom att arbeta med mindre, samhällsbaserade organisationer kan du utveckla bredare utåtriktade insatser med mycket mindre resurser. Genom att minska risken för dubbelarbete mellan CBO:s och större internationella organisationers insatser och genom att finansiera mindre organisationer kan större internationella organisationer minska förvaltningskostnaderna och låta mindre organisationer ta ansvar i den lösningsskapande processen. Eftersom sådana mindre organisationer med stor sannolikhet är belägna inom det fysiska utrymmet för det samhälle som de betjänar, når de en större publik med mycket mindre insatser.

• C är den viktigaste bokstaven: I en CBO bor medlemmarna ofta i samhället, vilket ger flera fördelar som internationella organisationer ofta inte har tillgång till. Sådana fördelar är bland annat att medlemmarna ofta talar samhällets språk, är väl förtrogna med frågor, egenheter, normer och praxis i samhället, förstår samhällets strukturer och maktdynamik och är vaksamma på den befintliga kapaciteten i samhället.

• Like LinkedIn, but Not Really and a Whole Lot Better: På grund av sin förtrogenhet med det samhälle som de både är en del av och tjänar, är lokala CBO bättre rustade för att kommunicera på lämpligt sätt genom sina befintliga nätverk. Dessa nätverk är extremt värdefulla och kan antingen förbättras eller vara en dörr för att skapa fler nätverk.

• Samhällsstyrd innovation: På grund av de levda erfarenheter som samhällsmedlemmar i CBO gått igenom, den miljö som samhällsmedlemmar i CBO ofta omges av och den nödvändighet som de ställs inför, består CBO ofta av innovatörer som är mer villiga att arbeta med nya, effektiva idéer. De är också mer benägna att anta den experimentella mentaliteten med försök och misstag.

• Låt den positiva saften flöda: Att arbeta med CBO:s ger både en metafysisk känsla av hopp om förändring och möjligheter till försörjning för flyktingar och medlemmar av värdsamhället. Det sänder också ett positivt budskap om en aktiv strävan efter förbättring till lokala och internationella samhällen, vilket leder till ytterligare tillväxt av CBO:er när sådana samhällen försöker samarbeta i processen för humanitärt bistånd.

Vi är medvetna om att denna lista inte är uttömmande, och vi är också medvetna om att dessa fördelar och värderingar inte är sådana som gäller för alla CBO:er, men de är dock sådana som vi noterade när vi arbetade med CBO:er. Det är viktigt att försöka ta avstånd från att försöka symbolisera CBO:s som en enda enhet med exakt samma egenskaper.

Vad är utmaningarna med att arbeta med CBO:s?

En summa av utmaningar uppstår när stora humanitära organisationer och mindre samhällsbaserade organisationer försöker främja samarbeten mellan varandra. En intressant fallstudie för att ytterligare undersöka sådana utmaningar finns på vår egen bakgård – UNHCR:s arbete med CBO:er.

I samarbetet med CBO måste en verksamhet ingå en process för partnerskapsavtal – inom UNHCR är det mest troligt att dessa är ”små” partnerskapsavtal med ett begränsat finansieringstak. Vi diskuterade med kollegor samt medlemmar av CBO:er som för närvarande samarbetar med UNHCR, inklusive CTEN:s finansansvarige, om de utmaningar de möter i sådana avtal. Som svar fick vi lika värdefulla redogörelser för vad som kan definieras som en utmaning i båda ändar av avtalet. Även om gruppen av utmaningar som CBO:s står inför i samband med ett partnerskapsavtal presenteras specifikt genom en UNHCR-fallstudie måste vi dessutom notera att dessa utmaningar inte är UNHCR-specifika, utan snarare är vägledande för utmaningar inom det humanitära systemet som helhet.

• No One Likes Bureaucracy: Som beskrivits av CTEN:s ekonomiansvarige och flera andra kollegor i flera CBO:er är UNHCR:s byråkratiska processer inte gynnsamma för fullt produktiva partnerskapscentrerade ansträngningar. CBO:s, inklusive CTEN, anser nämligen att UNHCR ger få introduktioner och uppföljningsförklaringar om de formulär och rapporteringsförfaranden som ingår i partnerskapsavtalet. Dessutom får de ofta intrycket att UNHCR:s kontrollmekanismer enbart ser till slutprodukten av ett partnerskapsavtal och inte till själva verksamheten, vilket är en ganska hämmande mekanism för partnerskapets framgång. De hävdar att en sådan kontrollmekanism ofta är ett direkt resultat av byråkratiska begränsningar.

• Misslyckande med säkra och hållbara finansiella strukturer: För många internationella organisationer, däribland UNHCR, kan CBO:s redovisningsförfaranden och organisationsstrukturer vara problematiska när de bedöms i förhållande till UNHCR:s normer. Detta kan vara ett resultat av att sådana förfaranden och strukturer befinner sig i ett tidigt skede av en växande organisation, eller ett resultat av normerna för hur redovisningsförfaranden och organisationsstrukturer ofta fungerar i samhället. Ett exempel på detta är hur upphandlingar ofta sker kontant, och till och med på kredit, och kan sakna standardiserade förfaranden. Denna brist på standardiserade förfaranden resulterar ofta i saknade brevpapper, ofullständiga utgiftsbevis och en bristande dokumentationsstandard.

• Mänskliga resurser utan resurser: Oftast kämpar CBO-organisationerna med personalförvaltningen. Utmaningen i sig består av flera lager som sammanfaller till ett enda oroväckande hinder. Det är ofta svårt att få tag på kvalificerad personal genom öppna och rättvisa rekryteringsprocesser, liksom problem med att kontrollera, tillämpa bedömningar, öka mångfalden i grupperna och införa förfaranden för att spåra personal och tidsåtgång.

• Överbelastning av CBO:er: CBO:erna är ofta överbelastade: Det finns ett stort bekymmer som ligger i hur UNHCR, partner och/eller givare väljer att finansiera CBOs. När sådana internationella organisationer väl hittar en CBO som de anser vara kapabel och pålitlig, engagerar de sig nämligen alla i denna enda CBO. Oron ligger i att ”dränka” CBO:n i olika partnerskapsavtal från olika organisationer på en och samma gång. Detta genererar mycket mer ansvar än vad en CBO i allmänhet kan hantera, inklusive en stor summa finansiering, en massa rapporteringskrav och en stor summa avtalsvillkor som måste följas. Dessa medel, krav och villkor är ett ansvar och den inneboende faran för missbruk, som inte är begränsad till CBO och som gäller för alla organisationer som får medel, är närvarande.

• Data Data Data Data: När man samarbetar med CBO-organisationer finns det stora risker för dataskydd. CBO har ofta inget fysiskt kontor och tenderar att gå runt med dokument, vilket ökar sannolikheten för att dokumenten förläggs fel, förloras helt eller att de blir föremål för stöld. Förfarandena för datalagring överensstämmer ofta inte med internationella organisationers minimistandarder för dataskydd.

• DIfficiel organisationsstruktur: CBO saknar ofta en organisationsstruktur som gör det möjligt att övergå till kontroller och balanser på ett strukturerat och pålitligt sätt; vissa organisationer leds av en enskild person och har därför bara en undertecknare och all makt ligger hos den personen.

Så, vad gör vi?

Det verkar ganska kontraproduktivt om vi skulle betona vikten av att arbeta med CBO och de värderingar som ett sådant arbete medför, och inte presentera några lösningar på de utmaningar som presenterats tidigare. Som tur är vill vi gärna tro att innovationstjänsten inte är så kontraproduktiv och har därför i samarbete med CBO och kollegor på fältet samlat in flera konkreta sätt att hantera de utmaningar som presenterats och hur man praktiskt kan närma sig arbetet med CBO i allmänhet.

• Mission-Supporting CBO: För att etablera ett hållbart partnerskap som bygger på fortsatt ömsesidigt stöd och drivkraft för att förbättra flyktingarnas situation bör internationella organisationer aktivt söka efter CBO:er som återspeglar deras eget uppdrag. I UNHCR:s fall gäller en sådan mekanism både kollegor från verksamheter runt om i världen och kollegor som tjänstgör på ett uppdrag. När man hittar en CBO som till exempel urskillningslöst vill hjälpa flyktingar att bosätta sig är det absolut nödvändigt att investera tid och resurser i dess tillväxt när det gäller kapacitet och förmåga att uppnå uppdraget.

• Har vi nämnt hur viktig bokstaven C är? Kommunikation är nyckeln till att skapa hållbara, produktiva partnerskap med CBO-organisationer. Ett regelbundet möte för att kommunicera tankar, handlingsplaner, oro och framsteg av specifika mål mellan partnern och CBO är viktigt och uppmuntras starkt (t.ex. regelbundna månadsmöten). Personalen inom partnerorganisationen bör också fokusera på att kommunicera med kollegor i andra verksamheter om hur man bäst engagerar sig i CBO:s genom att lära sig av varandras erfarenheter. Denna kommunikation underlättar en ”tillväxt genom experiment”-mentalitet, ett begrepp som är mycket viktigt för innovation och tillväxt.

• Rapportering och ekonomi ~ Enable-Push-Pull: Att ta itu med en CBO:s bakslag när det gäller avsaknaden av säkra organisatoriska och finansiella strukturer är avgörande för ett partnerskaps framgång. Enable-Push-Pull-metoden gör sådana strukturer säkrare och effektivare. Dessa kan delas upp enligt följande:
  • Enable: Enabling uppnås som att tillhandahålla stöd för rapportering, ekonomisk förvaltning, projektledning och organisationsutveckling före, under och efter projektgenomförandet.
  • Pull: Pulling: Pulling definieras som att upprätta enkla men effektiva rapporteringsrutiner, som innefattar aspekter från de kommunikationsinsatser som tidigare presenterats och som inkluderar att schemalägga regelbundna möten mellan partnerorganisationen och CBO:erna för att rapportera om framstegen.
  • Push: Pushing definieras som att tillämpa frekventa kontrollmekanismer som säkerställer att en CBO både förbinder sig till de mål som diskuterats med UNHCR och följer de specifika standarder som fastställts av partnerorganisationen och som garanterar en framgångsrik verksamhet.

• En undertecknande part: Det är viktigt att sprida beslutsbefogenheterna i alla styrande strukturer, vilket innebär att omorganisera den styrande strukturen för en CBO till att inkludera en styrelse som har överblick över organisationens övergripande arbete, och att ha flera undertecknare, möjliggör en mer rättvis beslutsprocess.

• Dunka inte, fasas i stället! Istället för att överbelasta CBO:s genom att införa en stor mängd medel, krav och villkor inledningsvis och förvänta sig orealistiska resultat i det långa loppet, använd ett fasat tillvägagångssätt för att låta både partnerorganisationer och CBO:s växa i sin egen takt. Genom att börja med partnersamverkan eller små partnerskap innan man går in i fullständiga partnerskapsavtal, antingen genom att para ihop CBO med en icke-statlig organisation eller INGO för att gemensamt arbeta med projektavtal, eller genom att koppla ihop olika CBO inom verksamheten för att möjliggöra utbyte och samarbete mellan kollegor, kan CBO successivt skalas upp och uppnå de mål som avtalet syftar till att uppnå.

• Bemanna personalen: Som ett sätt att ta itu med problem med bemanningen i CBO:s bör partnerns personal och CBO:s personal utvärdera, bedöma och uppdatera sina personalrelaterade mekanismer, t.ex. anställning, som ett sätt att bygga upp kapaciteten på ett mer effektivt sätt. Detta bör också återspeglas i personalens uppdragsbeskrivning. Vid uppbyggnaden av en sådan mekanism för att fastställa omfattningen, särskilt när det gäller att anställa personal, bör kollegerna uppmana CBO-organisationerna att anställa personal av alla kön och med all kulturell och religiös tillhörighet, särskilt de som är marginaliserade i majoritetsbefolkningen. För att främja och stärka fredlig samexistens i ett område som annars är fientligt bör UNHCR:s medarbetare motivera CBO:s att anställa både flyktingar och medlemmar av värdsamhället.

• Innovationstjänsten ber dig… att innovera! Överraskning: Vi uppmuntrar partnerorganisationens personal som känner till innovationsmetoden att dela med sig av sina kunskaper och ge CBO-personal (liksom andra personalmedlemmar) kompetens om en sådan metod. Detta är inte en enkelriktad process, eftersom personalen också bör tänka på och hålla utkik efter flyktingledd innovation som kan främjas och byggas vidare på. Tillvägagångssättet bör fokusera på experimenterande som är förankrat i samarbete och på att testa små idéer i hopp om att skala upp dem så att de kan få större tillämpningar i framtiden.

• Var realistisk när det gäller förväntningar: Att anpassa partnerorganisationens revisionsstandarder till de lokala förhållanden, omständigheter och standarder som omger CBO är avgörande för att ett partnerskapsavtal mellan partner och CBO ska bli framgångsrikt. När du hittar en medelväg för revisionsstandarder, kommunicera sådana anpassningar som en ”inlärningsmöjlighet” för båda, i motsats till att det är en form av ”polisarbete”.”

The Final Scoop

• Vi kan inte nog betona hur viktigt det är att etablera partnerskap med organisationer som är baserade på lokalsamhället. I vår strävan att skydda och betjäna flyktingar och fördrivna samhällen måste vi förstå att de människor vi betjänar också bör vara medlemmar i beslutsprocessen; de är aktiva deltagare i förbättringen av sin egen situation, inte passiva offer för den. Att betrakta humanitära organisationer som strukturer som är helt fristående och oberoende av just de samhällen som de försöker hjälpa är kontraproduktivt för de värdebaserade partnerskap som vi måste prioritera. Genom att upprätta partnerskapsavtal kommer samhällen att komma närmare de organisationer som tjänar och skyddar dem. Vi uppmanar internationella organisationer inom den humanitära sektorn att utveckla officiella operativa riktlinjer för hur man bättre kan engagera och stödja CBO:s för att i slutändan förbättra flyktingskyddet och göra det möjligt för flyktingar att förbättra sina liv.