Inköp 101Köpsrekvisition och inköpsorder

För någon som är ny eller obekant med upphandling och företagsbeställningar kan termerna inköpsorder och rekvisitioner (ibland även kallade inköpsrekvisitioner eller beställningsrekvisitioner) till att börja med kännas lite förvirrande. De är båda termer som kan betyda att varor eller tjänster måste köpas av ett företag. De är också båda en integrerad del av inköp-till-betalningsprocessen (även kallad P2P), som handlar om att identifiera behov, godkänna och placera inköpsorder och slutligen stämma av mottagna leveranser och fakturerade fakturor via en trevägsmatchning.

Ladda ner vår kostnadsfria snabbstartguide för inköpsrekvisitionsprocessen

Om rekvisitioner och inköpsorder har så mycket gemensamt, vad är då skillnaden?

Simpelt uttryckt blir rekvisitioner så småningom till inköpsorder när rekvisitionerna har godkänts. Inköpsorder skickas till leverantörer – inte rekvisitioner.

Rekvisitioner är en indikation på att vissa varor eller tjänster måste köpas inom ett företag. De används av företagets anställda för att kommunicera de saker de behöver köpa till dem som ansvarar för inköp. Rekvisitioner är interna beställningar, vilket innebär att de aldrig går utanför företaget.

Köporder skickas till leverantörer eller säljare för att ange en avsikt att köpa varor eller tjänster. Oavsett företagets storlek eller specialisering kräver inköpsorder vanligen att verifiering från en chef sker innan de skickas till en leverantör, i likhet med rekvisitioner. Den största skillnaden är att rekvisitioner, när de tas emot från anställda, används internt av inköpsavdelningar för att spåra de varor och tjänster som de behöver köpa, medan inköpsorder är verktyg för att agera på dessa behov genom att göra dessa inköp från utsedda leverantörer.

Som exempel på en grundläggande händelsekedja som leder fram till att en inköpsorder skickas, låt oss säga att en tillverkningsanläggning har ont om en viss komponent som behövs för att tillverka dess produkter, till exempel metallbultar:

1. En anställd märker detta och, utan att vara den som är ansvarig för att göra inköpsorder, indikerar att fler metallbultar behöver köpas genom att lämna in en inköpsrekvisition till lagerchefen.
2. När den är godkänd skickar lagerchefen sedan inköpsrekvisitionen till inköpsavdelningen för den andra omgången av godkännanden.
3. Efter att ha verifierat utgifterna fyller inköpsansvarig den godkända inköpsordern med den erforderliga kvantiteten metallbultar som anges i rekvisitionsordern. (Ibland ersätts detta steg med att skicka in ett förfrågningsunderlag eller ett förfrågningsunderlag om inköparen planerar att förhandla med leverantören.)
4. I större företag kan inköpsordern till och med granskas och godkännas en eller flera gånger innan den färdiga inköpsordern skickas till en leverantör.

Men hur viktigt är egentligen rekvisitioner när man skapar en inköpsprocess?

Varför är inköpsrekvisitioner nödvändiga?

Varför inte skapa inköpsorder direkt när varor och tjänster behövs?

Det här är bra frågor och svaren kan variera från företag till företag.

En av de universella anledningarna är att rekvisitioner kan vara en viktig faktor för att optimera minskningen av de totala inköpskostnaderna. När det gäller vissa företag och myndigheter är flera inköpsofferter från olika leverantörer ett krav på rekvisitioner, innan en inköpsorder skapas, för att säkerställa att de bästa kvalitetsprodukterna och priserna uppnås vid varje beställning.

Det har dock inte alltid varit så. Vissa företag brukade undvika att använda rekvisitioner och inköpsorder helt och hållet. Men varför?

Förr i tiden, när beställningarna gällde mindre belopp, var det populärt att avstå från både rekvisitioner och inköpsorder till förmån för att göra ett inköp direkt med företagets kreditkort för att spara tid.

Men i och med införandet av programvaror för e-inköp och inköpsorder online, tillsammans med möjligheten att retroaktivt logga utgifter, kan även små beställningar och inköp nu dokumenteras med lätthet.

”Dagarna för vilseledande utgifter är räknade, eftersom företagen inför nya, enklare sätt att spåra och centralisera inköp som görs av alla anställda i företaget.” – Majdi Sleimen

När penningbeloppen på inköpsorderna ökar börjar det bli viktigt för dokumentationen att ha ett system för att filtrera de första rekvisitionsorderna och godkänna de färdiga inköpsorderna innan de skickas börjar bli viktigt för dokumentationen, särskilt för större utgifter. För företag som gör ett stort antal inköpsorder varje månad är det också en nödvändighet att kunna kontrollera utgifterna utan att hindra arbetsflödet.

För att fortsätta spara tid samtidigt som fördelarna med dessa system bibehålls, har system för e-inköp och inköpsorder online blivit ett populärt tillvägagångssätt för att hantera alla steg i processen för inköpsorder, särskilt i större företag.

En annan bra interaktion mellan rekvisitioner och inköpsorder i en mjukvarumiljö är möjligheten att fylla enskilda inköpsorder från flera rekvisitioner – en extremt praktisk funktion för företag som hanterar större volymer av rekvisitioner.

Vill du få ut det mesta av inköpsorder och rekvisitioner? Försök att flytta online.

I dag sker de flesta affärer online. Varför är inte din upphandlingsprocess det?

Trött på att vara bunden till ditt skrivbord, få inköpsuppgifter ändrade utan att det registreras, försöka hålla reda på dussintals rekvisitioner, skicka pappersark runt på kontoret för att få fysiska signaturer och försöka följa statusen för varje inköpsorder manuellt? Varför inte effektivisera processen med en upphandlingsplattform online? När de hanteras digitalt kan rekvisitioner och inköpsorder vara lika tidsbesparande som en snabb, enkel dragning från företagets kreditkort, samtidigt som du kan skörda fördelarna med strukturerade godkännandekedjor, dokumentation och flexibiliteten att få tillgång till dem var som helst.

För att hoppa in i inköp-till-betalning-processen lönar det sig att känna till skillnaden:

Rekvisitioner är interna beställningar, som används av företagsmedlemmar för att indikera ett behov av produkter eller tjänster inom det företaget.

Köporder är externa beställningar som skickas till leverantörer eller säljare för att uttrycka eller bekräfta ett åtagande att köpa dessa produkter och tjänster.

Båda termerna är likartade, men de spelar en viktig roll i den process från inköp till betalning som används av de flesta inköpsavdelningar, och båda är viktiga funktioner i moderna plattformar för inköp och orderhantering online.

Den genomsnittliga inköpskostnadsminskningen efter att ha implementerat en inköpslösning är cirka 15 %, och den tid det tar att få rekvisitioner fyllda med upp till 75 %.

Nu när du känner till skillnaden mellan inköpsorder och rekvisitioner kan du prova att hantera båda på ett bekvämt sätt med en onlineinköpsplattform!

Vill du läsa mer om skillnaden mellan inköpsorder och rekvisitioner?

Skillnaden mellan en rekvisition & och en inköpsorder (av Forest Time)

Skillnaden mellan inköpsorder och inköpsrekvisition (av Ahmed Ashfaque)