För att fylla i formulär I-9, verifiering av anställningsrättigheter, måste du samla in personlig information om anställda. Arbetsgivare bör ha detta i åtanke när de bestämmer hur de ska förvara och lagra ifyllda formulär I-9 och eventuell tillhörande dokumentation så att personlig information inte hamnar i fel händer. Du bör förvara ifyllda formulär I-9 och all motsvarande dokumentation, t.ex. kopior av dokument, på ett sätt som passar dina affärsbehov och kravet på att göra formulär I-9 tillgängligt för inspektion. Skicka inte blanketter I-9 per post till USCIS eller U.S. Immigration and Customs Enforcement.
Hur blankett I-9 ska förvaras:
- På plats eller vid en extern lagringsanläggning
- I ett enda format eller en kombination av format, t.ex:
- papper
- mikrofilm eller mikrofiche
- elektronisk
Tjänstemän från Department of Homeland Security, anställda från Immigrant and Employee Rights Section (IER) vid Department of Justice (justitiedepartementet) och anställda från Department of Labor (arbetsmarknadsdepartementet) kan be om att få inspektera dessa blanketter.
Oavsett hur du väljer att förvara dina formulär I-9 måste du kunna visa upp dem för myndighetspersoner för inspektion inom tre arbetsdagar från det datum då blanketterna begärdes.
Formulär I-9 innehåller personlig information om anställda. När du lagrar dessa blanketter (oavsett vilket format du väljer) rekommenderar USCIS att arbetsgivarna tillhandahåller lämpliga skyddsåtgärder för att skydda de anställdas uppgifter.
Lagring av pappersblanketten I-9 i original
Arbetsgivare som väljer att behålla papperskopior av de dokument som deras anställda visar upp kan lagra dem tillsammans med den anställdes I-9-blankett eller tillsammans med de anställdas journaler. USCIS rekommenderar dock att arbetsgivarna förvarar blankett I-9 separat från personallistorna för att underlätta en inspektionsförfrågan.
Lagring av blankett I-9 på mikrofilm eller mikrofiche
Arbetsgivarna får förvara kopior av den undertecknade originalblanketten I-9 på mikrofilm eller mikrofiche. Välj ett filmmaterial som bevarar bilden och tillåter åtkomst och användning under hela förvaringsperioden.
Mikrofilm eller mikrofiche måste:
- Utvisa en hög grad av läsbarhet och läsbarhet när den visas på en läsare (viewer) eller reproduceras på papper, och
- Inkludera ett detaljerat index över alla uppgifter så att varje enskild post kan nås omedelbart.
Om en tjänsteman underrättar en arbetsgivare om en inspektion måste arbetsgivaren tillhandahålla mikrofilmen eller mikrofichen och en läsare-skrivare som:
- har säkerhetsfunktioner;
- är i rent skick, korrekt underhållen och i gott skick; och
- kan visa och skriva ut en hel sida med information.
När arbetsgivarna har bevarat ett formulär I-9 på mikrofilm eller mikrofiche kan de förstöra pappersoriginalen.
Lagring av formulär I-9 elektroniskt
Arbetsgivarna kan använda ett papperssystem, ett elektroniskt system eller en kombination av pappers- och elektroniskt system för att lagra formulär I-9. Ett elektroniskt lagringssystem måste:
- Inkludera kontroller för att säkerställa integritet, noggrannhet och tillförlitlighet hos systemet för lagring av den elektroniska generationen.
- Inkludera kontroller för att upptäcka och förhindra obehörig eller oavsiktlig skapelse av, tillägg till, ändring av, radering av eller försämring av ett elektroniskt ifyllt lagrat formulär I-9, inklusive den elektroniska signaturen, om den används.
- Inkludera kontroller för att säkerställa en verifieringskedja så att varje ändring eller förändring av formuläret sedan det skapades lagras elektroniskt och kan nås av ett lämpligt statligt organ som inspekterar formulären.
- Inkludera ett inspektions- och kvalitetssäkringsprogram som regelbundet utvärderar det elektroniska genererings- eller lagringssystemet och som innefattar periodiska kontroller av elektroniskt lagrade formulär I-9, inklusive den elektroniska signaturen, om den används.
- Inkludera ett detaljerat index över alla uppgifter så att varje enskild post kan nås omedelbart.
- Gör att formuläret är lättläsligt och läsbart i hög grad när det visas på en videobildskärmsterminal eller reproduceras på papper.
