Det mesta som skrivs på nätet om introduktion tenderar att fokusera på de tidigaste stegen i processen, inklusive introduktionen och den första dagen på jobbet. Om du vill ha fokuserad information om den delen av processen kan du kolla in sidan med checklistan för inskolning och sidan om arbetsinskolning på den här webbplatsen. Om du har läst någon av artiklarna på bloggsidan på den här webbplatsen vet du att introduktion bör ses som en process som sträcker sig över ett helt år. Detta väcker frågan: Hur ser introduktionen ut under de 364 dagarna efter den nyanställdes första dag? Den här mallen för introduktion av nyanställda fokuserar på den delen av introduktionspusslet.
- Utbildning på arbetsplatsen:
Den första viktiga punkten i den här mallen för introduktion av nyanställda är arbetsträning. När det är dags att påbörja jobbspecifik utbildning för en nyanställd måste du hitta en knepig balans. Du vill öka den nyanställde så snabbt som möjligt, men du måste också undvika att överväldiga honom eller henne med för mycket för snabbt. play free pokiesDen enda sak du inte får göra (och som förvånansvärt många företag gör hela tiden) är att bara släppa loss honom eller henne och låta honom eller henne sjunka eller simma på egen hand, i hopp om att han eller hon kommer att komma på det. Om du aldrig riktigt har tänkt igenom hur du ska gå till väga för att skapa rätt utbildning för nyanställda, finns här en enkel process som du kan använda:
- Vad: För alla större ansvarsområden för den nyanställde, dela upp varje ansvarsområde i specifika, konkreta uppgifter och förfaranden som de behöver känna till för att få jobbet gjort. Sträva efter en hög grad av noggrannhet. Det är användbart att låta någon annan som inte befinner sig i en liknande position läsa igenom det för att se till att det är tydligt. Detta är listan över utbildningsämnen för din nyanställde.
- Vem: Om en del av den nyanställdes utbildning ska skötas personligen, se till att du väljer den bästa personen för uppgiften. Alla är inte bra på att visa andra hur man gör något. Om du gör fel val här kan den nyanställde bli frustrerad och förbittrad.
- När: Alla människors mest värdefulla resurs på arbetsplatsen är tid. Du måste se till att den nyanställde har tillräckligt med tid i sitt schema för att få den utbildning han eller hon behöver. Om deras schema tidigt blir alltför fullspäckat med möten och annat riskerar du att de aldrig får den utbildning de behöver för att kunna utföra sitt arbete.
- Hur: En del av utbildningen kan hanteras informellt och personligen som nämns ovan, men det finns många utbildningsalternativ som du kan ha tillgängliga på ditt företag, inklusive eLearning online. Oavsett vilken form din utbildning för nyanställda tar, se till att det finns en bra utvärdering inbyggd i den. Du måste kontrollera att du förstår! Om du använder eLearning kommer du troligen att ha inlärningsbedömningar inbyggda i kursen eller modulen. Vid personlig utbildning kan du lära ut dem och sedan låta dem tillämpa det de lärt sig i ett riktigt (men lågt risktagande) uppdrag och se hur det går.
Om ditt företag har utbildningsmaterial i olika format och leveransmetoder är det värt att ta reda på hur de nyanställda föredrar att lära sig – personligen? Genom att titta på utbildningsvideor i sin egen takt? Läsa om det? Att se någon utföra arbetet? Lyssna på podcasts? Praktiska övningar? Poängen är att om du kan skräddarsy en del av eller hela den arbetsspecifika utbildningen som en nyanställd behöver till den inlärningsstil som han eller hon föredrar, kommer han eller hon att komma igång mycket snabbare.
- Att fastställa tydliga förväntningar på prestationer och mål
Den andra delen i den här mallen för introduktion av nyanställda handlar om mål. Få saker kommer att ha en större inverkan på din nyanställdes framgång än att sätta upp tydliga prestationsmål. Utan dem riskerar du att helt enkelt inte få det du behöver av den nyanställde, och de kommer inte att veta att de inte levererar utan tydligt definierade prestationsmål.
Den första uppsättningen prestationsmål att tänka på är de som fångar ”kärnan i jobbet”. Vilka är de viktigaste sakerna som de måste göra dagligen och hur kommer du att veta att de utför det arbetet?
En annan uppsättning prestationsmål kan vara relaterade till specifika projekt. Detta är tidsbegränsade aktiviteter med en början och ett slut som måste ske vid sidan av deras huvudsakliga arbetsuppgifter.
En tredje uppsättning prestationsmål kan vara relaterade till professionell utveckling. Vilka typer av lärande och utbildning utöver de jobbspecifika grunderna skulle främja den nyanställdes yrkesmässiga utveckling?
I samtliga fall måste dessa olika prestationsmål vara realistiska och uppnåeliga. Du vill att din nyanställde ska nå flera tidiga framgångar när det gäller att uppfylla prestationsmålen för att öka deras självförtroende och engagemang. Senare kan du börja göra målen mer utmanande, men fortfarande realistiska. Var stödjande och visa att du har förtroende för deras förmåga att nå målen.
- Regelbundna kontroller med nyanställda under det första året
Den tredje punkten i den här mallen för introduktion av nya anställda handlar om regelbundna kontroller. Det finns två typer av check-ins som bör ske under hela det första anställningsåret för en nyanställd. Den ena är resultatkontroller med deras chef eller handledare och den andra är specifikt med HR kring inskolningsprocessen.
Nyanställda behöver regelbundna kontroller och återkoppling om sina prestationer med sin chef. Ditt företag kanske redan har ett regelbundet schema för detta, t.ex. kvartalsvis eller månadsvis. Men för en nyanställd behöver det vara mer frekvent under det första året, t.ex. veckovis under de första tre månaderna, varannan vecka under de andra tre månaderna och därefter kanske månadsvis under den andra halvan av det första året. Konstruktiv kritik är bra, men se till att balansera kritik och beröm. Du vill vara positiv och uppmuntrande. Var inte chefen som kräver excellens och sedan aldrig delar ut någon uppskattning eller något erkännande för väl utfört arbete. Konstruktiv kritik är din möjlighet att korrigera eventuella dåliga vanor eller svagheter, vilket är anledningen till att det är så viktigt med frekventa kontroller i ett tidigt skede. Och kom ihåg att jämföra och övervaka prestationerna med de mål som sattes upp.
Den HR-kontrollen handlar om att se hur det går för dem när det gäller att komma in i sin position och i företaget. Den första HR-kontrollen bör ske i slutet av den nyanställdes första hela vecka, eftersom det är då som de säkert har flest HR-relaterade frågor om saker som förmåner och så vidare. Den andra kontrollen bör ske i slutet av den första månaden och därefter efter tre, sex, nio och tolv månader. Dessa kontroller handlar om att se till att den nyanställde håller på att komma till rätta, att han/hon har det han/hon behöver och att han/hon förstår företagets riktlinjer och rutiner.
- Att matcha ihop med en mentor
Den fjärde delen av mallen för orientering av nyanställda är mentorskap. Vi har på andra ställen föreslagit att varje nyanställd ska ha en ”kompis” som hjälper dem att lära sig det viktigaste när de anländer – någon som de kan vända sig till med frågor och som har en positiv syn på företaget och dess kultur. Ett förhållande med en ”kompis” vid introduktionen kan pågå så länge som det behövs, men kommer troligen att avta efter några veckor. Det som blir mycket viktigare under en nyanställds första månad är att matcha honom eller henne med en mentor. Och om ditt företag inte har något mentorprogram är det dags att inrätta ett nu!
Vad gör en mentor? Tanken är att para ihop en mer erfaren anställd med den nyanställde för att skapa en plats där man kan diskutera olika frågor som rör arbetsplatsen, hjälpa till att utforma deras karriärväg i företaget och fungera som en intern förespråkare. Mentorn bör inte vara den anställdes direkta chef eller handledare som genomför utvärderingen av mentees prestationer. Mötena med en mentor kan ske en eller två gånger i månaden. Om du vill ha mer information om mentorprogram kan du läsa följande artiklar på våra relaterade webbplatser:
- Mästerlig mentorskap hos Sun Microsystems
- Väljning och matchning i mentorprogram
- Bästa och sämsta mentorskapspraxis
- Mentorskapsfärdigheter genom eLearning
- Begär feedback från nyanställda under hela introduktionen
Den sista punkten i mallen för introduktion av nyanställda är att komma ihåg att begära feedback från de nyanställda med jämna mellanrum. Alla känner sig mer uppskattade när de vet att deras synpunkter beaktas, vilket innebär att de också kommer att vara mer engagerade i sitt arbete. Men lika viktigt är möjligheten att få värdefulla insikter om hur effektiva dina introduktionsinsatser är för att se var du kan göra förbättringar. Du kan matcha denna feedback från nyanställda med HR-check-ins. Feedbacken kan inhämtas personligen eller genom en snabb och enkel enkät. Det viktiga är att få deras feedback tidigt och ofta!
Om du följer de fem elementen i den här mallen för introduktion av nyanställda kommer ditt företag att uppleva de många fördelarna med en förstklassig utbildning för nyanställda!
