Markera nyckeldata med Excel villkorlig formatering

Om du går in på något kontor kommer du troligen att hitta en Microsoft Excel-användare. Det är ett användbart verktyg för affärsanalys om det används på rätt sätt. Problemet med många kalkylblad är att alla celler ser likadana ut. Du måste jaga efter nyckelinformation. I den här handledningen visar jag hur man markerar celler i Excel med hjälp av flera metoder. (Ladda ner exempelkalkylbladet i avsnittet Resurser.)

Jag ser rutinmässigt det här scenariot. Du får ett kalkylblad från någon med hundratals datarader som ser likadana ut. Allt är formaterat på samma tråkiga sätt. Men är uppgifterna likadana? Finns det cellvärden som skiljer sig från resten? Är det något som ligger utanför genomsnittet? Detta är typiska frågor som användare har när de öppnar kalkylblad.

Formatering av Excel-celler baserat på villkor

Istället för att läsaren ska scanna av varje cell kan du låta programvaran göra lite benarbete med hjälp av villkorlig formatering. Detta gör det möjligt för Excel att tillämpa ett definierat format på celler som uppfyller specifika kriterier. Det här är regler som du kan definiera.

Målet är att få viktig information att sticka ut så att du lättare kan hitta den.

Excel gör redan en del av detta åt dig. När du formaterar siffror finns det till exempel alternativ för att visa negativa siffror i rött. Detta är ett exempel på ett fördefinierat format.

Programmet låter dig även använda formateringsalternativ på enskilda celler eller rader. Den enklaste metoden är att låta Excel tillämpa den villkorliga formateringen om den uppfyller vissa villkor eller platser. Här används metoden ”Cellvärdet är”.

Några exempel på framhävande av cellvärden är:

• Använd en röd fyllning om värdet är mindre än 50
• Använd en kursiv, fet typsnittsstil om värdet är mellan 70 och 90
• Använd en grön typsnittsfärg om texten innehåller ”Montana”.”
• Höj värden som är lika med 15
• Använd en gul fyllning för dubbla värden
• Lägg till en ikon för en pil uppåt till cellvärden över 10 %

Excel gör det också möjligt för dig att använda formler för villkorlig formatering. En fördel med Excel-formler är att du kan hänvisa till värdena på andra ställen i kalkylbladet. I exemplet nedan begär jag att om värdet i B2 är större än värdet i C2, tillämpa en grön bakgrundsfärg.

Microsoft har kraftigt förbättrat den här funktionen under årens lopp och fördefinierar nu populära exempel, så att du inte behöver förlita dig på formler så mycket. Nedan följer några populära exempel.

Så här tillämpar du Excel Conditional Formatting

Det är enkelt att lägga till en ny formateringsregel. Det svåraste är att hitta vad du vill betona i kalkylbladet. Det hjälper att tänka på dina målgruppers behov och vilka åtgärder de kan tänkas vidta.

Exempel 1: Markera celler över ett visst antal

Om du vill följa med är detta exempel 1 från exempelkalkylbladet. Jag ska markera valda celler om delstatens befolkning överstiger eller är lika med 2 % av USA:s befolkning.

1. Öppna exempelkalkylbladet state-counts-cf.xlsx och klicka på fliken Exempel 1.
2. Klicka på cell F2.
3. Markera hela kolumnen genom att trycka på Ctrl +Shift + ↓.
4. Från fliken Start klickar du på knappen Villkorlig formatering.
5. I rullgardinsmenyn väljer du Markera cellregler.
6. Från sidomenyn väljer du Större än…

1. Justera värdet i fältet Formatera celler som är Större än:.

Notera: Excel fyller i förväg det här fältet baserat på de befintliga värdena i de markerade cellerna.

1. Tangera önskat värde. I vårt fall är det 2,0 %. Excel börjar markera celler åt dig.
2. Klicka på tangentbordspilen nedåt och nedåt triangeln för att göra ditt färgval.

Anmärkningar: Du kan skapa ett annat schema genom att välja ett anpassat format…

1. Klicka på OK.

Du bör nu se dina resultat tillämpas.

Exempel 2: Markera de 10 bästa posterna

En populär förfrågan är att hitta de bästa posterna, oavsett om det är ett visst antal eller en viss procentsats. Detta är ett exempel på ett av Excels förinställda eller inbyggda format. Du behöver med andra ord inte ange specifika värden som du gjorde i exempel 1. Dessa förinställningar är byggda kring vanliga objekt som folk letar efter, t.ex. topp 10 eller resultat som ligger under genomsnittet. Fördelen är att du inte behöver räkna.

I det här exemplet vill jag lyfta fram de 10 bästa staterna efter US House Seats i kolumn D.

1. Öppna state-counts-cf.xlsx och klicka på fliken Exempel 2.
2. Klicka på cell D2.
3. Välj hela kolumnen genom att trycka på Ctrl +Shift + ↓.
4. Från fliken Start klickar du på knappen Villkorlig formatering.
5. Från rullgardinsmenyn Villkorlig formatering väljer du Regler för topp/botten.
6. I sidomenyn väljer du Topp 10 objekt…
7. I dialogrutan Topp 10 objekt justerar du antalet eller färgschemat om det behövs.
8. Klicka på OK.

Exempel 3: Visa databalkar i stället för färgskuggning

Ett annat användbart alternativ är att använda ”databalkar”. Detta är en annan typ av visualisering som du kan tillämpa. En viktig skillnad med formatet Data Bar är att den visas på alla celler i stället för att uppfylla ett visst villkor.

Som standard behåller Excel textvärdet som bakgrund. Jag tycker att detta kan vara distraherande. I det här exemplet duplicerade jag kolumnen % förändring men bad Excel att inte lägga datavärdet i kolumn I. Resultatet är bara datafältet.

Datafältformatet fungerar inte bra med alla datatyper. Detta är ett bra exempel på att prova olika format för att se vad som fungerar bäst för dina data. Detta gäller särskilt om du har negativa värden eller ett snävt intervall.

1. Öppna exempelkalkylbladet state-counts-cf.xlsx och klicka på fliken Exempel 3.
2. Klicka på cell I2.
3. Markera hela kolumnen genom att trycka på Ctrl +Shift + ↓.
4. Från fliken Start klickar du på knappen Villkorlig formatering.
5. Från rullgardinsmenyn Villkorlig formatering väljer du Data Bars.
6. I sidomenyn väljer du Fler regler…

1. I avsnittet Redigera regelbeskrivning: kryssar du i Visa endast stapel.

1. Klicka på OK.

Exempel 4: Markera en rad

Highlighting outlier cells is great, but sometimes if you have a large spreadsheet, you may not see the colored cells because they are off-screen. I dessa situationer hjälper det att markera hela raden. På så sätt vet du, oavsett vilka kolumner du tittar på, vilka rader som är viktiga. Det här fungerar bäst när du har 1 villkor.

En viktig skillnad här är att vi inte markerar en kolumn utan hela kalkylbladet. Det är så vi får radeffekten.

1. Öppna exempelkalkylbladet state-counts-cf.xlsx och klicka på fliken Exempel 4.
2. Klicka på cell I2.
3. Markera alla rader genom att trycka på Ctrl +Shift + ↓ + →.
4. Från fliken Start klickar du på knappen Villkorlig formatering.
5. Välj Ny regel…
6. I modulen Redigera formateringsregel väljer du Använda en formel för att bestämma vilka celler som ska formateras.
7. I Format values where this formula is true: skriv dina kriterier.

1. Klicka på knappen Format… för att tillämpa din markeringsfärg.
2. Klicka på OK för att acceptera din färg.

I exemplet ovan ber jag om att få framhäva alla rader där värdet i kolumn F (procent totalt av USA:s befolkning) är större än 2 %. Färgen för markeringen är grön. Jag använder också en blandad cellreferens genom att placera ett $-tecken före F2 i formeln.

outlined_flag Tips: Om du inte är säker på att du har rätt formel kan du alltid testa den i en annan kolumn. Jag kan till exempel skriva in den här formeln =$F2>20% i cell H2. Cell H2 skulle utvärderas som antingen TRUE (sant) eller FALSE (falskt). Du kan sedan kopiera formeln ner i kolumnen för att försäkra dig om att du fick det förväntade resultatet.

1. Klicka OK.

Hitta dina villkorliga formuleringsregler

Ibland får vi ett kalkylblad och du ser markerade celler eller rader. Men… var finns de villkorliga reglerna, eller har någon formaterat dessa celler manuellt? Lyckligtvis erbjuder Excel ett sätt att se de villkorliga formateringsreglerna. Du kan använda exempelkalkylbladet för att följa med eller använda ditt eget.

1. Öppna kalkylbladet.
2. Från fliken Start klickar du på Villkorlig formatering.
3. Välj Hantera regler… från rullgardinsmenyn.

1. I Hanteraren för regler för villkorlig formatering väljer du arbetsbladet.
2. Klicka på OK.

I exemplet ovan kan du se regeln som jag tillämpade för att markera raden. Härifrån kan du lägga till en regel, redigera regeln eller ta bort den.

Tips & Tricks

Den här artikeln berörde bara några av de sätt du kan använda villkorlig formatering på. Det bästa sättet att lära sig är att experimentera med några data, oavsett om det är dina egna data eller exempelkalkylbladet. Här är några andra tips för dig:

• Du kan ha flera regler i samma kolumn. Du kanske till exempel vill att olika intervallvärden ska ha olika färger.
• Lek med olika format för att se vilken typ som fungerar bäst för dina data.
• Om du får oväntade resultat kan du kontrollera om flera villkor körs och i vilken ordning. Du kan behöva ändra ordningen.
• Du kan ställa in intervall på databaror. Om du till exempel har en kolumn % komplett kan du ange ett intervall från 0 till 1.
• Du kan ta bort regler för villkorlig formatering med alternativet Rensa regler.
• Använd dina regler efter att du har angett data. Ibland skapas dubbla regler när du infogar rader.

Excels villkorliga formatering kan göra kalkylbladen mer användbara om de används på rätt sätt. Folk kommer inte att slösa tid på att leta efter viktiga ändringar eller den där ”nålen i höstacken”.”

Ytterligare resurser

• Guide för nybörjare i Excel XLOOKUP
• Hur man använder Excel VLOOKUP
• Hur man använder IF-funktionen. i Excel
• Hur man skapar en pivottabell i Excel