Funktioner och målgrupp
Memo är en förkortning för ”memorandum” och är en typ av dokument som används för att kommunicera med andra inom samma organisation. Memos (eller memoranda) används vanligtvis för ganska korta meddelanden på en sida eller mindre, men även informella rapporter på flera sidor kan använda sig av memoformat.
Format
Memos kännetecknas av en rubrik som innehåller rader för DATE, TO, FROM och SUBJECT. Andra rader, t.ex. CC eller BCC, kan läggas till vid behov. En RE (”Reference”) rad kan användas i stället för SUBJECT, men denna användning blir alltmer sällsynt eftersom ”RE” ofta förväxlas med ”Reply” på grund av dess användning i e-post.
- DATE: Ange det datum då memot distribueras.
- TO: Ange namnen på mottagarna av memot. Om det finns flera mottagare är det acceptabelt att använda ett gruppnamn, t.ex. ”Alla anställda” eller ”Medlemmar i personalkommittén”.
- FROM: Ange namn och befattning på författaren/författarna.
- SUBJECT: Tänk på raden SUBJECT som en titel för memot. Gör den specifik så att läsarna omedelbart kan identifiera ämnet.
Dessa rubriker kan vara med dubbelt eller enkelt radavstånd, och SUBJECT-linjen är ofta med stora bokstäver. Dessutom kan ordningen på rubrikerna variera. Många organisationer har sina egna stilpreferenser i dessa frågor. Om så inte är fallet är den ordning som anges ovan, med dubbelt radavstånd, den vanligaste.
Texten i memos använder vanligtvis blockformat, med rader med enkelt radavstånd, ett extra mellanslag mellan stycken och inga indragningar för nya stycken. Om en rapport som använder memoformatet sträcker sig till några sidor kan dock dubbelt mellanrum användas för att förbättra läsbarheten.
Organisering
Professionella kommunikationsformulär är organiserade enligt en av två strategier: Direkt och indirekt.
- Den direkta organisationsstrategin presenterar syftet med dokumentet i det första stycket (ibland den första meningen) och ger stödjande detaljer i kroppen.
- Den indirekta organisationsstrategin inleds med relevanta, uppmärksammade detaljer som inte direkt anger syftet med dokumentet. Syftet avslöjas i meddelandets huvuddel, vanligtvis insprängt mellan stödjande detaljer.
Den direkta strategin används för goda nyheter eller rutinkommunikation; den indirekta strategin används för övertygande, säljande eller dåliga nyheter.
Ett direkt uttalat syfte är välkommet i goda nyheter eller rutinmässiga meddelanden, men skulle kunna uppfattas som bryskt eller okänsligt i ett dåligt nyhets- eller övertygande meddelande. När publiken inte är mottaglig för meddelandet är det bäst att leda fram till syftet gradvis.
I båda typerna av organisation placeras åtgärdsinformation (t.ex. tidsfrister eller kontaktinformation) eller ett hövligt avslutande uttalande i det sista stycket.
| Organisationsstrategi | Definition | Typ av dokument |
Innehåll |
||
| Inledning | Kropp | Slutsats | |||
| Direkt | Författaren kommer snabbt fram till syftet, ibland redan i den första meningen. | Används för goda nyheter eller rutinmässig kommunikation (publiken är mottaglig eller neutral) | Syfte | Detaljer | Aktionsinformation eller hövlig avslutning |
| Indirekt | Författaren bygger successivt upp till syftet, som anges i kroppen. | Används för negativa, övertygande eller säljande budskap (publiken är inte mottaglig) | Relevanta, uppmärksammade uttalanden | Syfteangivelsen är inklämd av detaljer. | Aktionsinformation eller artig avslutning |
Exempel på direkt memo
Exempel på indirekt memo
Stil och ton
Men memoriorapporter och policymemorior är exempel på dokument som har en mer formell ton, har de flesta memo en konversationsstil – lätt informell men ändå professionell. Målgruppen för memos är de personer som skribenten arbetar med, så skrivstilen förutsätter vanligtvis en relation till dem (och därför en viss brist på formalitet); tänk bara på att relationen är professionell, så skrivandet bör återspegla detta. Dessutom kan målgruppen, som med alla arbetsplatsdokument, bestå av en mängd olika läsare, och stilen och tonen bör vara lämplig för alla deras tekniska och auktoritetsnivåer.
| Tro informell | Tro formell, stelnad, ordrik | Riktig balans |
| Hej, allihopa. Jag hoppas att ni har haft en trevlig helg. Ni vet de där utmärkelserna som vi delar ut med jämna mellanrum? Det är dags för dem igen! | Variety Craft Supplies uppdrag är att förse kunderna med prisvärda kvalitetsförnödenheter med utmärkt kundservice. Utmärkt kundservice innefattar att vara kunnig om förnödenheterna, men det går också längre än så. Det handlar om att ha rätt inställning till att hjälpa kunderna. Det är dags att belöna anställda som har en kundorienterad inställning. |
Direkt och kortfattad öppning anger syftet med memot. Inlämna dina nomineringar till det kvartalsvisa Customer Service Excellence Award senast den 8 april. Hjälp oss att identifiera fantastiska medarbetare! |
Situationer med vanliga memoförfattare
Memos används i många olika kommunikationssituationer på arbetsplatsen, från dokumentation av rutiner och policyer till enkla tillkännagivanden. Nedan följer några vanliga typer av memo:
- Policies (changes and new)
- Instruktioner
- Procedures
- Annunouncements
- Trip reports
Distribution Medium
Memos kan distribueras manuellt via tryckt medium i organisationer där inte alla anställda har tillgång till e-post. Organisationer med tillgång till e-post kan distribuera memos som bilagor till e-post.
I organisationer där e-post når alla anställda (eller alla anställda i memots målgrupp) måste skribenterna avgöra om de ska skicka ett memo eller ett e-postmeddelande för att förmedla sin information. I sådana fall bör skribenterna ta hänsyn till tre faktorer: meddelandets karaktär, djupet/antalet detaljer och sannolikheten att det skrivs ut för att lättare kunna refereras. Dessa typer av meddelanden bör skrivas upp i memoformat och bifogas ett e-postmeddelande för snabb (och miljövänlig) distribution:
- Meddelanden som har en officiell aura, t.ex. nya policyer eller revideringar av policyer.
- Meddelanden som innehåller många detaljer (t.ex. instruktioner om hur man kalibrerar en komplicerad maskin).
- Meddelanden som kräver hänvisning bort från en dator (vilket gör att man måste skriva ut en kopia). Utskriftskopior av e-postmeddelanden använder i allmänhet en liten typ som är svår att läsa.
*Vissa artiklar används i flera genrer och discipliner.
