Detta var en fråga när Office 365 Groups lanserades för några år sedan och är fortfarande den stora frågan. När behöver du bara skapa en SharePoint-webbplats och när ska du välja en Office 365 Group Site med alla de funktioner som följer med?
Först vill jag förklara skillnaden mellan en vanlig SharePoint-webbplats och en Office 365 Group. Sedan kommer jag att ge några riktlinjer/argument för varje alternativ. Förhoppningsvis kan detta hjälpa dig att lösa debatten om ”Office 365 Groups or SharePoint Team Sites”.
Vi hade detta för alltid i SharePoint. Fram till dess att Office 365 Groups kom ut var detta den enda plats vi kunde skapa och ha för samarbete. Webbplatser har använts för dokumenthantering, men du kunde också krydda dem med andra webbdelar (uppgiftslista, kalender osv.). Under det senaste året fick en klassisk SharePoint-webbplats lite extra kärlek och renässans med modern sidupplevelse. Så även om ditt intranät är fullt av dessa klassiska webbplatser kan du enkelt konvertera dem till en modern sidupplevelse.
Exempel på en klassisk SharePoint-sida
Exempel på en modern SharePoint-sida
Office 365 Group
Office 365 Group, som jag tidigare har dokumenterat, är i huvudsak en säkerhets-/medlemskapsgrupp som är knuten till olika Office 365-verktyg och appar.
Här är vad du får som en del av en Office 365 Group när du skapar en:
- E-postdistributionslista (Outlook)
- Gruppkalender (Outlook)
- Obs!ta verktyg (OneNote)
- Verktyg för uppgiftshantering (Planner)
- Chattverktyg (MS Teams) – se en anmärkning nedan
- SharePoint Site Collection (SharePoint)
Notera: Ett MS Team (chattprogram/verktyg) skapas inte automatiskt när du skapar en Office 365-grupp. Du måste ansluta/skapa det manuellt efter att en Office 365-grupp har skapats. Det skapas bara automatiskt när du skapar ett nytt team från MS Teams.
Så nu, med en Office 365 Group, är SharePoint-webbplatsen bara en liten pusselbit. Alla dessa verktyg arbetar hand i hand och är väl integrerade. När du till exempel utbyter filer i MS Teams lagras de i ett dokumentbibliotek som finns i SharePoint (med en mapp som automatiskt skapas för varje kanal inom ett Team).
Så tillbaka till frågan, när använder du en SharePoint-webbplats och när använder du en Office 365 Group? Titta, det beror på vem du pratar med – det finns inget rätt eller fel svar här. Jag har en del kunder som bara skapar Office 365-grupper (för varje avdelning eller projekt). Jag anser fortfarande att ”vanliga” webbplatser (som inte är kopplade till Office 365-grupper) också har sin plats. Säg till exempel att din personalavdelning behöver skapa en webbplats för anställda för att lagra policyer, formulär osv. Det behövs egentligen ingen social komponent här, som Planner eller Teams, så det räcker med en bra gammal webbplats.
Om du däremot behöver hantera ett projekt kan en Office 365-grupp visa sig vara ett bättre alternativ, eftersom du förutom fillagring även får en e-postdistributionslista, ett uppgiftsverktyg osv. – ifall ditt projekt skulle behöva dessa.
Använd Office 365 Groups om du….
- Vill ha snabbt och enkelt samarbete
- Vill ha möjlighet till informella mötesplatser
- Har korta miniprojekt
- Vill inte bli belastad av att hantera SharePoint-gruppplatser
- Bara behöver en plats för att dela dokument, länkar och bilder och inte behöver verktyg för socialt samarbete
Här finns en video som jag har skapat om ämnet också.
