Projektkvalitetshantering – en snabbguide

När du leder ett projekt har du alltid det tredubbla tvånget i huvudet. Hur kan du kontrollera projektets omfattning, tidsplan och kostnad?

Men det finns ett fjärde problem som är lika viktigt och som ibland glöms bort i projektledningens virrvarr, och det är kvalitet.

Det spelar ingen roll om du har de bästa verktygen för projektledning, om du har uppfyllt varje milstolpe och avslutat projektet under budget, om det levererade resultatet inte uppfyller kvalitetsstandarderna. Det är därför projektkvalitetshantering är så viktigt.

Vad är projektkvalitetshantering?

Projektkvalitetshantering omfattar de processer och aktiviteter som används för att ta reda på och uppnå kvaliteten på projektets leveranser. Kvalitet kan dock vara ett svårfångat ord.

Vad är kvalitet? Medan vi skulle kunna fortsätta i all evighet om den ”sanna” innebörden av kvalitet och använda den sokratiska metoden för att föra en dialog om dess många möjliga betydelser, är svaret för projektledning mer definierat.

Kvalitet är helt enkelt vad kunden eller intressenten behöver av projektets leveranser. Genom att hålla definitionen knuten till kunden eller intressenten kan kvalitetshantering ha ett smalare fokus, vilket innebär att det är mer sannolikt att den uppnår sina mål.

Koncept för kvalitetshantering i projekt

Projektledare övervakar genomförandet av en kvalitetshanteringsplan för projektet. Huvudtanken är återigen att leverera en produkt eller tjänst enligt kundens eller intressentens specifikationer. För att göra detta krävs kunskap om kvalitetsledningskoncept.

Kundtillfredsställelse

Och utan kundtillfredsställelse kan det inte finnas någon kvalitet. Även om en levererad produkt uppfyller alla aspekter av vad kunden eller intressenten har krävt, men det sker i en situation där själva processen inte var tillfredsställande, finns det ett problem.

Förvisso måste den levererade produkten uppfylla de överenskomna kraven, annars har projektet misslyckats eftersom projektets produkt och projektledningen inte uppfyllde kundens eller intressentens förväntningar.

Relaterat:

Det är därför som genomförandet av kvalitetskontroll innebär att man måste hantera både process och människor. Träffa din kund eller intressent regelbundet för att hålla dem informerade om projektets utveckling. Få deras feedback och se till att du är helt öppen med dem för att undvika att problem uppstår senare.

Prevention över inspektion

Kvalitet är inte gratis. Kostnaden för kvalitet (COQ) är de pengar som spenderas på att hantera problem under projektet, och sedan efter projektet, för att åtgärda eventuella fel. Dessa delas upp i två kategorier: kostnad för överensstämmelse och kostnad för avvikelser.

Kostnaden för överensstämmelse kan betraktas som en förebyggande kostnad. Dessa kostnader är främst relaterade till utbildning, dokumentationsprocessen, den utrustning som behövs och den tid som krävs för att få kvaliteten gjord på rätt sätt. Andra kostnader som är relaterade till detta kan inkludera testning, destruktiv testförlust och inspektioner.

Kostnaden för avvikelser hänvisar till interna felkostnader. Dessa består av att man måste omarbeta något eller till och med skrota det helt och hållet. Ytterligare kostnader kan komma från ansvar, garantiarbete och förlorad affärsverksamhet.

Kontinuerlig förbättring

Detta koncept för kvalitetsprojektledning kan hittas i Six Sigma och Total Quality Management (TQM) och är dominerande i konceptet Prevention Over Inspection.

Detta koncept är, som förklaras i titeln, en kontinuerlig ansträngning för att ta itu med förbättringar av leverablerna över tiden. Oavsett om det sker genom små, inkrementella förändringar eller genom stora förändringar finns det alltid möjlighet att identifiera och åtgärda förändringar.

Att tillämpa det här konceptet innebär också att man ständigt övervakar och dokumenterar alla problem som dyker upp, så att man sedan kan använda sig av de lärdomar man dragit när man förvaltar framtida projekt. På så sätt driver du ett effektivare projekt och kommer sannolikt inte att upprepa misstag.

Relaterat: När du har en uppfattning om de olika begreppen är nästa steg att implementera en plan för projektkvalitetshantering. För att göra det följer du dessa tre steg.

Planera kvalitet

Det första steget är att identifiera kraven på kvaliteten på leveransen och hur projektet måste förvaltas. Kom överens om hur denna process ska dokumenteras och hur denna information ska levereras. Kommer ni att ha regelbundna möten, e-post etc.?

Planen kommer att innehålla dessa detaljer samt mätvärden för att mäta kvaliteten medan projektet förvaltas. Detta bör inkludera en kvalitetschecklista för att samla in och organisera de markeringar som du behöver träffa under projektet.

Kvalitetssäkring

Kvalitetssäkring är enligt American Society for Quality (ASQ) ”de planerade och systematiska aktiviteter som implementeras i ett kvalitetssystem så att kvalitetskraven för en produkt eller tjänst kommer att uppfyllas.”

Använd kvalitetssäkring för att se till att dina processer faktiskt arbetar för att projektets leveranser ska uppfylla kvalitetskraven. Två sätt att åstadkomma detta är att använda en processchecklista och en projektrevision.

Kvalitetskontroll

Alla processer behöver så att säga en polis för att se till att reglerna följs och att den förväntade kvaliteten uppnås. Några sätt att se till att den önskade kvaliteten på leveranserna uppnås är genom kollegiala granskningar och testning.

Det är viktigt att kontrollera kvaliteten på leveranserna under projektledningsprocessen för att kunna justera leveranserna om de inte uppfyller de standarder som har fastställts. Detta kan göras i slutet av projektet, men det är inte lika effektivt att göra om istället för att justera.

Processen för projektkvalitetshantering

Hanteringen av processen för projektkvalitet innefattar många saker, till exempel att sätta upp kvalitetsmål som teamet ska uppfylla, definiera hur dessa kvalitetsmål ska mätas och rapportera om dem. Projektledningsverktyg kan vara till hjälp med detta.

Användning av ProjectManager.com för att hantera kvalitet

ProjectManager.com levereras med en instrumentpanel, vilket är en skärm där du kan se mätvärden för varje aspekt av projektet. Uppgifterna visas vanligtvis i lättlästa diagram och grafer, som sedan kan delas eller skrivas ut för presentationer.

Data för vår instrumentpanel uppdateras i realtid och ger den mest exakta mätningen av projektets framsteg. Detta gör att man kan reagera på kvalitetsproblem i tid, och det blir mindre sannolikt att sådana problem utvecklas vidare till problem som kan leda till att projektet hamnar på sidospår.

Online Gantt-tabeller för kvalitetshanteringsplaner

Online Gantt-tabeller gör det enkelt att schemalägga och övervaka uppgifter som har med kvalitetshantering att göra. Med ProjectManager.com kan du ladda upp en uppgiftslista eller ett kalkylblad som sedan omedelbart fylls i på en tidslinje.

Det enda du behöver göra är att lägga till varaktigheten för varje uppgift och tilldela den. Naturligtvis kan du också använda vår programvara för Gantt-diagram för att snabbt bygga upp ditt projekt från grunden.

Vårt online Gantt-diagram kan också utgöra en bra samarbetsplattform för ditt team. Varje uppgift kan vanligtvis länkas till stöddokument, bilder och andra filer samt erbjuda en dialog där teammedlemmarna kan prata om uppgiften och lösa eventuella problem som uppstår.

Istället för att behöva mikromanagera allting, genom att ge teamen möjlighet att samarbeta, kommer de att fånga upp problemet först. Det är trots allt de som står i frontlinjen för projektet. De kan sedan reagera eller rapportera till dig. Med uppgiftslistor och kanban-tavlor kan ditt team dessutom arbeta med sina uppgifter på det sätt de vill.

Tack vare de många olika funktionerna i ProjectManager.com kan kvaliteten på leveransen åtgärdas innan den rör sig för långt bort från det avsedda målet. Kvaliteten är alltid på väg att försämras, så att ha onlineverktyg som uppdateras omedelbart kan vara skillnaden mellan ett lyckat projekt och ett misslyckat projekt.

Kvalitet är viktigt i alla projekt, och för att säkerställa kvalitet behövs rätt verktyg för att övervaka kvalitetshanteringen. ProjectManager.com är en molnbaserad programvara med en instrumentpanel i realtid och ett Gantt-diagram online som gör det enkelt att övervaka och rapportera om kvalitet. Se själv genom att ta del av denna kostnadsfria 30-dagars provperiod.