Säkerhetstips för Google Docs
Google Docs är bra verktyg för att samarbeta med medarbetare och kollegor, men kan skapa oönskade situationer om känslig information oavsiktligt delas på ett olämpligt sätt. Du kanske vill begränsa delningsalternativen för hela din domän för att minska dessa situationer. För att göra det måste du besöka G Suite-kontrollpanelen.
För att komma åt kontrollpanelen (observera att du behöver domänens superadministratörsrättigheter) klickar du på kugghjulsikonen i din Gmail-inbox och väljer sedan ”Hantera den här domänen”. Välj fliken ”Inställningar” och välj ”Drive and Docs”. Under ”Delningsalternativ” kan du välja de inställningar som bäst passar domänens behov.
Utforska delningsinställningar
Om du inte vill begränsa delning i hela domänen bör du utbilda användarna om de olika delningsalternativen för att se till att de väljer rätt inställningar.
Privat
Ett dokument som delas privat är endast tillgängligt för dokumentets ägare eller skapare och andra kan inte söka efter objektet.
Med domänen
Ett dokument som delas inom domänen kan hittas av alla inom domänen genom sökning.
Inom domänen med en länk
Ett dokument som delas inom domänen med en länk tillåter endast användare med dokumentets länk att komma åt dokumentet.
Alla med länken
Det faktum att ett dokument delas till alla med länken ger alla som har fått dokumentets länk möjlighet att få tillgång till och läsa dokumentet.
Öppen på webben
Ett dokument som delas offentligt på webben innebär att vem som helst kan hitta (genom sökning), få tillgång till och läsa objektet. Detta är naturligtvis den minst säkra delningsinställningen.
Mer granulära säkerhetsverktyg för Google Docs
Om du vill begränsa inställningarna för delning av dokument för en viss användare eller användargrupp behöver du ett molnsäkerhetsverktyg från en tredje part, till exempel BetterCloud.
