De fyra grundläggande boksluten är resultaträkningen, redogörelsen för balanserade vinstmedel, balansräkningen och kassaflödesanalysen. På grund av komplexiteten i kassaflödesrapporten kan du hitta information om den rapporten i ett separat inlägg. Vårt syfte här är att få en grundläggande känsla för vad som ingår i varje redovisning och syftet med varje redovisning.
Det första du bör göra när du börjar en redovisning är rubriken. Rubriken talar om för läsaren vad han eller hon tittar på. Rubriken för alla utlåtanden är följande:
Företagets namn
Namnet på utlåtandet
Datum
Datumet kan vara lite knepigt men vi kommer att diskutera det i samband med varje utlåtande.
Du måste upprätta de finansiella rapporterna i en viss ordning:
- Resultaträkning
- Redovisning av vinstmedel
- Balansräkning
- Kassaflöde
Anledningen till detta är att du kommer att behöva information från den föregående redovisningen för att fylla i nästa. Du kommer att se informationsflödet när vi slutför ett exempel. Det är viktigt att notera att du bara kommer att använda varje nummer från försöksbalansen en gång. När ett nummer väl har använts kommer det inte att användas igen. Lägg märke till att jag inte skrev att när du har använt ett konto kommer du inte att använda det igen. Det finns ett konto som kommer att användas på två olika kontoutdrag. Kan du gissa vilket?
Inkomsträkningen
Utifrån namnet borde du kunna se att utlåtandet har något med inkomster att göra. Inkomst får mig att tänka på intäkter, men när vi arbetar med företag tänker de flesta av oss på inkomst i termer av vinst. Intäkter är trevligt, men i slutändan får de av oss som är småföretagare inte ta hem våra intäkter eftersom vi måste betala utgifter. Ett annat namn för resultaträkningen är resultaträkningen. Det grundläggande formatet för resultaträkningen är intäkter – kostnader = nettoresultat.
Resultaträkningen är som en film som berättar allt som hänt i verksamheten under året. Den innehåller alla intäkter som genererats och alla kostnader som uppstått. Vi kan se om företaget har lånat pengar vid något tillfälle under året genom att titta på räntekostnader. Vi kan se om företaget äger eller hyr det utrymme som det upptar genom att titta på hyreskostnader. Har företaget anställda? Titta på lönekostnader. Resultaträkningen omfattar hela perioden, oavsett om det är en månad, ett kvartal eller ett år. När du fyller i resultaträkningen ska datumet i rubriken därför vara För den (månad/kvartal/år) som slutade (datum). För bokslut som genereras för en ettårig period som slutar den 31 december 2013 skulle datumet i resultaträkningen vara För det år som slutade den 31 december 2013.
Varifrån får vi informationen till resultaträkningen? Från försöksbalansen! Jag brukar tänka på att provbalansen är en grundkurs för att förbereda bokslutet. Här är den provbalans som användes i inlägget som diskuterar dem.
Provbalansen är organiserad för att hjälpa oss att förbereda bokslutet. Lägg märke till att intäkter och kostnader listas tillsammans för att göra det ganska enkelt att förbereda resultaträkningen.
Lägg märke till att i vår redovisning har vi listat intäkterna överst. Om det fanns flera intäktskonton skulle vi räkna upp dem alla och sedan få fram de totala intäkterna på samma sätt som vi gjorde för kostnaderna. Vi använde sedan vår formel, intäkter – kostnader = nettoresultat för att slutföra redovisningen.
Håll dig i minnet att detta är en grundläggande resultaträkning. Det finns mer komplicerade format för resultaträkningen men detta är grunden för alla resultaträkningar.
Uppgift om behållna vinstmedel
Uppgiften om behållna vinstmedel hjälper oss att uppdatera saldot på kontot för behållna vinstmedel. Du kommer att lägga märke till att vi inte har gjort en enda journalanteckning till behållna vinstmedel genom denna process. Vi kommer att använda behållna vinstmedel i poster när vi diskuterar avslutande poster. Eftersom vi inte har gjort några bokföringsposter på kontot för behållna vinstmedel är det aktuella saldot på kontot förra årets saldo. Det har ännu inte uppdaterats för att återspegla förändringen för detta år. Redovisningen av behållna vinstmedel är det första steget för att uppdatera det saldot.
Befintliga vinstmedel är det vinstbelopp som företaget har behållit (behållit) under de år som företaget har varit verksamt. Varje år genererar företaget vinst, även kallad nettovinst. En del av denna vinst kan betalas ut till ägarna i form av utdelningar eller utdelningar. Skillnaden mellan nettointäkter och utdelningar till ägarna är det belopp som läggs till det tidigare behållna vinstsaldot. Därför är formatet för redovisningen av behållna vinstmedel följande:
Begångssaldo, behållna vinstmedel (från den justerade provbalansen)
Plus: Nettoresultat
Mindre: Utdelningar eller utdelningar
Genom: Slutbalans, behållna vinstmedel
Nettoinkomst tas från resultaträkningen och utdelningar eller utdelningar tas från försöksbalansen.
Se på vår försöksbalans att de poster vi behöver är markerade med blått. Vi tittar på resultaträkningen som berättar att vår nettointäkt är 29 800 dollar. Vi har allt vi behöver för att slutföra redovisningen.
Notera: För datumet på redovisningen av behållna vinstmedel använder vi ”För det år som slutade den 31 december 2013” eftersom resultaträkningen är involverad i redovisningen. Redovisningen av behållna vinstmedel omfattar alla förändringar i behållna vinstmedel under året, precis som resultaträkningen.
Balansräkningen
Om du tittar på provbalansräkningen kommer du att märka att de enda konton som vi inte har använt är tillgångar, skulder och eget kapital. Förhoppningsvis får detta dig att tänka på bokföringsekvationen, som säger att tillgångar = skulder + eget kapital. Vi vet att denna ekvation alltid måste vara i balans. Balansräkningen är i huvudsak en representation av redovisningsekvationen. Vi visar på en redovisning att tillgångar faktiskt är lika med skulder och eget kapital.
Till skillnad från resultaträkningen och redovisningen av behållna vinstmedel, som berättar om året, är balansräkningen en ögonblicksbild av saldona på årets sista dag. Den är som ett fotografi snarare än en film. Balansräkningen visar oss inte alla fluktuationer i saldona under året. Den visar inte ens de högsta och lägsta saldona för året. Den visar bokstavligen bara saldot den sista dagen. När vi skriver datumet för rubriken skriver vi därför bara den sista dagen. I det exempel vi har använt skulle vi skriva ”31 december 2013”. Det är allt. Inget ”För det avslutade året” här eftersom det inte är för hela året, utan bara för den 31 december.
I början av inlägget sade jag att varje utlåtande skulle kräva något från det föregående utlåtandet. Vad behöver vi från utlåtandet över behållna vinstmedel? Vilken typ av konto är behållna vinstmedel? Det är ett konto för eget kapital, vilket innebär att det måste tas upp i balansräkningen. Jag frågade i det första avsnittet om ni kunde gissa vilket konto som används i flera redovisningar. Svaret är behållna vinstmedel, som förekommer på redogörelsen för behållna vinstmedel och balansräkningen. Ta inte saldot för behållna vinstmedel från försöksbalansen. Använd slutsaldot från redogörelsen för behållna vinstmedel.
Här är vår grundläggande balansräkning:
Bemärk att ekvationen balanserar. Beloppet i Balanserade vinstmedel är beloppet från redovisningen av balanserade vinstmedel och inte från försöksbalansen. Detta är en grundläggande, icke-klassificerad balansräkning. Det finns vissa balansräkningar som visar omsättnings- och långfristiga tillgångar, kort- och långfristiga skulder och ett separat avsnitt om eget kapital. Mer komplexa former av redovisningarna kommer att diskuteras i framtida inlägg.
Note: Om din balansräkning inte balanserar, är här några saker att kontrollera:
- Har du bara använt intäkter och kostnader i din resultaträkning? Kom ihåg att du kan dra ett streck ovanför ditt första intäktskonto och allt som ligger under det strecket ska gå på resultaträkningen. Endast de poster som ligger under linjen ska gå på resultaträkningen.
- Har du subtraherat utdelningar/utdelningar på redogörelsen för behållna vinstmedel?
- Har du använt slutsaldot för behållna vinstmedel i din balansräkning?
Några andra snabba tips som du kan tänka på när du upprättar dina redogörelser.
- Förutbetalda kostnader är en tillgång, inte en kostnad. Den ska tas upp i balansräkningen!
- Ackumulerade avskrivningar är en motfordran, inte en skuld. Dra av den från tillgångarna!
- Unearned Revenue är en skuld, inte en intäkt. Den ska tas upp i balansräkningen!
Använd din balansräkning som vägledning. Om du vet var du ska separera kontona är det mycket mindre sannolikt att du gör ett misstag.
