Vad är en bekvämlighetsavgift och kan du ta ut en sådan av dina kunder?

Som företagsledare vet du att varje krona räknas, särskilt vid en eventuell ekonomisk nedgång som den som orsakats av COVID-19-pandemin. Just nu undersöker du troligen varje aspekt av din verksamhet för att se var du kan spara pengar eller kompensera några av de kostnader som är förknippade med företagsägandet.

Om ditt företag använder kreditkort vet du att du debiteras en avgift för varje betalning som görs med ett kort. Du skulle inte behöva betala dessa avgifter om kunden betalade kontant eller med check, men med tanke på att vi rör oss mot ett kontantlöst samhälle kan du känna dig tvingad att ta emot kreditkortsbetalningar.

Det finns ett säkert sätt för handlare att få tillbaka kreditkortsavgifterna, och det är genom att föra över kostnaden på kunderna, antingen via tilläggsavgifter eller bekvämlighetsavgifter. Vi har redan en artikel som förklarar tilläggsavgifter, så den här artikeln fokuserar på bekvämlighetsavgifter.

Vad är en bekvämlighetsavgift?

En bekvämlighetsavgift är ett belopp som läggs till inköpspriset; kunden betalar denna avgift i gengäld för att kunna använda en bekvämare betalningsmetod. Det viktiga att komma ihåg är att kunden alltid måste ha möjlighet att välja att använda ett annat standardbetalningssätt som inte kräver den extra bekvämlighetsavgiften. Avgiften är inte tekniskt sett kopplad till att ta emot kreditkort. Den är tänkt att hjälpa handlaren att få tillbaka den extra kostnaden för att inrätta en ny betalkanal.

Som exempel kan nämnas att biografer vanligtvis säljer biljetter vid biljettförsäljningen. Kunderna kan betala med kreditkort och den kostnaden absorberas som en kostnad för verksamheten. Men biografägaren kan erbjuda ett alternativt sätt att köpa biljetter – via onlineförsäljning – som kräver att kunderna betalar med kreditkort. Biografen kan då ta ut en bekvämlighetsavgift för onlineköp eftersom de som inte vill betala bekvämlighetsavgiften alltid kan köpa biljetter personligen i biljettkassan.

I praktiken verkar bekvämlighetsavgifter vara vanligast när det gäller betalningar såsom allmännyttiga tjänster, hyra, skolavgifter, myndighetsavgifter (t.ex. registreringsavgifter för motorfordon) och till och med skatter. Alla dessa avgifter tenderar att traditionellt betalas med check eller personligen, så betalning online med kreditkort är helt klart en extra bekvämlighet.

Det finns regler för hur du kan ta ut en bekvämlighetsavgift, och de skiljer sig åt mellan olika kort. Visa har den mest grundliga policyn på området, medan Discover och American Express är ganska vaga och förlitar sig på bredare regler som gäller för hur handlare accepterar kortbetalningar, punkt slut. Vi kommer att förklara dessa regler nedan och visa dig hur du korrekt tar ut en bekvämlighetsavgift.

Först ska vi dock klargöra skillnaden mellan bekvämlighetsavgifter och tilläggsavgifter.

Bekvämlighetsavgift VS tilläggsavgifter

Som nämndes i inledningen är det ett annat sätt att kompensera för kreditkortsavgifter att lägga till en tilläggsavgift för kreditkort. En tilläggsavgift är inte samma sak som en bekvämlighetsavgift, även om de ofta förväxlas med varandra.

I allmänhet läggs en tilläggsavgift till en produkts eller tjänsts ordinarie pris när en kund betalar med kreditkort. Det kan tillämpas på alla kreditkortsbetalningar för ett visst kort eller på specifika produktkategorier. Du behöver inga primära eller sekundära betalkanaler för att införa tilläggsavgifter, vilket gör det hela lite enklare. Det är dock inte alla stater som tillåter tilläggsavgifter. Reglerna för tilläggsavgifter är komplexa, så se till att tala med din kreditkortsförvaltare för att se till att du följer alla regler innan du börjar ta ut denna avgift.

Vi har en bra artikel om tilläggsavgifter – vad de är och hur man inför dem – så se till att läsa artikeln när du överväger dina alternativ.

Hur man (korrekt) tar ut bekvämlighetsavgifter

Om du vill ta ut en bekvämlighetsavgift, se till att du gör det på rätt sätt. Varje kreditkortsföretag har sina egna regler, och alla uppmuntrar handlare att tala med sin kortförvärvare när de överväger att lägga till en bekvämlighetsavgift. Det verkar faktiskt som om du inte kan ta reda på det exakta beloppet som du kan ta ut utan att arbeta med din processor. Nedan går vi igenom de regler som tillämpas av Visa, Mastercard, Discover och American Express så att du kan få en bättre uppfattning om vad du kan behöva göra för att ta ut en bekvämlighetsavgift.

Visa

Enligt Visas webbplats:

I vissa länder, till exempel Ryssland, USA och vissa länder i Asien, är det tillåtet för en handlare att ta ut en bekvämlighetsavgift av kunden. Avgiften måste vara en fast avgift (inte en procentsats av transaktionsbeloppet), tydligt redovisad och utgöra betalning för bekvämligheten av att betala via en alternativ betalkanal (t.ex. online) som skiljer sig från handlarens normala betalkanal (t.ex. att skicka en check med posten eller betala personligen).

Detaljerna om Visas regler för bekvämlighetsavgifter finns i Visas kärnregler och Visas regler för produkter och tjänster på Visas webbplats. Avsnitt 5.6.2 behandlar bekvämlighetsavgifter och ändrades senast 2020.

Om ditt företag finns i USA är här några viktiga punkter att notera när du inför en bekvämlighetsavgift för Visa-kort:

• Kan endast debiteras online.
• Kan inte debiteras om du enbart är en online-handlare (om du är det, överväg då en tilläggsavgift).
• Måste informera tydligt och ge kortinnehavaren en chans att avbryta betalningen innan han eller hon betalar.
• Avgiften måste ingå i transaktionens totala belopp och får inte debiteras separat.
• Gäller alla betalningsformer som accepteras i betalkanalen.
• Avgiften måste vara ett fast eller fast belopp, oavsett värdet av den förfallna betalningen.
• Kan inte ta ut avgifter för återkommande transaktioner eller avbetalningstransaktioner.
• Kan inte ta ut både en bekvämlighetsavgift och en tilläggsavgift.

Om du vill införa en bekvämlighetsavgift för Visa-kort uppmanar vi dig att läsa avsnitt 5.6.2 i Visa-reglerna och samarbeta med din processor.

Om du är ett tjänsteföretag och vill ta ut en serviceavgift i stället för en bekvämlighetsavgift tillåter Visa sådana avgifter för vissa MCC-koder. Eftersom den här artikeln endast fokuserar på bekvämlighetsavgifter kommer vi inte att diskutera serviceavgifter i detalj. Om du vill införa en sådan avgift ska du se till att kontrollera kraven på serviceavgifter i regel 5.6.3 och prata med din handläggare.

Mastercard

Mastercards regler för bekvämlighetsavgifter är lite svåra att hitta. Det verkar som om Mastercard tillåter bekvämlighetsavgifter, men endast för myndigheter och utbildningsenheter. Specifikt tillåts bekvämlighetsavgifter endast i samband med dessa typer av betalningar:

• Avgifter och skolsponsrad kost och logi för grundskolor, gymnasieskolor, högskolor, universitet och yrkesskolor.
• Storingsavgifter och domstolsavgifter, kostnader och böter, inklusive underhållsbidrag och barnbidrag.
• Lokala, delstatliga och federala skatter.

Det finns några ytterligare regler inom ramen för Mastercard Convenience Fee Program. De inkluderar:

• Om du tar ut en bekvämlighetsavgift för American Express, Discover och Visa måste du behandla Mastercard på samma sätt som du behandlar dessa andra kort.
• Det finns ytterligare standarder för elektronisk datasäkerhet som du kan behöva följa.
• Kortinnehavaren måste informeras om den extra bekvämlighetsavgiften och ges en chans att avstå från att betala på detta sätt.

För det sista rekommenderar Mastercard att bekvämlighetsavgiften debiteras separat från den faktiska betalningen. Detta är motsatsen till Visas krav. Lyckligtvis är det inte en tvingande regel.

Om du är en myndighet eller utbildningsenhet och vill ta ut en bekvämlighetsavgift för Mastercard-betalningar, kontakta din förvärvare och samarbeta med dem om detaljerna.

American Express

American Express tycks inte ha någon policy för bekvämlighetsavgifter, men förbjuder inte heller sina handlare att ta ut dem (se avsnitt 3.3 i American Express Merchant Reference Guide-U.S., senast uppdaterad i april 2019). Det verkar som om du kan ta ut en bekvämlighetsavgift så länge:

• Avgiften motsvarar definitionen av en bekvämlighetsavgift (till skillnad från en tilläggsavgift),
• Du diskriminerar inte mot användningen av American Express-kortet (avsnitt 2.3, femte punkten), och
• Du informerar kortinnehavaren om avgiften och ger kortinnehavaren en chans att backa ur.

Det säkraste tillvägagångssättet för att lägga till American Express i ditt program för bekvämlighetsavgifter är att tala med din kreditkortsförvärvare. Men så länge du uppfyller Visas krav bör du också uppfylla American Express krav.

Discover

Likt American Express verkar Discover inte ha någon regel om bekvämlighetsavgifter. Det finns en odaterad artikel på Discover:s webbplats om att betala skatter med kreditkort, och den berör bekvämlighetsavgifter. I artikeln anges att du kan betala dina skatter med ett Discover-kort, men att du vanligtvis måste betala en bekvämlighetsavgift i form av en procentsats eller ett fast belopp.

Då det inte finns några tydliga, uttalade regler om bekvämlighetsavgifter, är den enda andra möjligheten avsnitt 2.4 i Discover’s Merchant Operating Regulations R11.1. Enligt denna regel får handlaren inte diskriminera mot användningen av Discover-kortet, i likhet med American Express policy. Om du inte tar ut en bekvämlighetsavgift för Visa men tar ut en för Discover skulle du bryta mot denna regel.

Från en praktisk synvinkel, om du använder Visa-reglerna och bara lägger till Discover-kortet som betalningsalternativ, bör du uppfylla Discover:s krav på bekvämlighetsavgifter. (Observera att vi inte kan hitta Merchant Operation Regulations på Discovers webbplats, så vi kan inte verifiera hur aktuell regeln kan vara. Vänligen dubbelkolla med din processor för att försäkra dig om att reglerna följs.)

ACH-betalningar

Vi har tidigare fått frågor om huruvida man kan ta ut en bekvämlighetsavgift för ACH-betalningar. Inför den här uppdateringen ägnade vi en del tid åt att undersöka den här frågan men kunde inte hitta något slutgiltigt svar. De flesta ACH-betalningar går via ACH-nätverket som drivs av Nacha. Men till skillnad från kreditkortsnätverken har Nacha inte gett någon vägledning om bekvämlighetsavgifter. Såvitt vi kan se kan olika delstatliga och federala lagar (om du befinner dig i USA) reglera bekvämlighetsavgifter för ACH-betalningar. Detta innebär att regeln kanske inte är enhetlig.

Om du vill ta ut en bekvämlighetsavgift för ACH-betalningar rekommenderar vi att du samarbetar med din processor. De kan ha förslag på bästa praxis som du kan följa så att du inte får problem med delstatliga lagar.

Hur man lägger ut meddelande om att ta ut en bekvämlighetsavgift för kreditkort

Som tidigare nämnts har Visa de mest detaljerade kraven för bekvämlighetsavgifter, så om du följer Visas regler bör det räcka med att följa de regler som andra kortnätverk inför. I allmänhet finns det i de fall där en bekvämlighetsavgift är tillåten (USA, Asien och Stillahavsområdet) inga strikta krav på ordalydelsen i själva meddelandet. För Ryssland, när man tar ut avgiften vid en terminal, har Visa dock följande föreslagna ordalydelse:

Fee Notice: kommer att ta ut en avgift av kortinnehavare för transaktioner vid denna terminal. Denna avgift läggs till beloppet för din transaktion och är utöver eventuella avgifter som kan tas ut av ditt finansinstitut.

En rysk handlare måste också följa vissa andra krav utöver att sätta upp detta meddelande vid terminalen.

Om du är ett amerikanskt företag kan du ändra ordalydelsen ovan och använda något i stil med:

CONVENIENCE FEE NOTICE: Denna metod för att betala på nätet tillhandahålls för din bekvämlighet. Om du går vidare till kassan kommer du att debiteras en bekvämlighetsavgift på . Denna avgift läggs till den totala avgiften för de varor/tjänster du köpte idag. Om du inte vill betala denna avgift klickar du på ”avbryt” nedan för att återgå till föregående sida. Du kan betala oss genom utan att drabbas av denna bekvämlighetsavgift.

Tänk dock på att eftersom det inte finns något krav på exakt formulering, så länge du uppfyller Visas krav i avsnitt 5.6.2 i Visas regler, så kan du formulera ditt meddelande hur du vill.

Är bekvämlighetsavgifter det rätta valet för ditt företag?

Låt oss granska: Att ta emot kreditkortsbetalningar innebär fler kostnader för handlare. Ibland kan du dock föra över kreditkortsavgifterna på kunden i stället för att behöva absorbera dem som en kostnad för att göra affärer. Ett sådant sätt är att använda en bekvämlighetsavgift, men denna metod kan bara användas när det finns ett annat ”standard” sätt för kunden att betala. Om du vill införa en bekvämlighetsavgift ska du kontakta din kreditkortsförvaltare. De kan hjälpa dig att följa alla regler från kreditkortsföretagen samt berätta hur mycket du kan ta ut för avgiften.

Vill kunderna betala extra bara för att ha ett icke-standardiserat sätt att betala för varor och tjänster? Det beror på! Många människor är kanske villiga att betala extra för att slippa köa för att förnya körkortet, men bryr sig kanske inte om tidsvinsten när de bara kan lägga en check på posten för sin elräkning. Innan du tar ut bekvämlighetsavgifter ska du vara säker på att det finns en efterfrågan på dem, annars kan det sluta med att du har en alternativ betalningsmetod som ingen använder.