Vad är Event Management?

Inom alla affärsområden finns det vissa termer som man aldrig är helt säker på att man vet vad de betyder. Men när det gäller evenemangshantering är definitionen enkel. I grund och botten är evenemangshantering processen att planera ett evenemang. Detta är vilken typ av evenemang som helst, oavsett om det sker personligen, virtuellt eller i en hybridform. Det är synonymt med evenemangsplanering och mötesplanering. Precis som dessa andra termer varierar omfattningen av varje projekt och de små detaljerna beroende på bransch, företagsstorlek med mera. Så vad är evenemangshantering?

Eventhantering är evenemangsplanering

Eventplanering har många olika namn. Vissa evenemangsplanerare kallas administrativa assistenter, vissa kallas evenemangskoordinatorer och andra kallas evenemangsteknologer. Vad har alla dessa titlar gemensamt? Personerna har något finger med i spelet när det gäller att planera ett evenemang. Oavsett om evenemangen är interna eller externa, stora eller små, personliga eller virtuella måste de alla planeras.

Virtuell evenemangshantering

I dagens nya miljö har vi varit tvungna att lära oss att hantera inte bara våra personliga evenemang utan även våra virtuella program. Hantering av virtuella evenemang kräver samma steg som hantering av ditt personliga evenemang, men med den extra utmaningen att se till att ditt innehåll är dubbelt så fängslande. Medan personliga evenemang har den extra bonusen av resor, nätverkande och gratis mat, är ett virtuellt evenemang till stor del beroende av sitt innehåll för att hålla deltagarna engagerade. När du förvaltar ett virtuellt evenemang ska du se till att dina talare är förberedda på att presentera sitt innehåll virtuellt och att ditt innehåll är intressant och kortfattat.

Olika aspekter av evenemangshantering

Bygga upp det perfekta evenemanget

Det börjar enkelt. Ett tema. En plan. Ett mål. Ditt evenemang har ett syfte från början, vilket kommer att styra innehåll, talare och plats. Därefter är det dags att ställa in grunderna. Du måste bygga en webbplats för evenemanget som lockar besökare att delta i evenemanget. Numera är det enklare än någonsin att bygga en vackert utformad webbplats, bara genom att förstå grunderna för en webbplats för evenemang. Sedan behöver du en säker betalningshantering så att deltagarna enkelt kan betala för evenemanget.

Promotion i olika kanaler med automatisering

Om ingen känner till ditt evenemang, hur ska de då kunna registrera sig? Det är därför marknadsföring är så viktigt. Kolla in De bästa sätten att marknadsföra ditt evenemang för att få inspiration. Riktad e-postmarknadsföring är ett utmärkt sätt att marknadsföra dina evenemang när du har en stor databas. Andra sätt att marknadsföra? Sociala medier fortsätter att vara en av de bästa kostnadsfria marknadsföringskanalerna.

Hantering av information och kommunikation för deltagare

Syftet med evenemanget är alltid att skapa kontakter. Evenemangshantering innebär inte bara att välja sängkläder eller rätt leverantör av virtuell teknik utan också att hantera kontakterna så bra som möjligt. Under evenemanget samlar du in leads som kommer att leda till försäljning. Dessa leads kommer att vara avgörande när det gäller att bevisa din Event ROI.

Mätning av din framgång för att bevisa Event ROI

Event management slutar inte när evenemanget slutar. Under hela evenemanget är det viktigt att bevisa framgång och identifiera förbättringsområden. Data som erhålls under hela processen hjälper dig att göra detta. Liveundersökningar är ett utmärkt sätt att ta reda på vad deltagarna tyckte om evenemanget.

Det finns teknik för det

Eventhantering handlar om att få ihop en otrolig upplevelse, underlätta kontakter, lägga till ledtrådar till försäljningspipeline och bevisa framgång. Det är ett svårt jobb som innebär att man måste snurra på ett oändligt antal tallrikar och arbeta dygnet runt för att skapa ett oförglömligt ögonblick för deltagarna. Och det är ett arbete som kan göras lite enklare genom att dra nytta av tekniken, särskilt när du planerar ett virtuellt evenemang eller ett hybridevenemang. Även om många planerare förlitar sig på klisterlappar och kalkylblad finns det teknik där ute som kan spara timmar och ta evenemang till nästa nivå. Ta reda på vilken evenemangsteknik som kan hjälpa dig att lyckas i Hur man väljer rätt teknik för evenemangshantering.