När du planerar företagsevenemang och möten kommer du snabbt att finna en värld av möjligheter för nästan alla aspekter av evenemanget – plats, dekorationer, mat, aktiviteter med mera. Att ha så många möjligheter kan lätt orsaka informationsöverbelastning och göra det svårt att fatta beslut. För att se till att varje beslut du fattar under evenemangsplaneringsprocessen bidrar till att skapa ett sammanhängande möte för deltagarna kan ett tema vara en livräddare. Att fastställa ett evenemangstema tidigt och hålla sig till det under hela processen har ett antal fördelar, bland annat:
Stöder evenemangets budskap
Ett tema kan vara ett förvånansvärt effektivt sätt att föra fram evenemangets budskap och uppnå dina intressenters mål. Säg till exempel att evenemanget är inriktat på att inleda ett långsiktigt mål och att evenemangets mål är att inspirera de anställda att se framåt så att de fattar beslut i dag som stöder framgång i morgon. I det här fallet skulle ett evenemang med framtidstema vara idealiskt för att lyfta fram budskapet på ett sätt som är roligt för deltagarna. De element som du väver in under dagen kan visa upp det långsiktiga mål som organisationen strävar efter, samtidigt som du lyfter fram vikten av att hålla framtidstillståndet i fokus.
2. Skapar en sammanhängande upplevelse för deltagarna
Från kommunikationen före evenemanget, till evenemangsdagen och uppföljningen efter evenemanget, kommer ett tema att bidra till att skapa ett unikt och identifierbart varumärke för ditt evenemang. Den mänskliga hjärnan bearbetar information genom att organisera den i kategorier, så genom att använda ett tema ger du en sammanhängande upplevelse som binder ihop allting för dina deltagare.
Varje element som du väljer och som stöder temat bidrar till att förenhetliga evenemanget. Välj en upplevelseaktivitet som stöder temat, välj mat som passar till temat, välj till och med transporter som är kopplade till temat på något sätt. Exempel: Du är värd för ett företagsmöte med ett fastställt mål att förbättra produktiviteten och moralen bland många avdelningar. Du har valt ett tema med vattenlevande ämnen. För att skapa denna sammanhållning:
- Lokalen ligger vid havet eller en stor vattenmassa
- Du har havsinspirerade drycker och rätter
- Ditt färgschema är en blandning av blått som används i all kommunikation före evenemanget, på evenemangets webbplats och i broschyrer,
- Du har en båt planerad för att ta deltagarna från flygplatsen till platsen
- Den upplevelseaktivitet som du valt för att föra fram budskapet har samma tema som vattnet och stöder de mål som du vill uppnå
Då ett tema fastställts kan alla dessa komponenter väljas ut under hela planeringsprocessen för att bidra till en sammanhängande upplevelse för deltagarna. Oavsett om temat du väljer är nyckfullt eller seriöst binder det ihop allt och gör evenemanget minnesvärt.
Bidrar till engagemang och spänning
Evenemangstemat är ett utmärkt sätt att skapa spänning inför evenemanget och hålla dem engagerade medan de är där. Du kan successivt ge deltagarna ledtrådar om vad temat är med hjälp av kommunikationen före evenemanget, vilket gör dem entusiastiska över vad som väntar. Sedan kommer de att spendera dagen med att leta efter element och små detaljer som relaterar till temat, vilket gör det till en engagerande och delningsvärd upplevelse.
Spelifiering är inte bara ett sätt att göra ditt företagsevenemang roligare – det kan vara ett unikt sätt att förmedla nyckelbudskap och bygga upp användbara färdigheter bland deltagarna. När det görs på ett effektivt sätt hjälper spelifiering deltagarna att känna sig helt och hållet nedsänkta i evenemangsupplevelsen, samtidigt som man förmedlar trötta taktiker som deltagarna förväntar sig, som talare, isbrytare, trollkarlar eller komiker. Om du funderar på att lägga till gamification till ett kommande företagsevent, ta dig tid att överväga komponenterna i den här artikeln så att du kan göra en plan för att effektivt och framgångsrikt gamifiera ditt event.
Skojiga mötestemaidéer
Nu när vi har fastställt varför det är viktigt att ha ett mötestema är det här flera roliga mötesteman som ofta används av evenemangsexperter och som är omtyckta av deltagarna för att hjälpa dig att komma igång:
|
|
Slutsats
Att komma fram till precis det rätta temat som knyter an till evenemangs mål kan vara väldigt roligt – och när du väl har fattat det första beslutet, är det mycket lättare att besluta om alla typer av komponenter i evenemanget. Att ha ett bra tema som är kopplat till evenemangets mål gör inte bara ditt liv enklare, det resulterar också i ett evenemang som är roligt och engagerande för deltagarna samtidigt som det effektivt uppnår intressenternas mål.
