Certifikovaná pošta – jak funguje
07. října 2010
Co je to Certifikovaná pošta?
Certifikovaná pošta je v podstatě „extra“ vnitrostátní poštovní služba, která každé odesílané zásilce přiděluje jedinečné sledovací číslo a poskytuje odesílateli právně uznávaný doklad o odeslání i doručení.
Proč používat Certifikovanou poštu?
Používání služby Certified Mail má řadu výhod. Když si příjemce musí dopis nebo balíček fyzicky podepsat, vytváří to nejen pocit naléhavosti (tj. „Někdo opravdu chce, abych si to přečetl, měl bych to otevřít hned.“), ale také to působí oficiálněji (tj. „Tohle je legitimní obchod – ne nevyžádaná pošta – měl bych tomu věnovat pozornost.“). Navíc je dohledatelná vzhledem k tomu, že ji příjemce (nebo někdo v jeho zastoupení) musí podepsat. Více o tom později.
Mnoho společností používá certifikovanou poštu pro důležitá sdělení, jako je například: zasílání oznámení o stažení výrobku z trhu, zprávy s požadavkem na doručení svým zákazníkům, výroční zprávy, prohlášení akcionářů a další oficiální sdělení klientům a partnerům. V některých případech zákonné požadavky na zasílání oznámení prostřednictvím služby Certified Mail její použití dokonce specifikují. Pokud zasíláte některou z těchto zásilek – nebo jinou oficiální komunikaci – zvažte výhody služby Certified Mail. Možná je určena právě vám.
Jak funguje Certifikovaná pošta?
Při doručování Certifikované pošty vyžadují předpisy americké poštovní služby (USPS), aby byl před přijetím a otevřením dopisu získán podpis adresáta (nebo oprávněného zástupce). USPS uchovává oficiální záznamy o doručení po dobu dvou let.
Existují samozřejmě i jiné možnosti. Níže jsou uvedeny různé způsoby, jak můžete poslat ověřenou zásilku prostřednictvím služby Click2Mail, a také požadavky na podpis adresáta pro každou možnost.
– Certified Mail. Poskytuje jedinečné sledovací číslo, které můžete zkontrolovat online a potvrdit si, že zásilka dorazila na místo určení. Při této možnosti je listovní doručovatel oprávněn doručit zásilku každému, kdo na dané adrese přijímá poštu.
– Certified Mail with Return Receipt (zelená karta). Za příplatek je k poštovní zásilce připojena zelená karta se zpětným potvrzením, kterou příjemce po doručení podepíše a opatří datem a pošta vám ji vrátí.
– Certifikovaná pošta s elektronickým zpětným potvrzením. Za příplatek (o 1,00 USD méně než zelená karta) je zachycena elektronická verze zelené karty jako dokument PDF, který obsahuje obraz podpisu příjemce nebo schválené ruční razítko.
– Certified Mail with Return Receipt and Restricted Delivery. Jedná se o nejpřísnější z možností certifikované pošty, která přidáním služby omezeného doručení se zpětným potvrzením zajišťuje doručení skutečnému adresátovi nebo oprávněnému zástupci.
Protože je tento proces časově náročný a závisí na fyzickém podpisu, počítejte s tím, že doručení certifikované pošty bude trvat tři až deset pracovních dnů. USPS nemůže zaručit ani určit přesné datum a čas doručení vzhledem k tomu, že doručení závisí na tom, zda je adresát doma a může zásilku podepsat. Certifikovaná zásilka je zasílána poštou první třídy.
Proč je to tak časově náročné? Takto funguje doručování (a proto je za něj účtován příplatek).
Krok první – Pokud zasíláte zásilku na adresu bydliště a v době doručení není nikdo doma, zanechá listovní doručovatel ve schránce lístek s připomínkou doručení. Tato upomínka je informuje o tom, že dopis USPS Certified Mail je zadržen na místní poště k vyzvednutí. Musí se dostavit na poštu, aby dopis podepsali a vyzvedli si jej.
Krok první neúspěšný, krok druhý – Pokud si dopis po pěti až sedmi dnech nikdo nevyzvedne, USPS se pokusí o druhé doručení. I v tomto případě zanechá listovní doručovatel na doručovací adrese upomínku, pokud není nikdo doma.
Krok druhý neúspěšný, krok třetí – Nakonec je po 10 až 12 dnech proveden třetí a poslední pokus o doručení na doručovací adresu. Po zanechání poslední upomínky je dopis odvezen zpět na poštu a zadržen na dalších pět až sedm dní. Celý tento časový rámec může trvat 17 až 21 dní, pokud se o dopis nikdo nepřihlásil.
Třetí krok neúspěšný, čtvrtý krok – USPS poté označí dopis jako „nevyzvednutý“ a dopis je vrácen odesílateli. Nevyzvednuté zásilky budou odesílateli vráceny po 30 dnech.
Pamatujte, že USPS neposkytuje informace o sledování dopisu „na cestě“. Aktuální informace o doručení získáte až poté, co se listovní doručovatel USPS pokusí dopis doručit nebo jej doručí a dopis naskenuje nebo provede pokus o doručení.
Jak vám může pomoci Click2Mail
Click2Mail poskytuje online rozhraní, které umožňuje zákazníkům odesílat certifikované zásilky přímo z jejich počítače. Zákazníci nahrají svou zásilku a seznam zásilek (nebo si mohou jednu či obě tyto položky vytvořit online) a Click2Mail dokument vyrobí a odešle do USPS k doručení.
Každá Certifikovaná zásilka Click2Mail.com je vytvořena pomocí jedinečného sledovacího čísla USPS, které umožňuje sledovat stav jejího doručení prostřednictvím stránky vašeho účtu Click2Mail na Click2Mail.com a které lze také použít ke kontrole stavu doručení na webových stránkách USPS. Je to tak snadné!
Při odesílání certifikované pošty můžete stále využívat všech ostatních výhod, které Click2Mail nabízí: personalizace obsahu pomocí jména a osobních údajů příjemců; standardizace poštovních seznamů a jejich vytváření online; tisk a odesílání následující pracovní den (při podání do 20:00 hodin našeho času) a užitečná zákaznická podpora dostupná jedenáct hodin denně, pět dní v týdnu. S takovou podporou nemá smysl vynakládat čas a peníze na tisk a plnění poštovních zásilek, adresování zásilek, jízdu na poštu a stání ve frontě na jejich odeslání.
Click2Mail šetří váš čas a peníze a zároveň nabízí všechny zdroje a podporu, aby vaše certifikované zásilky byly včasnější a bezproblémové. Kliknutím sem získáte další informace o produktech Click2Mail Certified Mail. V případě dotazů se obraťte na naši zákaznickou podporu na čísle 866-665-2787 nebo .(Pro zobrazení této e-mailové adresy musí být povolen JavaScript). Živá telefonická podpora a online chat jsou k dispozici od pondělí do pátku od 9:00 do 20:00 hodin našeho času.
