Correo certificado – Cómo funciona
Oct 07, 2010
¿Qué es el correo certificado?
Esencialmente, el correo certificado es un servicio de correo nacional «extra» que asigna un número de seguimiento único a cada artículo enviado y proporciona al remitente una prueba legalmente reconocida tanto del envío como de la entrega.
¿Por qué utilizar el correo certificado?
El uso de correo certificado tiene una serie de ventajas. Cuando el destinatario tiene que firmar físicamente para recibir la carta o el paquete, no sólo crea una sensación de urgencia (es decir, «Alguien realmente quiere que lea esto, es mejor que lo abra ahora»), sino que también hace que el remitente sea más oficial (es decir, «Esto es un negocio legítimo – no es correo basura – es mejor que preste atención a esto»). Además, es rastreable dado que el destinatario (o alguien en su nombre) debe firmar por él. Más adelante hablaremos de ello.
Muchas empresas utilizan el correo certificado para comunicaciones importantes como: el envío de un aviso de retirada de producto, un mensaje de entrega obligatoria a sus clientes, informes anuales, declaraciones de accionistas y otras comunicaciones oficiales con clientes y socios. En algunos casos, los requisitos legales para la notificación por correo certificado incluso especifican su uso. Si está enviando alguno de estos artículos – u otra comunicación oficial – considere los beneficios del Correo Certificado. Podría ser para usted.
¿Cómo funciona el Correo Certificado?
Al entregar su Correo Certificado, la normativa del Servicio Postal de Estados Unidos (USPS) exige que se obtenga la firma del destinatario (o agente autorizado) antes de que éste pueda recibir y abrir la carta. El USPS mantiene los registros oficiales de entrega durante dos años.
Por supuesto, hay opciones. A continuación se muestran las diferentes formas en las que puede enviar correo certificado a través de Click2Mail, así como los requisitos de firma del destinatario para cada opción.
– Correo certificado. Proporciona un número de seguimiento único que puede comprobar en línea para confirmar que su envío ha llegado a su destino. Con esta opción, el cartero está autorizado a entregar el correo a cualquier persona que reciba el correo en la dirección dada.
– Correo certificado con acuse de recibo (la tarjeta verde). Por una tarifa adicional, se adjunta una tarjeta verde de acuse de recibo a la pieza de correo y luego es firmada y fechada por el destinatario en el momento de la entrega y se le devuelve por correo.
– Correo certificado con acuse de recibo electrónico. Por una tarifa adicional (1 dólar menos que la tarjeta verde), se captura una versión electrónica de la tarjeta verde como documento PDF que incluye una imagen de la firma del destinatario o un sello manual aprobado.
– Correo certificado con acuse de recibo y entrega restringida. La más estricta de las opciones de Correo Certificado, que añade el servicio de entrega restringida al acuse de recibo, garantiza la entrega al destinatario real o a un agente autorizado.
Debido a que este proceso lleva mucho tiempo y depende de una firma física, prevea que su Correo Certificado tardará de tres a diez días laborables en ser entregado. USPS no puede garantizar o especificar una fecha y hora de entrega exactas dado que la entrega depende de que el destinatario esté en casa y disponible para firmar el envío. El correo certificado se envía por correo de primera clase.
¿Por qué se tarda tanto? Así es como funciona la entrega (y por qué hay una tarifa adicional).
Primer paso – Si usted está enviando a una dirección residencial y no hay nadie en casa en el momento de la entrega, un recordatorio de entrega se deja en el buzón por el cartero. Este recordatorio les informa de que una carta de USPS Certified Mail está retenida en la Oficina de Correos local para su recogida. Deben ir a la Oficina de Correos para firmar por la carta y recogerla.
Paso uno sin éxito, paso dos – Si nadie recoge la carta después de cinco a siete días, USPS intenta una segunda entrega. De nuevo, el cartero dejará un recordatorio de entrega si no hay nadie en casa.
Paso dos sin éxito, paso tres – Finalmente, después de 10 a 12 días se realiza el tercer y último intento de entrega en la dirección de entrega. Después de dejar el último recordatorio de aviso, la carta se lleva de nuevo a la Oficina de Correos y se retiene de cinco a siete días más. Todo este plazo puede durar de 17 a 21 días si nadie ha reclamado la carta.
Paso tres sin éxito, paso cuatro – USPS entonces marca la carta como ‘No reclamada’ y la carta es devuelta al remitente. Los artículos no reclamados serán devueltos al remitente después de 30 días.
Recuerde que USPS no proporciona información de seguimiento de cartas «en ruta». No obtendrá información actualizada de la entrega hasta que el transportista de cartas de USPS haya intentado o entregado la carta y haya escaneado la carta o haya hecho un intento de entrega.
Cómo puede ayudar Click2Mail
Click2Mail ofrece una interfaz en línea que permite a los clientes enviar correo certificado directamente desde su ordenador. Los clientes cargan su pieza postal y su lista de correo (o pueden crear uno o ambos elementos en línea), y Click2Mail produce y envía el documento al USPS para su entrega.
Cada pieza de correo certificada por Click2Mail.com se crea con un número de seguimiento único de USPS, que le permite seguir el estado de la entrega a través de la página de su cuenta de Click2Mail en Click2Mail.com, y que también puede utilizarse para comprobar el estado de la entrega en el sitio web de USPS. Así de fácil!
Cuando envíe correo certificado, podrá seguir beneficiándose de todas las demás ventajas que ofrece Click2Mail: personalización del contenido utilizando el nombre y la información personal de sus destinatarios; estandarización de la lista de correo y creación en línea; impresión y envío al siguiente día laborable (si se realiza antes de las 8 p.m. EST), y un útil servicio de atención al cliente disponible once horas al día, cinco días a la semana. Con este tipo de apoyo, no tiene sentido gastar su tiempo y dinero imprimiendo y rellenando sus envíos, dirigiendo las piezas de correo, conduciendo a la oficina de correos y haciendo cola para enviarlos.
Click2Mail le ahorra tiempo y dinero al tiempo que le ofrece todos los recursos y el apoyo para que su Correo Certificado sea más oportuno y sin problemas. Haga clic aquí para obtener información adicional sobre los productos de Correo Certificado de Click2Mail. Si tiene preguntas, póngase en contacto con nuestro servicio de atención al cliente en el 866-665-2787 o .(JavaScript must be enabled to view this email address). El soporte telefónico y el chat en línea están disponibles de lunes a viernes, de 9 a.m. a 8 p.m. EST.
