Zertifizierte Post – Funktionsweise
Okt 07, 2010
Was ist zertifizierte Post?
Im Wesentlichen ist zertifizierte Post ein „zusätzlicher“ inländischer Postdienst, der jedem versendeten Artikel eine eindeutige Verfolgungsnummer zuweist und dem Absender einen rechtlich anerkannten Nachweis für den Versand und die Zustellung liefert.
Warum zertifizierte Post verwenden?
Es gibt eine Reihe von Vorteilen bei der Verwendung von zertifizierter Post. Wenn der Empfänger physisch für den Brief oder das Paket unterschreiben muss, entsteht nicht nur ein Gefühl der Dringlichkeit (z. B. „Jemand will wirklich, dass ich das lese, ich sollte es besser jetzt öffnen.“), sondern es macht auch den Absender offizieller (z. B. „Dies ist ein legitimes Geschäft – keine Junk-Mail – ich sollte dem besser Aufmerksamkeit schenken.“). Außerdem ist sie rückverfolgbar, da der Empfänger (oder jemand in seinem Namen) sie unterschreiben muss. Mehr dazu später.
Viele Unternehmen verwenden Certified Mail für wichtige Mitteilungen, z. B. für den Versand einer Produktrückrufmeldung, einer zustellungspflichtigen Nachricht an ihre Kunden, von Jahresberichten, Aktionärserklärungen und anderen offiziellen Mitteilungen an Kunden und Partner. In einigen Fällen ist die Verwendung von Certified Mail sogar gesetzlich vorgeschrieben. Wenn Sie eine dieser Sendungen – oder andere offizielle Mitteilungen – verschicken, sollten Sie die Vorteile von Certified Mail in Betracht ziehen.
Wie funktioniert Certified Mail?
Bei der Zustellung Ihrer Certified Mail muss gemäß den Vorschriften des U.S. Postal Service (USPS) die Unterschrift des Empfängers (oder eines bevollmächtigten Vertreters) eingeholt werden, bevor der Empfänger den Brief erhalten und öffnen kann. Der USPS bewahrt die offiziellen Zustellungsunterlagen zwei Jahre lang auf.
Natürlich gibt es auch andere Möglichkeiten. Im Folgenden finden Sie die verschiedenen Möglichkeiten, Certified Mail über Click2Mail zu versenden, sowie die Anforderungen an die Empfängerunterschrift für jede Option.
– Certified Mail. Bietet eine eindeutige Sendungsverfolgungsnummer, die Sie online überprüfen können, um zu bestätigen, dass Ihr Poststück am Zielort angekommen ist. Bei dieser Option darf der Briefträger die Post an jeden zustellen, der Post an der angegebenen Adresse erhält.
– Certified Mail with Return Receipt (die grüne Karte). Gegen eine zusätzliche Gebühr wird eine grüne Karte für die Rücksendebestätigung an der Sendung befestigt und dann vom Empfänger bei der Zustellung unterschrieben und datiert und per Post an Sie zurückgeschickt.
– Zertifizierte Post mit elektronischer Rücksendebestätigung. Gegen eine zusätzliche Gebühr (1,00 $ weniger als die grüne Karte) wird eine elektronische Version der grünen Karte als PDF-Dokument erfasst, das ein Bild der Unterschrift des Empfängers oder einen genehmigten Handstempel enthält.
– Certified Mail with Return Receipt and Restricted Delivery. Die strengste der Certified Mail-Optionen, bei der durch Hinzufügen eines eingeschränkten Zustellungsdienstes zum Rückschein die Zustellung an den tatsächlichen Empfänger oder einen bevollmächtigten Vertreter sichergestellt wird.
Da dieser Prozess zeitaufwändig und von einer physischen Unterschrift abhängig ist, sollten Sie für Ihre Certified Mail eine Zustellungsdauer von drei bis zehn Werktagen einplanen. Der USPS kann kein genaues Zustellungsdatum und keine genaue Zustellungszeit garantieren oder angeben, da die Zustellung davon abhängt, dass der Empfänger zu Hause ist und für das Poststück unterschreiben kann. Certified Mail wird als First-Class Mail versandt.
Warum so zeitaufwändig? So funktioniert die Zustellung (und warum es eine zusätzliche Gebühr gibt).
Erster Schritt: Wenn Sie eine Sendung an eine Wohnadresse schicken und zum Zeitpunkt der Zustellung niemand zu Hause ist, hinterlässt der Briefzusteller einen Zustellungserinnerungsschein im Briefkasten. Darin wird mitgeteilt, dass ein USPS Certified Mail-Brief bei der örtlichen Poststelle zur Abholung bereit liegt. Sie müssen zum Postamt gehen, um für den Brief zu unterschreiben und ihn abzuholen.
Schritt eins erfolglos, Schritt zwei – Wenn niemand den Brief nach fünf bis sieben Tagen abholt, versucht USPS eine zweite Zustellung. Auch hier hinterlässt der Briefträger eine Zustellungserinnerung, wenn niemand zu Hause ist.
Schritt zwei erfolglos, Schritt drei – Schließlich wird nach 10 bis 12 Tagen der dritte und letzte Zustellversuch an die Zustelladresse unternommen. Nach der letzten Mahnung wird der Brief wieder zur Post gebracht und fünf bis sieben weitere Tage zurückgehalten. Dieser gesamte Zeitrahmen kann 17 bis 21 Tage dauern, wenn niemand den Brief abgeholt hat.
Schritt drei erfolglos, Schritt vier – USPS kennzeichnet den Brief dann als „nicht beansprucht“ und der Brief wird an den Absender zurückgeschickt. Nicht beanspruchte Sendungen werden nach 30 Tagen an den Absender zurückgeschickt.
Denken Sie daran, dass USPS keine Informationen zur Sendungsverfolgung von Briefen „auf dem Weg“ bereitstellt. Sie erhalten erst dann aktualisierte Zustellinformationen, wenn der USPS-Briefträger einen Zustellversuch unternommen oder den Brief zugestellt hat und den Brief gescannt hat.
Wie Click2Mail helfen kann
Click2Mail bietet eine Online-Schnittstelle, mit der Kunden zertifizierte Sendungen direkt von ihrem Computer aus versenden können. Die Kunden laden ihr Poststück und ihre Verteilerliste hoch (oder sie können eines oder beides online erstellen), und Click2Mail erstellt und versendet das Dokument an den USPS zur Zustellung.
Jedes zertifizierte Click2Mail.com-Poststück wird mit einer eindeutigen USPS-Kontrollnummer erstellt, die es Ihnen ermöglicht, den Zustellstatus über Ihre Click2Mail-Kontoseite auf Click2Mail.com zu verfolgen, und die auch verwendet werden kann, um den Zustellstatus auf der USPS-Website zu überprüfen. So einfach ist das!
Auch beim Versand von zertifizierten Sendungen können Sie alle anderen Vorteile nutzen, die Click2Mail bietet: Personalisierung des Inhalts mit dem Namen und den persönlichen Daten Ihrer Empfänger, Standardisierung von Verteilerlisten und Online-Erstellung, Druck und Versand am nächsten Werktag (wenn vor 20 Uhr EST aufgegeben) und ein hilfreicher Kundensupport, der elf Stunden am Tag und fünf Tage die Woche zur Verfügung steht. Mit dieser Art von Unterstützung macht es keinen Sinn, Ihre Zeit und Ihr Geld für den Druck und das Ausfüllen Ihrer Versandtaschen, das Adressieren der Sendungen, die Fahrt zum Postamt und das Schlangestehen für den Versand zu verwenden.
Click2Mail spart Ihnen Zeit und Geld und bietet alle Ressourcen und Unterstützung, um Ihre zertifizierten Sendungen zeitnah und problemlos zu versenden. Klicken Sie hier für weitere Informationen zu Click2Mail Certified Mail Produkten. Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich an unseren Kundensupport unter 866-665-2787 oder .(JavaScript muss aktiviert sein, um diese E-Mail-Adresse anzuzeigen). Live-Telefon- und Online-Chat-Support ist von Montag bis Freitag von 9 bis 20 Uhr EST verfügbar.
