Cómo atraer a los mejores voluntarios (y mantenerlos)

Los voluntarios son, sin duda, uno de los recursos más valiosos a los que puede acceder una organización sin ánimo de lucro. Esto se debe principalmente a que las organizaciones públicas y sin ánimo de lucro suelen depender de los voluntarios para llevar a cabo su misión y sus objetivos. Los voluntarios de las organizaciones sin ánimo de lucro suelen ofrecer su tiempo y sus habilidades para apoyar la ejecución de los programas de la organización.

Estudios recientes estiman que alrededor de cien millones de personas realizan labores de voluntariado cada año, con un valor anual del orden de 150.000 millones de dólares.

Los voluntarios pueden ayudar a su organización sin ánimo de lucro a ahorrar dinero, a proporcionar un mejor apoyo a los beneficiarios, a aumentar el contacto con la comunidad en general y a poner a su disposición mejores conocimientos técnicos.

Los voluntarios pueden ayudar en cualquier número de tareas, desde las administrativas y la recaudación de fondos hasta la ejecución de programas y la difusión de su organización. Son, de hecho, la columna vertebral del sector no lucrativo.

Muchas organizaciones no lucrativas luchan por atraer a tantos voluntarios como desearían, y cuando lo hacen, a veces luchan por mantenerlos. En este artículo abordamos estas cuestiones.

Así es como puede atraer y mantener a los mejores voluntarios para su organización no lucrativa

1. Ponga su casa en orden
2. Decida cómo quiere reclutar
3. Use su red social
4. Encuentre a sus voluntarios
5. Ofrezca Oportunidades en línea
6. Explore el microvoluntariado
7. Comunique las expectativas
8. Hágalo agradable
9. Reconozca y preste atención

Ponga su casa en orden

Antes de incorporar a los voluntarios, asegúrate de tener tu casa en orden. ¿Qué significa esto?

Trabaje con su equipo y aclare algunas áreas clave. Por ejemplo:

1.1. Descripción del trabajo de los voluntarios

Este paso es increíblemente importante, no sólo para asegurarse de que el trabajo lo realiza alguien con las habilidades adecuadas, sino también para aumentar las posibilidades de que los voluntarios estén satisfechos en su papel (la adecuación al papel es crucial para la satisfacción en el trabajo).

Con su equipo, repase sus planes y estrategias y revise su progreso hasta el momento. ¿Dónde lo está haciendo realmente bien? ¿Dónde se está quedando atrás? Identifique las áreas, los proyectos y los programas de menor rendimiento y considere la posibilidad de reclutar voluntarios para ayudar en ellos. Asegúrese de identificar claramente las habilidades que se necesitan para que eso ocurra y reclute voluntarios para esas funciones específicas.

Tener una descripción del trabajo por escrito también ayudará con la incorporación de los voluntarios cuando llegue el momento.

1.2. Proceso de incorporación Proceso de incorporación

La incorporación de voluntarios es el mecanismo a través del cual los nuevos voluntarios adquieren los conocimientos, las habilidades y los comportamientos necesarios para convertirse en miembros eficaces de su organización.

En función de los recursos de los que disponga, puede considerar la posibilidad de crear un manual para voluntarios o un programa de formación formal en persona, lo que sea necesario para que los nuevos voluntarios se incorporen de forma eficaz y completa.

Tenga esto listo antes de empezar a reclutar. De esta manera, nunca se encontrará en una posición en la que esto no esté listo cuando llegue un nuevo voluntario.

Decida cómo quiere reclutar

Hay múltiples métodos que puede utilizar para reclutar voluntarios. No todos los métodos serán adecuados para su organización no lucrativa. Por eso el paso 1 es importante. Cuando sepa a quién necesita reclutar y qué es lo que van a hacer – el cómo se vuelve mucho más fácil.

Además de tener en cuenta los trabajos que necesita que hagan los voluntarios, también considere quién podría hacer esos trabajos mejor y quién podría estar interesado en primer lugar. Dependiendo de su misión/campo de trabajo, podría atraer a voluntarios de diferentes grupos demográficos (por ejemplo, Baby Boomers o Millennials).

Decida cómo quiere promocionar la(s) función(es): portales en línea, ferias de voluntarios, medios sociales, radio. Esto dependerá de su grupo demográfico.

Por último, decida durante cuánto tiempo necesitará a los voluntarios y qué se espera exactamente de ellos.

2.1. Independientemente del método de reclutamiento que utilice, debe tener un mensaje de reclutamiento convincente. Explique lo que su organización sin fines de lucro espera lograr y por qué necesita ayuda. Haga que su mensaje sea breve, sencillo y directo. Comunique la necesidad del servicio del voluntario.

Destaque los beneficios (por ejemplo, habilidades y experiencia) que recibirá el voluntario, así como los beneficios para la comunidad que se derivan del voluntariado.

2.2. Reclutamiento de voluntarios «

Decida si desea llevar a cabo un reclutamiento más amplio (es decir, un cuerpo caliente) o un reclutamiento más específico. La captación en caliente es más apropiada si está reclutando un gran número de voluntarios para (normalmente) periodos de tiempo muy cortos o para un evento específico. Esto puede implicar la distribución de volantes, la elaboración de folletos, hablar con grupos, publicar en las redes sociales, etc.

La captación selectiva suele implicar una campaña dirigida a un grupo específico de personas. Este tipo de reclutamiento es eficaz cuando se necesitan personas con habilidades muy específicas. Piense en dónde podría encontrar a esos voluntarios y qué les motivaría.

Utilice su red social

Quizás los voluntarios que busca han estado delante de sus narices todo el tiempo. Una de las mejores maneras de reclutar voluntarios es simplemente preguntar a sus amigos y familiares si ellos o alguien que conocen podría querer ser voluntario. Luego, pida a sus voluntarios actuales y a otros miembros del personal que hagan lo mismo.

Además, considere la posibilidad de preguntar a:

• Sus clientes, sus familias y parientes
• Ex alumnos de su/s programa/s
• Personas del vecindario de su organización
• Individuos que se han visto afectados por el problema que usted intenta resolver

Esta táctica ayudará a que su alcance crezca exponencialmente. Además, crea una prueba social a través del marketing de boca en boca. La gente es más propensa a confiar en las personas que conoce que en las organizaciones. También es más fácil «persuadir» a las personas que ya le conocen de una forma u otra que a las que no (de forma similar a la diferencia entre clientes potenciales «fríos» y «calientes» en las ventas).

Este tipo de captación, por tanto, implica principalmente a personas que ya están familiarizadas con su organización sin ánimo de lucro o con el problema que aborda, o que están conectadas a través de amigos o miembros del personal.

Encuentre a sus voluntarios

Además de utilizar su red social para encontrar voluntarios, hay una plétora de otras formas de reclutar el tipo de apoyo adecuado.

Aquí tiene algunos lugares que puede buscar:

• Escuelas y universidades
  Las escuelas y universidades suelen estar llenas de individuos jóvenes y entusiastas que desean participar en el servicio comunitario. Ponte en contacto con el departamento de servicios estudiantiles.
• Empresas
  En muchas comunidades, las empresas buscan oportunidades de participación comunitaria para sus empleados. Acércate al departamento de relaciones con la comunidad, de asuntos comunitarios o de donaciones corporativas de una empresa. El voluntariado corporativo es una práctica cada vez más popular.
• Clubes y grupos comunitarios
  Póngase en contacto con clubes sociales y profesionales, hermandades y fraternidades del campus, grupos de miembros y grupos comunitarios. Todos ellos pueden ser excelentes recursos de voluntariado.

Además, considere la posibilidad de publicar folletos y anuncios en los medios de comunicación.

Ofrecer oportunidades en línea

Si es posible, considere ofrecer oportunidades de voluntariado en línea. Esto podría ser especialmente útil si se dirige a profesionales que trabajan y a los que, de otro modo, les resultaría difícil tener tiempo para realizar un voluntariado además de sus trabajos a tiempo completo y sus obligaciones personales.

Incluso si algunas empresas animan a sus empleados a realizar un voluntariado durante las horas de trabajo (lo que ya es poco frecuente), los empleados siguen perdiendo un tiempo valioso para llegar a su organización sin ánimo de lucro.

Suprima las molestias del voluntariado ofreciendo oportunidades de voluntariado virtual. A través del voluntariado en línea, las personas pueden aportar sus habilidades, conocimientos y capacidades directamente desde sus ordenadores o teléfonos inteligentes.

Internet ha creado una oportunidad inigualable para las organizaciones sin ánimo de lucro que lo necesitan. Desde la introducción de datos y el diseño gráfico hasta la recaudación de fondos y la gestión de las redes sociales, este tipo de voluntariado no está limitado por las fronteras geográficas o las restricciones de tiempo. También es más rentable. Este tipo de voluntariado basado en habilidades es especialmente valioso para las organizaciones sin ánimo de lucro locales más pequeñas que pueden carecer de recursos humanos (piense en una pequeña organización sin ánimo de lucro en algún lugar del sudeste asiático que puede tener acceso a desarrolladores de primera categoría de Silicon Valley) – ¡o al revés!

Este tipo de voluntariado no sólo se aplica a habilidades como el diseño gráfico o la gestión de los medios sociales. Los voluntarios pueden, por ejemplo, enseñar conocimientos sencillos de informática o inglés. Naturalmente, las oportunidades de voluntariado en línea diferirán de una organización sin ánimo de lucro a otra.

Explora el microvoluntariado

Últimamente se ha hablado mucho del microvoluntariado. Es, sin duda, una tendencia creciente. La mayor parte del microvoluntariado tuvo lugar en el Reino Unido. Australia (33%) fue el siguiente país con mayor interés en el microvoluntariado en 2015, mientras que Estados Unidos está creciendo a partir de un escaso 3%.

Así es como se define:

«El microvoluntariado toma una idea simple -que la gente es más propensa a ofrecer su tiempo en trozos cortos y convenientes, del tamaño de un bocado- y lo convierte en un nuevo enfoque de la acción comunitaria. Ofrece a los voluntarios una serie de tareas sencillas que pueden realizarse en cualquier momento, en cualquier lugar y en sus propias condiciones»

El microvoluntariado puede incluir todo tipo de actividades, desde compartir peticiones hasta desbrozar un parque comunitario local. Ofrece flexibilidad a los voluntarios y muchas oportunidades para las organizaciones sin ánimo de lucro.

Si va a probar el microvoluntariado, asegúrese de que sus tareas son apropiadas (por ejemplo, no hay proyectos complejos que sean realmente sensibles al tiempo) y piénselo bien: ¿Cuánta supervisión requieren estas tareas? ¿Quién lo hará? ¿Cómo verificaremos la calidad?
Asegúrese de que las tareas sean breves -normalmente no más de 30 minutos- y que no sean específicas de un lugar. También deben ser atractivas y marcar la diferencia: nada de tareas administrativas aburridas que nadie quiere hacer.

Aunque alguien pueda contribuir a su organización sin ánimo de lucro una vez durante 30 minutos, proporciónele la orientación necesaria para completar la tarea. También debe darles las gracias y comprobar si puede aprovechar este compromiso para crear algo más a largo plazo.

El microvoluntariado es un excelente complemento de los programas de voluntariado tradicionales.

Comunicar las expectativas

Los voluntarios, al igual que los empleados, llegan a su organización sin ánimo de lucro con pasión por su causa e interés por su trabajo. Ellos, como cualquier otro ser humano, tienen ideas preconcebidas y expectativas sobre sus funciones y su organización no lucrativa.

Para mantener a sus voluntarios contentos, es esencial comunicar claramente las expectativas desde el principio de su trabajo conjunto.

Los voluntarios deben familiarizarse con las descripciones de su trabajo en detalle, incluyendo el funcionamiento interno de su organización no lucrativa (en la medida necesaria para que puedan prosperar en sus funciones), su supervisor/punto de contacto y el sistema de comunicación. Lo más importante es que los voluntarios entiendan cómo van a ayudar a su organización a avanzar en su misión.

Es en el proceso de incorporación que tendrá que equilibrar las expectativas de los voluntarios con sus propios objetivos organizativos y las expectativas del programa. Esto marcará el tono de una experiencia positiva para sus voluntarios. Sus voluntarios deben sentir que sus expectativas son escuchadas y que sus preguntas son respondidas. Esto aumenta las posibilidades de que continúen participando en su organización sin ánimo de lucro.

Comunicar las expectativas también ayudará a los nuevos voluntarios a aclimatarse al nuevo entorno y a superar las emociones que conlleva el cambio.

Hágalo agradable

La diversión es el ingrediente secreto para el compromiso de los empleados y los voluntarios por igual. Por supuesto, es importante redactar las descripciones de los puestos de trabajo y hacer que los voluntarios se familiaricen con el sistema de comunicación interna, pero es igualmente importante crear un entorno en el que los voluntarios se diviertan y disfruten de su trabajo.

Una de las formas de conseguirlo es crear un entorno en el que los voluntarios puedan desarrollar fácilmente conexiones personales, emocionales y profesionales. Si los recursos lo permiten, incluya en su proceso de incorporación actividades que cultiven estas conexiones entre los voluntarios y entre éstos y el personal.

Por ejemplo, podría diseñar actividades para romper el hielo y organizar reuniones sociales informales en las que los voluntarios y el personal se conozcan. Además, puede diseñar un programa de acompañamiento en el que los nuevos voluntarios acompañen a los voluntarios experimentados durante un tiempo.

El sentido de pertenencia y la comunidad contribuyen en gran medida a crear un ambiente positivo y agradable al que los voluntarios querrán volver.

Reconozca y preste atención

Como se mencionó anteriormente, los principios similares que garantizan una alta retención de los empleados se aplican también a la retención de sus voluntarios.

El reconocimiento y la atención son los fundamentos de una gestión eficaz de los voluntarios y de la participación de los mismos.

Agradezca a todos los voluntarios que ayuden de alguna manera. Trate a todos con el mismo respeto y asegúrese de que ningún esfuerzo pase desapercibido, tanto como pueda permitirse.

Además, asegúrese de reconocer a los voluntarios más activos de su organización sin ánimo de lucro (por ejemplo, el voluntario de la semana/del mes o una recompensa).
Reconocer públicamente a los voluntarios les hará sentirse orgullosos de sus propios logros.

Preste atención a la experiencia de sus voluntarios: qué les motiva, cómo se sienten y cómo puede ayudarles a crecer.

Aunque la gente empieza a ser voluntaria por muchas razones diferentes, y se queda o se va por muchas razones diferentes también, es seguro decir que lo siguiente puede ayudar:

• Autonomía
  Permita a sus voluntarios tener un nivel apropiado de autonomía en el que puedan dirigir sus propias tareas e idear estrategias y técnicas para lograr los objetivos.
• Dominio
  Asegúrese de que sus voluntarios están aprendiendo en sus funciones. Los voluntarios deben sentir que están progresando, que están «dominando» algo. Asigne a los voluntarios funciones que tengan el grado justo de «desafío» para ellos. Esto les ayudará a mantenerse motivados.

Propósito
Esto es posiblemente fácil para las organizaciones sin ánimo de lucro, que ya reclutan voluntarios que se comprometen con su misión/causa, pero todo el mundo se atasca a veces en los detalles de su función. Asegúrese de que sus voluntarios vean que persiguen un objetivo superior y que contribuyen a algo más grande que ellos mismos.

De manera informal, es importante decirles a los voluntarios que están haciendo un gran trabajo y pedirles su opinión sobre los desarrollos internos.
Haga algo especial para los cumpleaños de sus voluntarios, publique sobre ellos en sus redes sociales, proporcióneles formación e invierta en un par de ventajas para los empleados a las que tengan acceso. Prestar atención hará que sus voluntarios se sientan valorados y aumentará las posibilidades de que se queden con su organización sin fines de lucro.

¿Cómo reclutar voluntarios para una iglesia?

Encontrar voluntarios para la iglesia significa reducir su proceso de reclutamiento y retención de voluntarios para basarse específicamente en su iglesia. Una iglesia necesita voluntarios que ayuden a cumplir con requisitos y tareas muy específicas -desde cortar el césped hasta arreglar las túnicas del coro-, una iglesia necesita voluntarios que ayuden en varios aspectos de sus operaciones.

Empiece a establecer relaciones

Como iglesia, debe permitir que aquellos que estén interesados en servir a la iglesia, se ofrezcan como voluntarios. Habrá muchos miembros de su congregación o nuevos miembros de la comunidad que deseen prestar servicio en la iglesia. Familiarícese con su congregación y aprenda sobre sus familias y lo que hacen, infórmeles cómo sus habilidades o aficiones pueden ser de ayuda en la iglesia. Sus voluntarios actuales podrían conocer a más personas que estén interesadas en ser voluntarios en su iglesia, acérquese a ellos.

Identifique los roles

Tenga claro los distintos servicios y requisitos que su iglesia necesita. Mantenga una lista de las funciones y el trabajo que se espera de los voluntarios, ¿qué tipo de habilidades se ajustarán a la función? Especifique lo que se espera de los voluntarios para cada tarea.

Haga que la solicitud sea fácil

Haga que el proceso de solicitud sea sencillo. Si tiene un sitio web, asegúrese de tener una página de inscripción de voluntarios en un lugar destacado de su sitio web. De este modo, los voluntarios interesados no perderán tiempo en encontrar la forma de contactar con usted en línea. Si su iglesia tiene presencia en las redes sociales, asegúrese de que los interesados se pongan en contacto con ella y publiquen información sobre los requisitos para ser voluntario en su iglesia. Además, comparta el tipo de trabajo voluntario que necesita su iglesia. Promueva las oportunidades de voluntariado de su iglesia. Incluso si la palabra se difunde fuera de línea, mantenga la llamada a la acción muy clara: una simple página de inscripción, o un número de teléfono para enviar un mensaje de texto o ponerse en contacto.

Haga que la experiencia de los voluntarios sea excelente

Cuando sus voluntarios contratados presten su servicio desinteresado a la iglesia, asegúrese de que sean reconocidos y celebrados por ello. La experiencia general del voluntariado en la iglesia incluye cómo se sienten después de trabajar en la iglesia – escuche a sus voluntarios y proporcione un ambiente de trabajo agradable y cálido, en el que sean escuchados y no encuentren ninguna razón para dejar de ser voluntarios. Reconocer los esfuerzos de sus voluntarios de forma semanal, mensual o anual es importante: ayuda a la iglesia a mantenerse conectada con todo el personal o los miembros del ministerio existentes. Resalte las historias de sus voluntarios, ¡hónrelos!

¿Cómo reclutar voluntarios para el ministerio infantil?

Reclutar voluntarios para el ministerio infantil requiere un proceso de contratación de voluntarios más específico, pero sencillo. Estos son los sencillos pasos:

1. Consiga a los padres y miembros: Hable con los padres u otros adultos si son o conocen a los que están interesados en ayudar y enseñar. Promueva su necesidad de voluntariado tanto en línea como fuera de ella.
2. Pregunte personalmente: Si usted siente personalmente que la presencia de un individuo en el ministerio de niños puede ser muy beneficiosa, pregúntele directamente. Si responden positivamente, negocie el tiempo que pueden comprometerse.
3. Dé la bienvenida a todos los voluntarios: Si alguien está interesado en hablar con la pastoral infantil, no diga «no». Hable con ellos sobre cómo les gustaría contribuir.
4. Discuta el plan de estudios: Informe e intercambie sugerencias para las lecciones y actividades. Y lo que es más importante, tenga clara la declaración de la misión de su ministerio infantil y lo que pretende conseguir. Ofrezca capacitación a su voluntario si es necesario.
5. Establezca las expectativas: Establezca el trabajo que se espera de ellos, escuche lo que pueden ofrecer, podrían estar interesados en ir más allá del deber usualmente esperado, y ofrecer más en su servicio, personalmente.
6. Aprecie y agradezca a los voluntarios: Es esencial agradecer a los voluntarios que han ofrecido su servicio para el ministerio infantil.

Conclusión

Hay mucho trabajo involucrado en el reclutamiento y retención de voluntarios realmente bueno, pero, como la mayoría de las cosas, se hace más fácil con la práctica. Ahora debería tener una idea más clara de cómo encontrar a los voluntarios adecuados para su organización no lucrativa – y mantenerlos.

Si se siente abrumado por lo que parece ser una enorme cantidad de trabajo sólo para conseguir voluntarios a bordo, ¡mantenga la calma y el optimismo! Cuando encuentre a los voluntarios adecuados, el resto de su trabajo será más fácil. Tendrás más recursos para cumplir tu misión, establecerás una mejor reputación y llegarás a más gente. Tus voluntarios también ayudarán a correr la voz de tu organización, lo que puede atraer más donaciones, partidarios y empleados. Por último, también reforzará la imagen de su organización en su comunidad y creará conciencia sobre su misión.

Una red de voluntarios es realmente fundamental para el éxito general de una organización. Los voluntarios mantienen viva la misión de su organización sin ánimo de lucro en sus comunidades.

Muchos factores de atracción y retención de voluntarios están bajo el control directo de su organización sin ánimo de lucro. Aunque parezca que hay muchos aspectos que hay que manejar, en términos de inversión de tiempo y energía de su organización, los voluntarios valen más que el esfuerzo.

«Nos ganamos la vida con lo que obtenemos, pero hacemos una vida con lo que damos». – Winston Churchill